INNHOLD

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal gjennomførte 13. og 14. september 2005 tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov i Aure kommune.

Denne rapporten omtaler avvik og merknader innen de reviderte områdene.

For å undersøke forskjellige deler av kommunen sine tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov var det satt opp aktuelle problemstillinger langs en slik tidslinje: oppstart, iverksetting og oppfølging. Under hver fase ble det lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om brukermedvirkning, koordinering, individualisering og forsvarlig tjenesteyting.

Oppstartfasen
I oppstartfasen ble det vurdert om kommunen: fanger opp og vurderer nye kontakter, planlegger og utreder tjenestebehovet tilstrekkelig og fatter vedtak som legger til rette for tjenester og tiltak.

Iverksettingsfasen
I iverksettingsfasen ble det vurdert om kommunen omsetter planer og vedtak til konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak.

Oppfølgingsfasen
I oppfølgingsfasen ble det vurdert om kommunen sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever trygghet i sin hverdag, om en sikrer at nye/ endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Målet for tilsynet var både å se om kommunen faktisk innfrir lovkravene i ulike faser av tjenesteytingen og hvordan dette blir gjort. Det er og et mål at tilsynet skal medvirke til å forbedre kvaliteten i helse- og sosialtjenestene.

Målgruppe for dette tilsynet er voksne personer som har varige og varierte behov for flere typer tjenester som er omfattet av både sosial- og helselovgivningen. Disse personene har behov for tjenester som er mer omfattende enn det som vanligvis er definert som pleie- og omsorgstjenester. Samhandling med tjenestemottakeren var et sentralt tema for tilsynet.

Tilsynet omfatter følgende områder:

• Pleie og omsorg (inkludert hjemmesykepleie, hjemmehjelp, psykiatrisk sykepleie, fysioterapi og ergoterapi)
• Helse (inkludert legetjenester)
• Sosial (inkludert sosialkontor)

Funn
Det ble avdekket tre avvik og gitt en merknad i tilsynet.

Avvik 1: Aure kommune utarbeider ikke individuell plan for alle tjenestemottakere som har krav på dette

Avvik 2: Aure kommune har i liten grad etablert prosesser for koordinert behovskartlegging, vurdering av tiltak og evaluering

Avvik 3: Aure kommune vurderer ikke alle søknadene om støttekontakt

Merknad 1: Aure kommunes koordinering av re/ -habiliteringsvirksomheten er uklar

Dato rapport 30.09.2005

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Aure kommune i perioden 27.06.2005 – 14.09.2005, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik: mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad: forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Aure kommune har ca. 2500 innbyggere.

Aure kommune er inne i en omorganiseringsfase. Kommunen vil fra 01.01.2006 bli slått sammen med Tustna kommune. Navnet på ny kommune vil bli Aure kommune.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for helse- og sosialtjenesten, datert september 2004
• System for tjenestekoordinering: 1) Innledning 2) Rutinebeskrivelse 3) Individuell plan 4) Ansvarsgrupper
• Kompetanseutviklingsplan for helse- og sosialpersonell 2005 – 2008
• System for internkontroll for helse- og sosialetaten (utkast april 2005)
• Årsmelding for helse- og sosialetaten for 2003 og 2004
• Virksomhetsplan for 2005
• Tjenestebeskrivelser: 1) Økonomisk sosialhjelp 2) Tjenestetilbud til rusmiddelmisbrukere 3) Praktisk bistand og opplæring 4) Omsorgslønn 5) Middag til hjemmeboende 6) Kreftomsorg 7) Individuell plan 8) Hjemmesykepleie
• Dokumentasjon mottatt på tilsynsdagene:
• Kvalitetshåndbok for helse- og sosialavdelingen, Aure kommune, godkjent 27.06.2000, og liste over godkjente prosedyrer per 13.09.2005
• Kartleggingsskjema for hjelpebehov fra pleie- og omsorgstjenesten
• Utkast til brukerundersøkelse for hjemmetjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Varsel om tilsyn, brev fra Fylkesmannen/ Helsetilsynet datert 27.06.2005
• Etterspurt dokumentasjon, brev fra kommunen datert 16.08.2005
• Program for tilsynet, brev fra Fylkesmannen/ Helsetilsynet datert 07.09.2005

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.06.2005.

Åpningsmøte ble avholdt 13.09.2005.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

Tilsynet gikk gjennom dokumentasjon for 9 personer som mottar tjenester innen områdene for tilsynet. Følgende dokument ble vurdert:

• 9 journaler fra fastlegene
• 9 journaler fra pleie- og omsorgstjenesten
• 3 journaler fra psykiatrisk sykepleier
• 4 journaler fra ergoterapeut
• 3 journaler fra sosialtjenesten

Sluttmøte ble avholdt 14.09.2005.

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosialtjenesten. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• fanger opp og vurderer nye henvendelser
• foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1
Aure kommune utarbeider ikke individuell plan for alle tjenestemottakere som har krav på dette

Avvik fra følgende lovkrav: lov om sosialtjenester § 4-3 a og lov om helsetjenesten i kommunene § 6-2 a, jf. forskrift om individuell plan.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I åtte av ni saker som ble gjennomgått av tilsynet var intet nedtegnet om individuell plan. I en sak var det dokumentert at individuell plan var tatt opp med bruker som ikke ønsket dette.
• Kommunen har kjennskap til tjenestemottakere som individuell plan kan være aktuelt for, men en nærmere vurdering og eventuell igangsetting av planarbeidet er ikke foretatt.

Avvik 2
Aure kommune har i liten grad etablert prosesser for koordinert behovskartlegging, vurdering av tiltak og evaluering

Avvik fra følgende lovkrav: forskrift om habilitering/ rehabilitering §§ 9 og 10, forskrift om individuell plan § 2

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har godkjent system for tjenestekoordinering datert 15.05.2004, og sist oppdatert 15.05.2005. Systemet inneholder retningslinjer for individuell plan og ansvarsgrupper. Intervjuer viste at systemet ikke er implementert, ansatte med arbeidsoppgaver knyttet til individuell plan hadde ikke eller i liten grad kunnskap om systemet.
• Kommunen har i liten grad etablert prosesser for koordinert behovskartlegging, vurdering av tiltak og evaluering. Intervjuer viste at det er mye uformell kontakt som i liten grad dokumenteres. Dokumentgjennomgang viste at det er lite systematisk samarbeid mellom de ulike tjenesteyterne, det gjenfinnes i liten grad dokumentasjon på ansvarsgrupper og/ eller andre samarbeidsarenaer som arbeidsform.

Avvik 3
Aure kommune vurderer ikke alle søknadene om støttekontakt

Avvik fra følgende lovkrav: lov om sosialtjenester § 4-2 c, jf. § 4-3.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgang av ni saker som inneholdt en rekke søknader om støttekontakt, ble dette i hovedsak innvilget ved at det ble tildelt timer sammen med andre tjenestemottakere under ledelse av fritidsassistent. Dette ble gjort uten at det er dokumentert at behovet for individuell støttekontakt er vurdert.

Merknad 1
Aure kommunes koordinering av re/ -habiliteringsvirksomheten er uklar

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har godkjent system for tjenestekoordinering datert 15.05.2004, og sist oppdatert 15.05.2005. Systemet inneholder retningslinjer for ansvarsgrupper, sentral aktør i dette arbeidet er tjenestekoordinator. Systemet er basert på arbeid med plan for habilitering og rehabilitering inkludert kartleggingsskjemaer, andre skjema, rutinebeskrivelser, retningslinjer etc som skal brukes ved tjenestekoordinering. Nevnte dokumenter er i liten grad implementert.
• Det er uklart hvor kommunen sitt ansvar for å koordinere arbeidet med habilitering/ rehabilitering er plassert. Kommunalt ansatt ergoterapeut har tidligere ivaretatt funksjonen som habiliteringskoordinator. I intervjuer ble det både opplyst at koordinator i dag er ergoterapeut, tjenestekoordinator eller at det ikke er avklart hvem som har slik funksjon nå.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal deltok:
Revisjonsleder, underdirektør Einar Andersen
Revisor, rådgiver Heidrunn Avdem
Revisor, ass. fylkeslege Bergljot Vinjar