INNHOLD

Samandrag
1. Innleiing
2. Om verksemda - særlege tilhøve
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte område og funn
6. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag
Denne rapporten omtalar påpeika avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Helsemessig og sosial beredskap
• Legevakt

Revisjonen kom i stand etter at Bygland kommune hadde fått pålegg frå Statens helsetilsyn på grunn av at fristen for å ha utarbeidd plan for helsemessig og sosial beredskap var gått ut. Plan blei oversendt Helsetilsynet i august. Den vidare oppfølginga vart delegert til Helsetilsynet i Aust-Agder.

Helsetilsynet ville ved tilsynet undersøke om planen var integrert i verksemda, om den var kjent, og om den verka vere funksjonell og operativ. Når det gjaldt legevakt hadde Helsetilsynet fått melding om at kommunen ikkje hadde planar for å sikre tilgjengeleg bakvakt ved den faste kommunelegens fråvær.

Det blei ved tilsynet gitt 2 avvik:

• Plan for helsemessig og sosial beredskap er ikkje utarbeid etter føresetnadene i lov om helsemessig og sosial beredskap.
• Kommunen har ikkje planar eller avtaler som sikrar innbyggjarane forsvarleg og naudsynt helsehjelp til alle døgerets tider.

Dato: 4.oktober 2005

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Bygland kommune i perioden 29.08.2005 – 04.10.2005. Revisjonen er komen i stand på bakgrunn av kommunens langsame framdrift med plan for helsemessig- og sosial beredskap, og særskilde situasjon med eindelt legevaktsdistrikt.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylla krav frå styresmaktene. Revisjonen omfattar undersøking av om

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomførd ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

Bygland kommune har om lag 1300 innbyggarar, og eit areal på 1300 kv2. Om lag 6 mil av riksvegen mot dei typiske turistkommunane Valle og Bykle går gjennom kommune, og den er tidvis svært trafikkert.

Kommunen har siste året ikkje hatt samarbeid om legevakt med noen av grannekommunane, og dei har berre ein fast tilsett lege pluss turnuskandidat. Det har vore reist spørsmål om denne ordninga er fagleg forsvarleg, og særleg når den faste legen er på utanlandsreise. Legevaktsentralen ligger i Arendal, som svarer alle telefoner til legevakten når legekontoret ikkje er ope. Denne ordninga fungerer godt.

Dokumentasjon frå verksemda sjølv:

• Plan for kriseleiing av 15.02.2005 – ny versjon tidfesta 04.oktober 2005 vart lagd fram i møtet.
• Plan for helsemessig og sosial beredskap (2.mai 2005).
• Smittevernøving 31.mars 2005 – øvingsreglar, målsetting o.a.

Anna:

• Rapport etter Fylkesmannens beredskapstilsyn 9.juni 2004
• Rapport etter smittevernøving 31.mars 2005

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Revisjonsvarsel datert 29.august 2005

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt ut 29.august 2005.

Opningsmøte vart halde 4.oktober 2005.

Intervjuar
7 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde: Gjennomgang av dokumentunderlag (sjå over).

Sluttmøte vart halde 4. oktober 2005.

Område 1: Helsemessig og sosial beredskap.

Avvik 1:
Plan for helsemessig og sosial beredskap er ikkje utarbeid i samsvar med krava i lov om helsemessig og sosial beredskap.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Lov om helsetenesta i kommunane §1-5 jf Lov om helsemessig og sosial beredskap § 2-2 jf §§ 2-1 og 2-3, og forskrift om internkontroll i helsetenesta §4 bokstav a,c,d,f.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Planhierarkiet er ikkje tydeleg:
• Planen er ikkje kopla til det overorda planarbeidet (plan for kriseleiing)
• Planen er ikkje utarbeid med bakgrunn i ein ROS analyse innafor helse-og sosialområdet og henger ikkje saman med den overordna ROS-analysen
• Planen er ikkje utarbeid i samarbeid med aktuelle fagområdar /fagpersonar
• Plan for beredskap ved sjukeheimen og heimetenesetene er ikkje sett i samanheng med plan for helsemessig og sosial beredskap. Denne planen har store manglar, mellom anna med omsyn på svikt i strømforsyning, evakuering, innkalling av ekstraressursar, IKT o.a.
• Ein del av svakhetene ved planen er kompensert i plan for kriseleiing ved at diverse tiltakskort som ligg innafor helse- og sosialområdane er tatt inn der.
• Planen inneheld ingen varslingsliste eller fordelingsliste, og den har ikkje vore kjent for medverkande
• Det er ikkje omtala når planen skal evaluerast og kven som er ansvarleg.
• Deler av planverket er ikkje aktuelt / oppdatert mellom anna med omsyn på avtaler med nærliggande kommunar og forholdet mellom medisinsk fagleg rådgjevar og kriseleiinga.
• Kommunen hadde ikkje tatt i bruk internkontroll som styringsreiskap for oppfylging av ansvar og oppgåver knytt til planarbeidet.

Område 2: Legevakt.

Avvik 2:
Kommunen har ikkje planar eller avtaler som sikrar innbyggjarane forsvarlig og naudsynt helsehjelp til alle døgerets tider.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Lov om helseteneste i kommunen § 1-3 første ledd nr 5 jf Lov om helsemessig og sosial beredskap §2-1 og Forskrift om internkontroll i helse- og sosialtenesta bokstav f.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunelegen er i eindelt vakt.
• Det er ingen avtalar om bakvakt for turnuskandidat om denne skulle måtte tre inn i vakt på kort varsel ved kommunelegens fråvær
• Kommunen har ingen beredskap for kommunelegens oppgåver herunder vaktberedskap, dersom denne skulle bli sjukmeldt, ved dennes ferier o.a..
• Kommunelegen har vore bakvakt for turnuskandidat og studentvikar mens bortreist på ferie, også utanlands.
• Det føreligg ikkje vaktplanar eller anna dokumentasjon knytt til legevakt.
• Kommunen har inngått avtale med grannekommune om felles legevakt, men denne er av diverse omsyn ennå ikkje trådd i kraft.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over personar som vart intervjua.

Frå Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:

Fylkeslege Anne-Sofie Syvertsen (revisjonsleiar)
Rådgivar Lasse Svenstrup Andersen (revisor)
Rådgivar Dag Auby Hagen (revisor, utlånt frå Fylkesmannen si beredskapsavdeling)