INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser; planlegging; utredning; beslutning

Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester

Følgende perspektiver ble vurdert i de ulike fasene:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

Det ble funnet følgende avvik ved revisjonen:

Avvik 1:
Tjenestemottakere som har rett til individuell plan får ikke alltid tilbud om dette.

Avvik 2:
De fremlagte individuelle planene er ufullstendige.

Avvik 3:
Kommunen har ikke plan for habilitering og rehabilitering.

Avvik 4:
Kommunen har ikke en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten.

Dato: 25. august 2005

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Tolga kommune i perioden 18.mars 2005 – 25. august 2005 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tolga kommune har 1778 innbyggere (01.01.2005). Andel barn og unge 0-17 år: 26,8 %. (Landet: 23,6 %). Andel eldre 80 år og over: 7,3 % (Landet: 4,6 %). Andel personer med innvandrerbakgrunn, vestlig: 1,0 % (Landet: 2,2 %). Andel personer med innvandrerbakgrunn, ikke vestlig: 5,9 % (Landet: 5,4 %). Andel bosatt i tettbygde strøk: 35 % (Landet: 77 %).

Areal: 1 122 km2

Kommunens organisering er flat med virksomhetsledere rett under rådmannen. Helse- og sosialtjenesten er organisert i 3 virksomheter med hver sin virksomhetsleder, pleie – omsorg, helse og sosial. Virksomhetsleder helse er også rådgiver i rådmannens stab. Psykiatri- og rustjenesten er organisert under sosialtjenesten. Dette gjelder også TFF (tjenesten for funksjonshemmede). Avlastningstilbudet til denne gruppen kjøpes av Tynset kommune.

Bemanningen på de tjenesteområdene som tilsynet omfatter har vært svært stabil med unntak av legedekningen. Kommunelegen tiltrådte stillingen 15. mars 2005. Kommunen har turnuslege.

Det er kort fysisk avstand mellom kontorene som yter tjenester til den aktuelle målgruppen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• organisasjonskart for helse- og sosialtjenesten
• målsetningene for virksomhetene hentet fra kommuneplanen for områdene helseavdeling, pleie- og omsorgsavdeling, sosial omsorg, tjeneste for funksjonshemmete og felles
• diverse planer, prosedyrer og rutiner i forhold til målgruppen
• påbegynt plan for habilitering og rehabilitering
• rutiner for utarbeidelse av individuelle planer
• administrativt delegeringsreglement for Tolga kommune – videredelegering til helse, PLO og sosial
• funksjonsbeskrivelse for ledende helsesøster, kommunefysioterapeut, virksomhetsleder og avdelingsledere i pleie- og omsorgstjenestene
• oversikt over ansatte som har sitt arbeid med den aktuelle målgruppen for tilsynet

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• varsel fra Fylkesmannen om landsomfattende tilsyn av 18. mars 2005
• svar vedlagt dokumenter fra virksomhetsleder helse/rådgiver i rådmannens stab Kjetil Brodal av 18. april 2005
• program fra Fylkesmannen av 26. april 2005
• brev fra Fylkesmannen av 2. mai 2005 med oversikt over ønsket dokumentasjon til verifikasjoner

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18. mars 2005

Formøte ble ikke holdt

Åpningsmøte ble holdt 11. mai 2005

Intervjuer:
9 personer ble intervjuet

Verifikasjoner ble foretatt 11. mai 2005. Fylkesmannen hadde i forkant av tilsynet bedt om dokumentasjon for 10 tjenestemottakere, herunder:

• journaler (fra sosial- og helsetjenesten)
• vedtak
• individuelle planer eller liknende
• referater fra samarbeidsmøter, ansvarsgruppemøter og liknende
• andre relevante dokumenter som kan belyse forskjellige sider ved tjenesteytingen.

Følgende dokumenter ble framlagt den første tilsynsdagen:

• 10 legejournaler
• 7 journaler fra pleie og omsorg
• 8 saksmapper fra sosialtjenesten
• 6 fysioterapijournaler

Dokumentasjonen omfattet til sammen 11 tjenestemottakere.

Sluttmøte ble holdt 12. mai 2005

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1:
Tjenestemottakere som har rett til individuell plan får ikke alltid tilbud om dette.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven § 4.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav g.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Målgruppen for tilsynet er voksne tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov. Ved verifikasjonene framkom at ikke alle tjenestemottakere med rett til individuell plan har fått tilbud om dette. I disse tilfellene vil en individuell plan være hensiktsmessig som arbeidsverktøy for tjenesteyterne. Funnet ble bekreftet gjennom flere av intervjuene.

Avvik 2:
De fremlagte individuelle planene er ufullstendige.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven § 7.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav g.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Planperiode, tidspunkt for eventuelle justeringer og revisjon av planen var ikke angitt. Det framkom ikke tydelig hvem som var gitt ansvar for å sikre samordningen av og framdriften med planen. De fremlagt planene var ufullstendige i forhold til kravene til innhold i forskriften.

Avvik 3:
Kommunen har ikke plan for habilitering og rehabilitering.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om habilitering og rehabilitering § 8, første ledd.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav g.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Forsiden og innholdsfortegnelsen av Tolga kommunes plan for habilitering og rehabilitering av 16. november 2001 var blant de tilsendte dokumentene. Det foreligger ingen politisk eller administrativt vedtatt plan. Ved intervjuene framkom at innholdsfortegnelsen var en kopi av en annen kommunes plan for habilitering og rehabilitering, og var ment som et utgangspunkt for å utarbeide en plan som var tilpasset forholdene i Tolga kommune. Som følge av personellmessige endringer, var arbeidet med planen opphørt.

Avvik 4:
Kommunen har ikke en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om habilitering og rehabilitering § 8, annet ledd

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I oversendelsesbrevet fra Tolga kommune av 18. april 2005 framgår av pkt. 4 at tiltaksteamet ved virksomhetsleder pleieomsorg Inger Margrete Prytz er koordinerende enhet. Dette framgår ikke av annen dokumentasjon, og ved intervjuer framkommer at dette ikke er innarbeidet i organisasjonen.

Kommentar:
En koordinerende enhet er viktig både for tjenestemottaker og for tjenesteytere slik at samordningen av tjenestene blir mer hensiktsmessige. Kravet i henhold til forskriften innebærer at koordineringsfunksjonen skal være synlig og etablert.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark deltok:
Revisjonsleder: assisterende fylkeslege Helle Jørstad
Revisor: seksjonssjef Inger Marie Tofthagen (jurist)
Revisor: rådgiver Nils Christian Faaberg (sosionom)