INNHOLD

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland gjennomførte 30. til 31 august 2005 tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov i Vågan kommune.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser; planlegging, utredning og beslutning
• Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester.

Tilsynet har ikke påvist at kommunen ikke etterlever myndighetskravene i de ulike faser av tjenesteutøvelsen overfor voksne med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester, og som bor utenfor institusjon.

Det ble imidlertid gitt to merknader.

Merknad 1
Vedtak for personer med psykisk grunnlidelse som bor i kommunens bofellesskap angir at disse mottar tjenester 117 timer pr uke fra avdeling for psykisk helse. Det er ikke skilt mellom tilsyn og aktiv tjeneste, og heller ikke mellom helsetjenester og praktisk bistand.

Merknad 2
Det kom ikke klart fram at rutiner for legemiddelhåndtering til personer med psykisk grunnlidelse og stort bistandsbehov var hjemlet i ”Forskrift om legemiddelforsyningen m.v. i den kommunale helsetjeneste” jf lov om kommunehelsetjenesten § 1-3.

Dato: 13.10.2005

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Vågan kommune i perioden 28.02.2005 - 13.10.2005, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten skal i utgangspunktet omhandle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Vågan kommune hadde 9034 innbyggere pr. 1. januar 2005. I aldersgruppen mellom 16 og 66 år er det 12,1 % uføretrygdede. Dette er litt lavere enn gjennomsnittet i Nordland fylke som ligger på 12,3 %, men høyere enn landsgjennomsnittet på 9,7 %. Andelen innbyggere under 67 år som mottar hjemmetjenester er1,2 %. Gjennomsnittet for kommuner i Nordland er 1,4 %. I alt er det registrert 5 % ressurskrevende mottakere av totalt antall mottakere av hjemmetjenester, dette er 0,5 % høyere enn gjennomsnittet for Nordland og 1,3 % over landsgjennomsnittet. Tall det henvises til her er hentet fra KOSTRA.

Hjemmetjenester utgjør en resultatenhet, mens støttekontakt , psykiatritjeneste og sosialkontor utgjør en resultatenhet. De ulike resultatenhetene er underlagt kommunalsjef og rådmann, som hver har ansvar for halvdelene av resultatenhetene. Fordelingen mellom rådmann og kommunalsjef er ikke gjort ut fra faglige kriterier. Rehabiliteringstjenester utgjør en egen enhet. Det blir fattet enkeltvedtak for alle tjenestetyper, dette omfatter hjemmesykepleie, avlastning, personlig assistent, støttekontakt, psykiatritjenester og praktisk bistand. Kommunens hjemmetjenester og rehabilteringsavdelingen bruker et felles elektronisk journalsystem (Gerica), som også inneholder saksbehandlingssystem (utredning og vedtak). Psykiatritjenesten bruker ikke dette journalsystemet.

I hjemmetjenestene blir håndterminaler (PDA) brukt som et hjelpemiddel for å planlegge arbeidsdagen for helsepersonell og hjemmehjelpere. Håndterminalene gir tilgang til pasientopplysninger og prosedyrer og kommunisere med det sentrale data-anlegget via mobilnettet. Bekreftelse på utført arbeid, og annen journalføring kan gjøres hjemme hos tjenestemottakeren eller når det enkelte oppdrag er utført, og elektronisk journal oppdateres automatisk.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over 11 personer med langvarige og sammensatte behov fra soner, samt vedtak fra helse- og sosiallovgivningen som tilhørende disse tjenestemottakere. Tjenestene omhandler i hovedsak:
  - personlig assistent
  - hjemmesykepleie
  - praktisk bistand og opplæring
  - individuell plan
  - avlasting i sykehjem
  - matombringing
• Oversikt over ansatte
• Organisasjonskart
• Metodebeskrivelse for saksbehandling, vurderingsbesøk og møte med nye brukere
• Utdrag av kvalitetssystem
• Diverse dokumentasjon angående rehabiliteringstjenesten, dette omfattet Handlingsplan 2005 – 2008, strategisk utviklingsplan, fakta om kommunen pr 9. november 2005, budsjett 2005, Rehabiliteringsplan for 2002 – 2005, årsmelding for rehabiliteringstjenesten 2004.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Anmoding datert 18. april 2005 fra Vågan kommune om utsettelse av tilsyn
• Brev datert 3. mai 2005 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet om ny dato for tilsyn
• Brev datert 27. juni fra Vågan kommune, med dokumentoversendelse og anmodning om endret dato
• Brev datert 30. juni 2005 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet om dato for tilsyn
• Brev av 15. juli 2005 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Nordland med program for tilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28. februar 2005.

Åpningsmøte ble avholdt på Vågan rådhus 30. august 2005

Intervjuer
12 personer ble intervjuet, jf punkt 7.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført 30. og 31. august 2005:

• 11 journaler ble gjennomgått, derav 8 fra hjemmebasert omsorg og 3 fra avdeling for psykisk helse. 3 av disse omfattet individuell plan. Journalene omfattet papirbasert journal, journal fra rehabiliteringsavdelingen, kartlegginger, referat fra ansvarsgruppemøte, vedtak mv. for 5 av tjenestemottakerne var det etablert ansvarsgruppe.
• Gjennomgang av internkontrollsystem for hjemmebasert omsorg, rehabiliteringsavdeling og sosialtjenesten. Omfatter a) organisasjon og styring, b) administrative prosedyrer, c) faglige prosedyrer d) resultat/avvikshåndtering. Ikke alle prosedyrer var revidert i forhold til oppsatt tidsplan, eller det var ikke angitt tidspunkt for revisjon.
• Gjennomgått system for avvikshåndtering i en sone i hjemmebaserte tjenester. 38 avvik var registrert hittill i år i denne sonen. Hovedsakelig avvik relatert til medikamenthåndtering.
• Gjennomgått perm for internkontroll i sosialtjenesten. Omfatter a) organisasjon og styring, b) administrative prosedyrer, c) faglige prosedyrer d) resultat/avvikshåndtering.
• Nye vedtaksmaler for hjemmehjelp, hjemmesykepleie, personlig assistent og omsorgslønn ble lagt fram.
• Søknadsskjema ble gjennomgått, felles for sosialtjenesten, gjaldt støttekontakt, avlastning, bolig mv.
• Demonstrert bruk av håndterminal tilknyttet kommunens journalsystem som hjelpemiddel for hjemmebaserte tjenester (arbeidslister, prosedyrer mv).

Sluttmøte ble avholdt 31. august 2005

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Kommunen er kommet i gang med å utarbeide individuelle planer til målgruppen. En person som kommunen mente hadde behov for individuell plan ga ikke samtykke til dette. Det er etablert ulike samarbeidsarenaer og arbeidsmåter rundt de enkelte brukere for å ivareta en helhetlig og mest mulig koordinert tjeneste til tjenestemottakerne. Det er etablert rutiner for å ta mot nye henvendelser. Hjemmesykepleie kan tildeles på svært kort varsel, og i noen tilfeller blir det gitt tjenester før det er fattet et skriftlig vedtak. Kommunen har tildeler personlig assistent (BPA) til enkelte brukere. Kommunen har et system som skal sikre at tjenester blir gitt i samsvar med vedtak og behov, og som samtidig gjør det mulig å fange opp og ta hensyn til endringer i helsetilstand mv.

Det ble ikke påpekt avvik på de reviderte områder. Det ble imidlertid gitt to merknader. Begge er knyttet til helsehjelp og andre tjenester for personer med psykiatrisk sykdom og store hjelpebehov.

Merknad 1.
Vedtak for personer med psykisk grunnlidelse som bor i kommunens bofellesskap angir at disse mottar tjenester 117 timer pr uke fra avdeling for psykisk helse. Det er ikke skilt mellom tilsyn og aktiv tjeneste, og heller ikke mellom helsetjenester og praktisk bistand.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Ved gjennomgang av vedtak fremkom det at tjenester for personer med psykisk grunnlidelse og stort bistandsbehov i stor grad omhandlet helsetjeneste. Dette kommer indirekte fram ved gjennomgang av journaler og tiltaksplaner mv. hvor det er angitt betydelig samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjeneste.

Merknad 2.
Det kom ikke klart fram at rutiner for legemiddelhåndtering til personer med psykisk grunnlidelse og stort bistandsbehov var hjemlet i ”Forskrift om legemiddelforsyningen m.v. i den kommunale helsetjeneste” jf lov om kommunehelsetjenesten § 1-3.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Ved gjennomgang av kvalitetssystemet for sosialtjenesten fremkom det at rutinebeskrivelsen for legemiddelhåndteringen for denne deltjenesten var hjemlet etter rundskriv IK-38/95. Dette er et samlerundskriv med lover/forskrifter, utgitt i 1995. Rundskrivet er også endret flere ganger etter den tid.

Kommentarer:
Legemiddelhåndtering i kommunene skjer med rettslig grunnlag i ”forskrift om legemiddelforsyningen m.v. i den kommunale helsetjeneste”.

Slik rutinebeskrivelsen var utformet fremkom det ikke klart at hjelp til å håndtere legemidler i prinsippet må betraktes som en tjeneste etter lov om kommunehelsetjeneste, dvs at legemiddelhåndtering er å anse som helsetjeneste. Dette trenger ikke å ha følger for tjenestens organisatoriske plassering

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Nordland deltok:
Rådgiver Berit Kjølmoen

Fra Helsetilsynet i Nordland deltok:
Fylkessykepleier Benthe Westgaard
Rådgiver/jurist Per Harald Pettersen.