INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Helsemessig og sosial beredskap.
• Smittevern.

Det ble gitt ett avvik og en merknad:

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap bygger ikke på risiko- og sårbarhetsanalyse, den er ikke implementert og den er ikke øvd. Spesielt vil vi fremheve sårbarhet, og mangel på kartlegging av sådan, ved svikt i strømforsyning.

Smittevernplanen er ikke funksjonell og operativ. Kommunelegen har i samarbeid med fylkesmannens beredskapsavdeling vært med å utarbeide ny mal for smittevernplan til bruk for alle fylkets kommuner, og det var laget en forpliktende fremdriftsplan frem til politisk godkjenning. Det ble derfor ikke gitt avvik her, selv om planen slik den foreligger i dag ikke tilfredsstiller myndighetskravene.

Dato: 21.09.2005

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grimstad kommune i perioden 03.08.2005 – 21.09.2005. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Grimstad kommune har ca 19 000 innb., hvorav det meste i tettbebyggelse. Innbyggertallet øker betydelig i sommerferien. Kommunen har legevaktsamarbeid med Arendal (ca 2 mil fra sentrum).

Snaut 30 km av E-18 går gjennom kommunen, og kystlinjen er omtrent like lang. Kommunen har ingen stor havn, men det er mye skipstrafikk i leia utenfor. Det er ingen store industrivirksomheter som utgjør nevneverdige fare for omgivelsene ved en eventuell ulykke. Kommunen er stor av utstrekning, ca 304 km2 hvorav 273 km2 er landbruksareal. Rorevannet er drikkevannsforsyning til både Grimstad og Arendal kommuner med til sammen ca 60 000 innb., og det har i de senere år vært økende bekymring fra både Arendal komune, innbyggere i Grimstad, Mattilsynet og Fylkesmannen knyttet til økt menneskelig aktivitet i og rundt drikkevannsforsyning.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kartlegging gjennomført av Statens helsetilsyn mai 2003 vedr kommunens arbeid med smittevernplaner og planer for helsemessig og sosial beredskap (kommunens svar)
• Plan for helsemessig og sosial beredskap av 22.04.2005
• Smittevernplan av 03.03.2004
• Plan for organisering og etablering av kommunens kriseledelse av 20.02.2002 sist revidert 13.05.2005.
• Brannvernopplæring og branninstruks, Berge gård og Feviktun (powerpoint presentasjoner)
• Tiltaksplan for håndtering av krisesituasjoner, Fjære u-skole (01/03)
• Planhjulet
• Kommuneplan 2003-2015: ”Grimstad – det gode sted”
• Årsbudsjett 2005 – Handlingsprogram 2005-2008
• Kommuneplanens arealdel 2003-2015
• Organisasjonskart

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Revisjonsvarsel datert 03.08.05
• Oversendelse av diverse dokumentasjon, se over

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.08.05

Åpningsmøte ble avholdt 21.09.05

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført: Gjennomgang av dokumentasjon som nevnt under pkt 3.

Sluttmøte ble avholdt 21.09.05

Område 1: Helsemessig og sosial beredskap.

Avvik:
Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap bygger ikke på risiko- og sårbarhetsanalyse, den er ikke implementert og den er ikke øvd.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsemessig og sosial beredskap.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er store mangler i ROS - analysen selv om det i stor grad er en omforent forståelse av hva som utgjør de viktigste trusselbildene for sikkerhet.
• Det er i liten grad gjort analyser med hensyn på sårbarhet.
• Svikt i strømforsyning er ikke i tilstrekkelig grad fokusert, og oppdatering på institusjon med hensyn på vitale forsyningspunkter (telefoni, sykesignalanlegg, journalsystem, elektromedisinsk utstyr) er ikke utført.
• Det er ikke operative planer for evakuering fra institusjon.
• Det foreligger ikke introduksjonsprogram for nytilsatte, ei heller med hensyn på beredskap.
• Det gjennomføres brannøvelser en gang i året. Utover dette er verken varlingslister / innkallingslister eller andre deler av planverket øvd.
• Ordførers rolle i informasjonsarbeidet fremkommer ikke tydelig.
• Kommuneledelsen var omforent om betydningen av beredskapsarbeidet, og har et godt planverk for etablering av kriseledelse. Arbeids- og rolleavklaring mot kommunens politiske ledelse var ikke tydelig.
• Rådmannens ansvar er delegert ned på enhetsledernivå. Det var en klar holdning og tiltro til at ansatte gjør de nødvendige grep i en krise, og at det ikke står på midler / fullmakter. Dette inntrykket ble bekreftet av de ansatte.

Område 2: Smittevern.

Merknad:
Smittevernplanen er ikke funksjonell og operativ.

Smittevernplanen er under revisjon, og kommuneoverlegen har vært aktivt medvirkende i et arbeid i regi av Fylkesmannen med å lage felles mal for smittevernplaner for kommunene i fylket. Revidert (ny) plan for Grimstad kommune skal godkjennes politisk i november.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:
Fylkeslege Anne-Sofie Syvertsen

Fra Fylkesmannen i Aust-Agder deltok:
Fung.avdelingsdirektør Dag Auby Hagen

Som observatører deltok:

Rådgiver Jørn Einar Weideman, Mattilsynet, distriktskontor Aust-Agder
Førsteinspektør Eli Thomsen, Mattilsynet, distriktskontor Aust-Agder
Distriktssjef Kjell Kvamme, Aust-Agder Sivilforsvarsdistrikt
Beredskapsplanleggere Tore Olsen og Harald Ryder deltok som interne observatører (unntatt under intervju med rådmann og ordfører).