INNHOLD

• Plan for helsemessig og sosial beredskap
• Smittevernplan

Tvedestrand kommune har utarbeidet plan for helsemessig og sosial beredskap, og smittevern. Tilsynet skal verifisere hvorvidt planene er implementert og kjent for berørte i organisasjonen, om de er øvd, om der foretas regelmessige revisjoner, og om de fremstår som et funksjonelt og praktisk hjelpemiddel i en krise.

Kommunen har ikke noen oppdatert og omforent ROS-analyse til grunn for planarbeidet, og ikke noe enhetlig planhierarki. De enkelte delplaner fremstår som løsrevne, og det er vanskelig å få oversikt og se sammenhengen.

Ved tilsynet ble det gitt en merknad:

Plan for helsemessig og sosial beredskap og smittevernplan er ikke i tilstrekkelig grad forankret mot hverandre og mot beredskapsarbeid i kommunen generelt.

Det vises for øvrig til de forbedringspunkter som fremkommer under beskrivelsen av de respektive områder.

Dato: 22.09.05

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tvedestrand kommune i perioden 06.07.2005 – 25.08.2005. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tvedestrand kommune har ca 6000 innb med ca 2000 i tettbebyggelse og øvrig i landlige omgivelser. Kommunen har ca 15km E 18 med tett trafikk. Veien går i hovedsak utenom tettbebyggelse.

Kommunen har lite forsamlingslokaler, ingen havn (utenom småbåthavn).

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Plan for kriseledelse
• Kommuneplan 1997-2009
• Arealdel til kommuneplan 1997-2009
• Samfunnsdel til kommuneplan 2004-2016 (utkast)
• ROS-analyse og beredskapsplaner for vannforsyningen
• Smittevernplan
• Plan for helsemessig og sosial beredskap
• Avvikshåndteringssystem helse- og omsorg
• Økonomiplan 2005-2008
• Kommunens svar på spørreundersøkelse om helsemessig og sosial beredskap i regi av Statens Helsetilsyn 2003

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Brev til kommunen med varsel om tilsyn datert 06.07.2005
• Brev fra kommunen vedlagt dokumentasjon datert 21.07.2005
• Program for tilsynet datert 22.08.2005

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.07.2005

Åpningsmøte ble avholdt 25.08.2005

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført: Gjennomgang av tilsendt dokumentasjon.

Sluttmøte ble avholdt 25.08.2005

Kommunen har ikke noe overordnet planhierarki. Tidligere ROS-analyse er ikke tilgjengelige ved tilsynet. Intervjuede er noenlunde omforente om de viktigste scenariene. Der er delplaner for smittevern, helsemessig og sosial beredskap, infeksjonskontrollprogram mv, ved siden av plan for etablering av kriseledelse og ROS-analyse for vannforsyning.

Sammenhengen mellom disse er lite synlig, og inneholder ikke henvisninger til hv.a.

Det fremkommer ikke hvordan planene er distribuert.

Kriseplanene skal revideres årlig, sist revidert for 1,5 år siden.

Sist stor-skala øvelse ble gjennomført i 2002, ny er under planleggig i tidsrommet des.2005 – febr. 2006.

Område 1: Helsemessig og sosial beredskap

Det ble gjort følgende observasjoner:

• Planen innholder en ROS-analyse. Plan for helsemessig og sosial beredskap er godt kjent for helse- og omsorgssjef, både hva gjelder hvordan denne er laget, bygget opp, gjort kjent, og hva de inneholder. Planen er godkjent av kommunestyret. Planen er gjennomgått med lederne av de respektive enheter, som igjen skal ha gjennomgått denne med sine ansatte.
• Koblingen mot annet planverk er ikke tydelig. Kommunelegen oppgis som fast medlem av kriseledelsen, noe som ikke gjenspeiles i plan for kriseledelse. Kommuneledelsens policy er imidlertid at man heller innkaller mange, for så å raskt permittere dersom det ikke er behov for de respektive.
• Det er et fungerende avvikssystem for h/o for medisinske hendelser, men synes lite fungerende for beredskap. Avvik relatert til øvelser knyttet til brannvarsling på sykehjem rapporteres direkte til h/o-leder. Tilsvarende for andre uheldige hendelser som brudd på telefonsentralen.
• Kommunen har en grundig ROS-analyse for vannforsyning, men det er ikke fastsatt hvordan denne skal følges opp, eller av hvem.
• Det bekreftes at planen, inkl smittevernplan, er sendt SSHF v/beredskapsansvarlig. LV er gjort kjent med leder for kommunens kriseteam.

Område 2: Smittervernplan.

Det ble gjort følgende observasjoner:

• Smittevernplan anses som en del av plan for helsemessig og sosial beredskap, selv om dette ikke fremkommer i planverket. Koblingen disse i mellom er ikke tydelig.
• Kommunelegen har ikke formelt oppnevnt stedfortreder, men har stedfortredende smittevernlege.
• Varslingslisten (og plan for øvrig), er ikke øvd. Denne gjenfinnes i plan for helsemessig og sosial beredskap, ikke i smittevernplanen. Plan for pandemisk influensa er også å finne i plan for h/s-beredskap.

Konklusjon:
Totalt har kommunen utarbeidet en rekke delplaner for de viktigste forhold. Planarbeidet bærer imidlertid preg av manglende kontinuitet. Det er vanskelig å få en oversikt over alle delplanene, og se sammenhengen mellom disse.

Det ble gitt en merknad:
Plan for helsemessig og sosial beredskap og smittevernplan er ikke i tilstrekkelig grad forankret mot hverandre og beredskapsarbeid i kommunen generelt.

6. Deltakere ved tilsynet
Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:
Fylkeslege Anne-Sofie Syvertsen

Fra Fylkesmannen i Aust-Agder deltok:
Avdelingsdirektør Jan Aastø
Rådgiver Dag Auby Hagen

Som observatører deltok:
Fra Sivilforsvaret Kjell Kvamme og Lisa Sollie Moen