INNHALD

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Oppstartfasen – handtering av nye henvendingar, planlegging, utgreiing og avgjerdstaking
• Iverksettingsfasen – frå planar, avgjerd og vedtak til konkrete tenester og tiltak
• Oppfølgjingsfasen – oppfølgjing av tenestemottakarar og revurdering og justering av tenester.

Kommunen har rutinar som sikrar at henvendingar og søknader om tenester vert mottekne og handsama på ein forsvarleg måte av rett instans. Vedtaka vert omsett til konkrete tenester og tiltak. Det vert ytt tenester før dei formelle vedtaka er gjort dersom dette er nødvendig. Kommunen har eit koordineringsteam som er ansvarleg for re-/habiliteringsverksemda. Det er utarbeida plan for dette arbeidet som del av kommuneplanen 2005 – 2016. Det er utarbeida individuelle planar til tenestemottakarar som har rett til slik plan og som sjølve ønskjer det. Brukar og/eller pårørande er med i dette arbeidet. Lege/og eller fysioterapeut deltek i ansvarsgrupper eller i arbeidet med individuell plan ved behov. Det vert også samarbeida med spesialisthelsetenesta ved behov. Tenestene vert evaluert både til faste tider og dersom behovet endrar seg i vedtaksperioden.

Kommunen bør vurdere om tenestene kan utførast på ein meir heilheitleg og koordinert måte, slik at den enkelte får færre hjelparar å halde styr på. Kommunen har eit forbetringspotensiale når det gjeld systematisk opplæring av ufaglærde. Kommunen bør vurdere om innhaldet i enkelte vedtak bør konkretiserast meir. Det vart ikkje funne avvik, men gjeve tre merknader under tilsynet:

Merknad 1:
Sosialtenesta bør sikre betre opplæring av ufaglærde.

Merknad 2:
Kommunen bør vurdere om det er mogleg å redusere tal tenesteytarar /hjelparar per teneste mottakar og/eller på andre måtar gjere det meir føreseieleg for tenestemottakaren kven som kjem for å gjere kva når.

Merknad 3:
Tenestene bør vurdere om innhaldet i alle vedtak er nok konkretisert, og om det i det enkelte tilfelle er rett å gjere tidsavgrensa vedtak.

Dato: 11.10.05

1. Innleiing
Rapporten er utarbeidd etter tilsyn i Stryn kommune i perioden 18.05.05 – 08.09.05 gjennomførd av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane. Tilsynet er del av eit landsomfattande tilsyn i 2005 med kommunale tenester til personar med langvarige og samansette behov. Tilsynet er utførd på oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Føremålet med tilsynet er å vurdere om verksemda oppfyller lovkrava innan dei tema tilsynet omfattar. Sjå nærare omtale av dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester som etter helselovgivinga er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket og sosiale tenester som etter sosialtenestelova er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen. Samanheng og heilskap i tenestetilbodet er mellom dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med samansette og langvarige behov. Statens helsetilsyn har difor bestemt at Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket skal gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane har eit felles tilsynslag ved gjennomføring av dette tilsynet. Det er utarbeidd ein felles rapport. Oppfølginga av eventuelle avvik vil skje samordna frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket si side.

Tilsynet er utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber at det vert undersøkt om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer forhold som kan bli betre.

Stryn kommune har 6843 innbyggjarar der 59,2 % av desse er i aldersgruppa 19- 67 år. Stryn kommune er ein vidstrakt kommune med eit kommunesenter og ligg rundt inste delen av Nordfjord. Kommunen har organisert helse- og sosialtenestene tenestene i ein etat med helse- og sosialsjef som administrativ leiar. Tenestene er inndelt i 7 avdelingar eller område, der sosialleiar er fagleg og administrativt ansvarleg for sosialtenesta, 2 områdeleiarar er fagleg og administrativt ansvarleg for institusjonar og heimetenestene til eldre inkludert heimehjelpsordninga, koordinator for funksjonshemma er melloma anna fagleg og administrativt ansvarleg for heimetenestene psykiatri, psykisk helsearbeidarteneste og heimetenestene til psykisk utviklingshemma. Avd.leiar fysio/ergoterapi er ansvarleg for den kommunale ergoterapi- og fysioterapiverksemda. Sosialleiarstillinga står for tida vakant og oppgåvene vert ivaretekne av helse- og sosialsjef.

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

Organisasjonskart for verksemda
Oversikt over stillingar og tilsette
Kommuneplan 2005 – 2016
Årsrapport 2004 Helse- og sosialetaten
Stillingsomtalar

• områdeleiar pleie- og omsorg
• assisterande områdeleiar og avdelingssjukepleiar i institusjon
• offentleg godkjend sjukepleiar
• offentleg godkjend hjelpepleiar
• avdelingssjukepleiar med ansvar for tekniske hjelpemiddel
• heimehjelp
• avdelingsleiar fysio- og ergoterapitenesta
• kommunefysioterapeut
• ergoterapeut
• koordinator for funksjonshemma
• gruppeleiar i heimetenestene for funksjonshemma
• miljøterapeut og miljøarbeidar
• dagleg leiar Stryn arbeidssenter
• dagleg leiar dagtilbod psykiatri
• psykiske helsearbeidar
• sosialleiar
• kommunelege I

Funksjonsomtale for koordineringsteam for rehabilitering og habilitering i Stryn kommune
Skjema oversikt over individuelle planar
Funksjonsomtale kommunalt psykiatriteam
Meldeskjema- melding om brukar til kommunen frå ekstern institusjon
Kopi – kommunen sine nettsider tenesteskildring

• habilitering og rehabilitering
• fysio/ergoterapitenesta
• psykisk helsearbeidarteneste
• ansvarsgruppe

Kriterier for tildeling av heimesjukepleie
Kriterier for tildeling av heimehjelp
Kriterier for tildeling av psykisk helsearbeidarteneste
Informasjon og kriterier for tildeling av trygde- og omsorgsbustad
Kvalitetshandboka
Prosedyre:

• Individuell plan
  Mal - Individuell plan
  Samtykkeerklæring – individuell plan
  Rettleiar individuell plan
  Evalueringsskjema til bruk ved gjennomgang av individuell plan
• Formidling av tekniske hjelpemiddel
• Avvikshandsaming på avdeling for fysioterapi
• Rapportskjema for avvik

Iplos skjema – registreringskort
Vikane omsorgssenter – tildeling av heimehjelp
Vedtak om tildeling av heimesjukepleie
Søknadskjema for pleie og omsorgstenester
Kvalitetshandboka - prosedyrar

• tildeling av heimetenester

Kvalitetshandboka Open omsorg – prosedyrar

• Dekking av grunnleggande behov
• Eigenomsorg
• Ernæring
• Tilpassa hjelp ved måltid
• Personleg hygiene og naturlege funksjonar
• Grunnleggande behov
• Medisinsk hjelp og rehabilitering pleie/ omsorg
• Tannbehandling og tannhygiene
• Verdig livsavslutning
• Sosial kontakt tilpassa aktivitet
• Normal døgerrytme/styring av eige liv

Innhaldsoversikt – tenester funksjonshemma
Innhaldsoversikt Saksgang ved henvendelse om tenester/tilvisingar
Skjema evaluering av heimetenester for år
Søknadskjema for tenester funksjonshemma
Kopi av dokumentasjon for to tenestemottakarar

Dokumentasjon utdelt tilsynsdagen:

• Flytskjema – mottak av informasjon om ny brukar til kommunen

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev av 18.05.05 frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane med melding om tilsyn.
• Brev med vedlegg frå Stryn kommune 30.06.05 til Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane.
• Brev med vedlegg frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane av 07.07.05 – dagsorden for tilsynet.
• E-post av 12.07.05 frå Stryn kommune
• Brev med vedlegg av 10.08.05 frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane om endra dagsorden.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt ut 18.05.05.

Opningsmøte vart halde 08.09.05.

Intervju
10 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde 07.09.05:

A. Gjennomgang av tenestene sin dokumentasjon på tenesteytinga til 13 tenestemottakarar med langvarige og samansette behov:

• saksmapper til sosialkontoret v/ koordinator for funksjonshemma
• psykisk helsearbeidarteneste sine saksmapper
• pleie- og omsorgstenesta sin dokumentasjon; kardex

Individuell plan
Det var utarbeidd individuell plan for 9 av desse tenestemottakarane, for 2 går det fram at dei har fått tilbod om plan, men ikkje ønskjer det, for 1 er planarbeidet i oppstartfasen. I planen var koordinator for planen og ansvarlege for dei ulike tiltaka definert. Dato for evaluering av tiltaka og for evaluering av planen går fram av planen. Planane gav ikkje fullstendig oversikt over samarbeidande partar. Samarbeid med spesialisthelsetenesta, lege eller fysioterapeut skjer utan at dette vart nemnd i planen. Tenestemottakar og/eller pårørande deltek i planarbeidet. Det vert nytta eit standardskjema for samtykke til planarbeidet/formidling av opplysningar til andre. Dette har tenestemottakaren skrive under på aleine eller saman med pårørande. For ein tenestemottakar var dette skjemaet underskrive av hjelpeverje. Hjelpeverja sitt mandat gjekk ikkje fram av dokumentasjonen.

Ansvarsgrupper
Det var oppretta ansvarsgrupper kring 9 av tenestemottakarane. Deltakarar i gruppa, ansvarlege for ulike tiltak og oppføljing av desse, samt ansvarleg for innkalling til neste møte gjekk fram av møtereferat. Tenestemottakar og/eller pårørande var deltakarar i ansvarsgruppemøta. Lege deltek i ansvarsgruppa for fleire tenestemottakarar.

Vedtak om tildeling av tenester
Det låg føre fleire vedtak på sosiale tenester som praktisk bistand og støttekontakt, brukarstyrt personleg assistent eller avlastning for alle dei 13 tenestemottakarane. For 1 tenestemottakar var det gjort vedtak om heimesjukepleie. Vedtaka inneheld opplysningar om klagegang. Tenestetilbodet var avgrensa i tid, og det gjekk fram opplysningar om tidspunkt for ny evaluering av det tildelte tilbodet. Det gjekk også fram at tenestemottakarar som ønskte støttekontakt måtte søke på nytt ved kvart årsskifte. Der søknaden kom frå andre enn tenestemottakar sjølv, gjekk det ikkje fram av sakstilfanget at det var innhenta skriftleg fullmakt, eller at dette var vurdert.

B. Avviksmeldingar
Avvik i tenestene for funksjonshemma vert samla i eigen perm på koordinator for funksjonshemma sitt kontor. Permen inneheld 11 avviksmeldingar frå 2005 og 2 melde avvik frå 2004.

Sluttmøte vart halde 08.09.05.

Tenesteyting til personar med langvarige og samansette behov involverer store delar av den kommunale helse- og sosiallovgjevinga. Ved dette tilsynet er det under kvart tema lagt vekt på at kommunen skal følgje opp regelverket om

• Brukarmedverknad
• Samordning mellom dei ulike tenestene
• Individualisering
• Forsvarleg tenesteyting

For å undersøkje dei ulike delane av kommunale tenester til personar med langvarige og samansette behov er dei aktuelle problemstillingane sette opp langs ei tidsline: oppstart, iverksetting og oppfølging.

Oppstartfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fangar opp og vurderer nye førespurnader om tenester
• Føretek tilstrekkeleg og samordna utgreiing av behovet for tenester
• Tek avgjerde/gjer vedtak som legg til rette for tenester og tiltak

Iverksettingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omset avgjerder og vedtak i konkrete og tilrettelagde tenester

Oppfølgingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrar tilstrekkeleg stabilitet og kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever ein føreseieleg og trygg kvardag
• Sikrar at nye eller endra tenestebehov blir fanga opp og at nødvendige endringar blir gjort på ein samordna måte.

Dei tilsette i heimetenesta og sosialtenesta sikrar at nye henvendingar vert tekne i mot, og eventuelt sendt vidare til rette instans. Søkar får informasjon og rettleiing, og ved behov hjelp til utfylling av søknadskjema. Tenestene har rutinar for kartlegging og vurdering av tenestebehov. Det vert gjort enkeltvedtak etter forvaltningslova på dei tenestetilboda som krev dette. Dei skriftlege vedtaka inneheld vurdering og grunngjeving for vedtak. Innhaldet i vedtaka vert konkretisert og formidla vidare til dei som skal utføre oppgåvene. Det er utarbeida skriftlege prosedyrar for dei ulike tenestene si sakshandsaming. Der det er behov for hastevedtak, vert det sett i verk tiltak før det vert gjort formelt vedtak.

Kommunen har oppretta eit koordineringsteam som har ansvar for re-/habiliteringsarbeidet. Det er utarbeidd funksjonsomtale for teamet. Koordinator for funksjonshemma er leiar for teamet. Dei tilsette kjenner til at dei kan vende seg til teamet om observerte behov for slike tenester. Plan for re-/habiliteringsarbeidet er lagt inn som del av kommuneplan 2005 – 2016. Det er utarbeidd informasjonsmateriale om tenestene på kommunen sine nettsider. Kommunen utarbeider individuelle planar til dei som har rett til slik plan og som ønskjer det. Ansvar for igangsetting, koordinering og oppfølgjing av planarbeidet er nødvendig konkretisert. Når det vert vurdert at tenestemottakar har rett til individuell plan, får den det gjeld informasjon om individuell plan. Tenestemottakar og/eller pårørande deltek i ansvarsgrupper og i arbeidet med individuell plan. Lege og fysioterapeut/ergoterapeut deltek i arbeidet med individuell plan og i ansvarsgrupper når det er nødvendig. Det vert også samarbeida med spesialisthelsetenesta ved behov.

Endringar i tenestebehovet vert rapportert og fanga opp, og tenestene har innarbeida rutinar for fortløpande og regelmessig evaluering av tenestetilbodet. Koordinering av tenestetilbodet vert gjort på ulike arenaer.

Merknad 1:
Sosialtenesta bør sikre betre opplæring av ufaglærde.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Gjennom intervju gjekk det fram at kommunen har mange ufaglærde i tenestene til psykisk utviklingshemma.
• Gjennom intervju gjekk det fram at kommunen ikkje har system for kompetanseheving og opplæring av denne gruppa.
• Dei intervjua opplyste om at det ikkje er utarbeidd opplæringsplan for verksemda.

Kommentar:
For å sikre forsvarlege tenester er det nødvendig at den ansvarlege for verksemda ser til at dei tilsette har tilstrekkeleg kompetanse innanfor det aktuelle fagfeltet.

For sosialtenesta er kommunen sitt ansvar for nødvendig opplæring også fastsett i sosialtenestelova § 2-3.

Verksemda pliktar å ha ein internkontroll. Målet med internkontrollaktiviteten er å sikre etterleving av krav frå styresmaktene. Det går fram av internkontrollforskrifta § 4 kva internkontrollen skal omfatte. Vi syner her til § 4, bokstav c, som seier at den ansvarlege for tenesta skal syte for at dei tilsette har tilstrekkeleg kompetanse innanfor det aktuelle fagfeltet, bokstav d, som seier at den ansvarlege for verksemda skal syte for at dei tilsette medverkar slik at samla kunnskap og erfaring vert nytta, bokstav f, som seier den ansvarleg må sikre oversikt over område der det er fare for svikt eller manglande oppfylling av myndigheitskrav, bokstav g, som seier at den ansvarlege for verksemda skal utvikle, setje i verk, kontrollere, evaluere og forbetre nødvendige prosedyrar, instruksar, rutinar eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og førebyggje brot på helse- eller sosiallovgjevinga, og bokstav h, som seier den ansvarlege for verksemda på ein systematisk måte skal overvake og gjennomgå internkontrollen for å sikre at han fungerer tenleg og bidreg til kontinuerleg forbetring i verksemda.

Merknad 2:
Kommunen bør vurdere om det er mogleg å redusere tal tenesteytarar /hjelparar per teneste mottakar og/eller på andre måtar gjere det meir føreseieleg for tenestemottakaren kven som kjem for å gjere kva når.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Dei intervjua opplyste om at det i open omsorg er ulike tenesteutøvarar som går til same tenestemottakar, og at tenestemottakar ikkje har oversikt over kven som kjem når for å gjere kva.
• Gjennom intervju gjekk det fram at hjelpepersonellet i heimesjukepleien går i turnus og byter på kven dei skal hjelpe, slik at tenestemottakaren ikkje har faste hjelparar.
• Dei intervjua opplyste om at dei ikkje har rutine for å gje melding til tenestemottakar dersom dei vert litt forsinka. Ved større endringar vert det gjeve melding.
• Gjennom intervju gjekk det fram at i heimetenestene Psykiatri er talet på hjelparar redusert av omsyn til tenestemottakar.
• Gjennom intervju og ved verifikasjon gjekk det fram at tenestene har system for avviksmelding, men at kulturen for å melde avvik varierer mellom dei ulike tenestene, og at kunnskap frå avviksmeldingar ikkje vert nytta på ein systematisk måte i forbetringsarbeidet.
• Gjennom intervju og ved verifikasjon gjekk det fram at det ikkje vert skrive avviksmelding ved til dømes større forseinkingar.

Kommentar:
Kommunen skal arbeide for å sikre at brukarar av pleie- og omsorgstenester får tilfredsstilt grunnleggjande behov. I kvalitetsforskrifta § 3, 2. ledd, er det å oppleve respekt og tryggleik, sjølvstende og styring av eige liv, nemnd som døme på grunnleggjande behov.

Vi syner også til internkontrollforskrifta § 4, særleg bokstavane f-h.

Merknad 3:
Tenestene bør vurdere om innhaldet i alle vedtak er nok konkretisert, og om det i det enkelte tilfelle er rett å gjere tidsavgrensa vedtak.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Dei verifiserte vedtaka som galdt støttekontakt inneheld ikkje opplysningar om kva tidsramma som var tildelt skulle nyttast til.
• Ved verifikasjon av den framlegde dokumentasjonen gjekk det ikkje fram opplysningar om kva oppgåver støttekontakt skulle utføre.
• Ved verifikasjon gjekk det fram at vedtaksperioden rutinemessig vert sett frå 01.01 til 31.12.

Kommentar:
Også her syner vi til kvalitetsforskrifta § 3, 2. ledd, og tenestemottakar sitt behov for å oppleve respekt og tryggleik, mellom anna i høve til faktorar som verkar inn på eigen situasjon no og i tida framover. Vedtaket skal ta stilling til kva tenestemottakaren har rett på (og dermed kan vente) av tenester i tida framover. I verste fall kan det å leggje ansvaret for forlenging av tenestetilbod på tenestemottakar føre til at han/ho ikkje får dei tenestene han har krav på etter lova. Det er heller ikkje god forvaltningsskikk å leggje unødige byrder på tenestemottakar, til dømes ved unødvendig byråkratisering.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua

Frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane deltok:
Anne Eli Wangen, revisjonsleiar
Gudrid Buene, revisor
Turid Måseide, revisor
Helge Pedersen, observatør