INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder
6. Funn
7. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser; planlegging; utredning; beslutning

Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester

Følgende perspektiver ble vurdert i de ulike fasene:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

Det ble funnet følgende avvik ved revisjonen:

Avvik 1:

Kommunen utarbeider ikke alltid individuell plan til tjenestemottakere som har rett til det.

Avvik 2:

Kommunen har ikke plan for habilitering og rehabilitering.

Avvik 3:
Kommunen har ikke en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten.

Dato: 25. august 2005

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Våler kommune i perioden 21. mars – 25. august 2005, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Våler kommune har 3924 innbyggere (01.01.2005). Andel barn og unge 0-17 år: 18,2 %. (Landet: 23,6 %). Andel eldre 80 år og over: 6,8 % (Landet: 4,6 %). Andel personer med innvandrerbakgrunn, vestlig: 1,3 % (Landet: 2,2 %). Andel personer med innvandrerbakgrunn, ikke vestlig: 0,9 % (Landet: 5,4 %). Andel bosatt i tettbygde strøk: 43 % (Landet: 77 %).

Areal: 704,0 km2

Kommunens organisering er flat med virksomhetsledere rett under rådmannen. Helse- og sosialtjenesten er organisert i tre virksomheter med hver sin virksomhetsleder: hjemmetjenesten, VOS (Våler omsorgssenter) og sosiale tjenester. Hjemmetjenesten er ansvarlig for :

• legesenter, helsestasjon, skolehelsetjeneste
• Tifu (tiltak og tjenester for funksjonshemmete) – organisert i tre avdelinger med hver sin leder
• psykiatrisk team
• hjemmesykepleie, hjemmehjelp, ergoterapi

Vedtak om omsorgslønn og støttekontakt fattes av avdelingssykepleier for hjemmesykepleien.

Tjenestene som er organisert under sosialtjenesten er ikke omfattet av dette tilsynet (barnevern, rus, kapittel 5 og 6 i sosialtjenesteloven).

Kommunen har ikke ansatt kommunefysioterapeut. De tre siste årene har kommunen vært uten kommunelege 1. Det arbeides med interkommunale løsninger.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• organisasjonskart
• ledelsesprinsipper i Våler kommune
• serviserklæringer/kvalitetsindikatorer for hjemmetjenestene
• prosedyre for tildeling av støttekontakt
• prosedyrer for bruk av dataverktøyet Unique
• prosedyre for utarbeiding av individuell plan
• delegasjonsreglement
• oversikt over ansatte som har sitt arbeid med den aktuelle målgruppen for tilsynet

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• varsel fra Fylkesmannen om landsomfattende tilsyn av 21. mars 2005
• svar vedlagt dokumenter fra virksomhetsleder Hans Hosen av 18. april 2005
• program fra Fylkesmannen av 2. mai 2005
• brev fra Fylkesmannen av 18. mai 2005 med oversikt over ønsket dokumentasjon til verifikasjoner

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.mars 2005

Formøte ble ikke holdt

Åpningsmøte ble holdt 25. mai 2005

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner ble foretatt 25. mai 2005. Fylkesmannen hadde i forkant av tilsynet bedt om dokumentasjon for 10 tjenestemottakere, herunder:

• journaler (fra sosial- og helsetjenesten)
• vedtak
• individuelle planer eller liknende
• referater fra samarbeidsmøter, ansvarsgruppemøter og liknende
• andre relevante dokumenter som kan belyse forskjellige sider ved tjenesteytingen.

Følgende dokumenter ble framlagt den første tilsynsdagen:

• dokumenter fra 10 tjenestemottakere

Sluttmøte ble holdt 26. mai 2005

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1:
Kommunen utarbeider ikke alltid individuell plan til tjenestemottakere som har rett til det.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven § 4.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav g.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Målgruppen for tilsynet er voksne tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov. Ved verifikasjonene framkom at ikke alle tjenestemottakere med rett til individuell plan har fått tilbud om dette. I disse tilfellene vil en individuell plan være hensiktsmessig som arbeidsverktøy for tjenesteyterne. Funnet ble bekreftet gjennom flere av intervjuene.

Avvik 2:
Kommunen har ikke plan for habilitering og rehabilitering.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om habilitering og rehabilitering § 8, første ledd.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav g.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Framgår av oversendelsesbrev fra Våler kommune v/virksomhetsleder Hans Hosen av 18. april 2005.

Avvik 3:
Kommunen har ikke en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om habilitering og rehabilitering § 8, annet ledd

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det framgår ikke av dokumentasjonen hvor den koordinerende funksjonen er plassert. Av intervjuene framkommer at noe av funksjonen er tillagt avdelingsleder for hjemmesykepleien. Funksjonen er ikke tydelig innarbeidet i organisasjonen.

Kommentar:
En koordinerende enhet er viktig både for tjenestemottaker og for tjenesteytere slik at samordningen av tjenestene blir mer hensiktsmessige. Kravet i henhold til forskriften innebærer at koordineringsfunksjonen skal være synlig og etablert.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark deltok:
Revisjonsleder: assisterende fylkeslege Helle Jørstad
Revisor: seksjonssjef Inger Marie Tofthagen (jurist)
Revisor: rådgiver Nils Christian Faaberg (sosionom)