Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland gjennomførte tilsyn med kommunale helse- og sosialtenester til vaksne personar (over 18 år) med langvarige og samansette behov i Voss kommune 5. – 6. september 2005. Tilsynet blei utført som systemrevisjon og omfatta følgjande område:

• Oppstartsfasen; handtering av nye førespurnader om tenester, planlegging, utgreiing og avgjerder/vedtak.
• Iverksettingsfasen; frå planer, avgjerder og vedtak til konkrete og tilrettelagte tenester
• Oppfølgingsfasen; oppfølging av tenestemottakarar, revurdering og justering av tenester.

I tilknyting til kvart område blei det undersøkt om krav til brukarmedverknad, individuell tilrettelegging, koordinering og forsvarlege tenester, blei oppfylte.

Kommunen har innført bestillar-utførar modell frå 1. januar 2005. Samarbeidsrutinar mellom dei forskjellige einingane som yter sosial- og helsetenester og forvaltningskontoret er framleis i ein innkøyringsfase og ved tilsynet var det uavklara kven som hadde ansvar for enkelte oppgåver, t. d. funksjonen som koordinerande eining. I høve til kvar enkelt delteneste er det ikkje avdekt forhold som tilseier at behov ikkje blir fanga opp og at brukarar ikkje får medverke ved tilrettelegging og gjennomføring av tenestene. Privatpraktiserande legar og fysioterapeutar blir og trekte inn. Tilsynet har avdekt at kommunen sine rutinar/tiltak for å sikre nødvendig koordinering av tenester til personar med langvarige og samansette behov er mangelfulle.

Ved tilsynet blei det påpeikt to avvik:

1. Personar med langvarige og samansette behov får ikkje alltid informasjon om rett til individuell plan, og for ein del personar blir slike planar ikkje brukte til å ivareta behovet for koordinerte tenester

2. Bebuarar i bufellesskap og omsorgsbustader med heildøgns omsorgstenester har ikkje oppdaterte skriftlege vedtak om tildeling av heimesjukepleie og praktisk bistand

Dato: 14. oktober 2005

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn i Voss kommune 5. - 6. september 2005, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland. Tilsynet er utført etter oppdrag frå Statens helsetilsyn og er del av eit landsomfattande tilsyn i 2005 med kommunale helse- og sosialtenester til vaksne personar (over 18 år) med langvarige og samansette behov.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek i vare bestemte lovkrav innanfor dei områda tilsynet omfattar, jf kapittel 5.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket og sosiale tenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen. Samanheng og heilskap i tenestetilbodet er blant dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med langvarige og samansette behov. Statens helsetilsyn har difor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsyn med sosiale tenester og fylkeslegen, som er ansvarleg for tilsyn med helsetenestester, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidd ein felles rapport. Oppfølginga av eventuelle avvik vil bli samordna frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland.

Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden blir det undersøkt om verksemda gjennom sin internkontroll sikrar at tenestene er i samsvar med krav i lovgjevinga.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer forhold som kan bli betre.

Tenester som dette tilsynet omfattar er organiserte i Kommunalavdeling helse og sosiale tenester. Kommunalsjef er leiar for avdelinga som har to einingar i stab og 11 teneste-einingar: Avdeling for barnevern, sosialavdeling, helseavdeling, Voss sjukeheim, Vetleflaten omsorgssenter og heimebaserte tenester som er organisert i seks geografiske soner. Soneleiarane har fag-, personal- og økonomiansvar innan tildelt budsjett og rapporterer til kommunalsjef. Frå 1. januar 2005 er innført bestillar- utførarmodell der forvaltningskontor er delegert mynde til å treffe vedtak etter sosialtenestelova § 4-2 a, b, d og e og kommunehelsetenestelova § 2-1, 4.ledd. Vedtak om støttekontakt, jf. sosialtenestelova § 4-2 c, blir treft av sosialavdelinga.

I følgje KOSTRA hadde kommunen 13850 innbyggjarar pr. 31.desember 2004, om lag 17,4 % av dei var over 67 år. Av alle som fekk heimetenester, fekk 41,5 % både praktisk bistand og heimesjukepleie. Når det gjeld aldersfordeling på mottakarane av heimetenester var 20 % under 67 år og 58,1 % var 80 år og eldre. To personar hadde brukarstyrt personleg assistanse.

Dokumentasjon frå verksemda:

• Oversikt over dokumentasjon motteken i samband med tilsynet er lista i vedlegg 1.
• Korrespondanse mellom verksemda og tilsynet:
• Melding om tilsyn, brev av 18. mai 2005 til Voss kommune frå Fylkesmannen i Hordaland
• Dokumentasjon frå Voss kommune i brev av 11. juli og 29. august 2005 med vedlegg
• Framlegg til program, brev av 24. august 2005 med vedlegg til Voss kommune frå Fylkesmannen i Hordaland
• Program for tilsynet, brev av 31. august 2005 med vedlegg til Voss kommune frå Fylkesmannen i Hordaland

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt 13. mai 2005

Formøte blei halde 23. august 2005

Opningsmøte blei halde 5. september 2005

Intervju: 18 personar blei intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførte: Gjennomgang av 15 pasientjournalar/-mapper mellom anna søknadar, vedtak, referat frå ansvarsgruppemøte, samarbeidsmøte, individuelle planar.

Sluttmøte blei halde 6. september 2005

Tenesteyting til personar med langvarige og samansette behov involverer store delar av den kommunale helse- og sosiallovgjevinga. Ved dette tilsynet er det under kvart tema lagt vekt på at kommunen skal følgje regelverket om:

• Brukarmedverknad
• Samordning mellom dei ulike tenestene
• Individuelt tilpassa tenestetilbod til den enkelte
• Forsvarleg tenesteyting.

For å undersøkje dei ulike delane av kommunens tenester til personar med langvarige og samansette behov, er dei aktuelle problemstillingane sette opp langs ei tidsline: oppstart, iverksetting og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• fangar opp og vurderer nye førespurnader om tenester
• gjer tilstrekkeleg og samordna utgreiing av behovet for tenester
• avgjer/fattar vedtak som legg til rette for tenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• omset avgjerder og vedtak i konkrete og tilrettelagte tenester

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• sikrar tilstrekkeleg stabilitet og kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever ein føreseieleg og trygg kvardag
• sikrar at nye eller endra tenestebehov blir fanga opp og at nødvendige endringar blir gjort på ein samordna måte

Avvik 1
Personar med langvarige og samansette behov får ikkje alltid informasjon om rett til individuell plan, og for ein del personar blir slike planar ikkje brukte til å ivareta behovet for koordinerte tenester

Avvik frå følgjande krav: Lov om sosiale tjenester § 4-3a og § 4-1, lov om helsetjenesten i kommunene § 6-2a, pasientrettighetsloven §§ 2-5 og 3-, jf. forskrift om individuell plan og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det blei opplyst i intervju at tenestemottakar som har langvarige og samansette behov for tenester ikkje blir informerte om retten til individuell plan. Arbeid med individuell plan blir sett i verk dersom det etter personalet si vurdering er tenleg og/eller dersom tenestemottakar sjølv ber om å få individuell plan.
• Det blei opplyst at det er fleire tenestemottakar som skulle hatt individuell plan. For somme av desse er det oppretta ansvarsgrupper som skal møtast ein til to gonger i året. For enkelte andre blir det halde samarbeidsmøte. Det er inga oversikt over kor mange ansvarsgrupper som er oppretta.
• Ansvarsfordelinga mellom forvaltningskontoret, rehabiliteringsteamet og soneleiarar i høve til å setje i verk arbeid med individuell plan, er uavklara. Det er og uavklara om det er forvaltningskontoret eller rehabiliteringsteamet som no skal ivareta funksjonen som koordinerande eining for personar med behov for rehabiliteringstenester.
• Det er ikkje klare rutinar for koordinert utgreiing av behov for tenester og koordinert tildeling av tenester, sjå også avvik nr. 2.
• Ved gjennomgang av 15 pasientjournalar/mapper til personar med langvarige og samansette behov, var det seks som hadde individuelle planar utarbeidde i tidsrommet 2000 – 2004. Det var ikkje dokumentasjon på at planane var evaluerte etter at det dei var utarbeidde. For ein av desse tenestemottakar var det referat frå eit ansvarsgruppemøte inneverande år. For fire av seks tenestemottakarar som ikkje har individuell plan, var det ikkje dokumentasjon på at ansvarsgruppemøte/ samarbeidsmøte var gjennomført inneverande år.
• I framlagde referat frå ansvarsgruppemøte går målsetting, behov og tiltak frå involverte deltenester i liten grad fram.

Avvik 2
Bebuarar i bufellesskap og omsorgsbustader med heildøgns omsorgstenester har ikkje oppdaterte skriftlege vedtak om tildeling av heimesjukepleie og praktisk bistand

Avvik frå følgjande krav: Lov om helsetjenesten i kommunene, § 2-1 og Lov om sosiale tjenester § 8-1, jf. forvaltningslova §§ 23, 24 og 25.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det blei opplyst i intervju at det ikkje har vore prioritert å endre tidlegare skriftlege vedtak om tildeling av tenester til personar i bufellesskap og bustader med heildøgns omsorgstenester, men at tenestene er endra/auka ettersom bebuarane sine behov for tenester har endra seg.
• Ved gjennomgang av journalar gjekk det fram at for enkelte bebuarar i bufellesskap var vedtaka om tenester ikkje endra sidan 1997.

Kommentar:
Vedtak om tildeling av tenester skal byggje på fagleg utgreiing og vurdering av den enkeltes behov. For at tenestene skal vere føreseielege må det vere klart for både brukar og tenesteytar kva for tenester som skal ytast. Tenestemottakar skal vere kjend med kva tenester ho/han er tildelt, og om ønskjeleg kunne klage på vedtaket.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over kven som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland deltok:
Landås, Jarle, rådgjevar
Robøle, Anne Grete, rådgjevar
Vabø, Anne-Lisbeth, ass. fylkeslege

Dokumentasjon motteken frå Voss kommune i brev av 11. juli 2005 med vedlegg

1. Kommuneplan for Voss 2003 - 2014, s. 15, 16, 26, 28 og 28

2.Økonomiplan 2005 - 2008 s. 84 - 88 om pleie- og omsorgstenestene

3.Rehabiliteringsteamet, samansetjing og utkast til kommunal saksgang for rehabilitering

4.Meldingsblankett til rehabiliteringsteamet i Voss kommune

5. Tilbakemelding frå rehabiliteringsteamet i Voss kommune

6. Oppgåver for koordinator for den einskilde rehabiliteringspasient/brukar, mars 2004

7. Arbeidsoppgåver for rehabiliteringsteamet

8. Referat frå møte 14. april 2005 i rehabiliteringsteamet i Voss kommune

9. Mandat til rehabiliteringsutvalet Voss sjukehusområde, datert 13. juli 2005

10. Årsmelding 2004 for helse og sosialtenester

11. Organisasjonsmodell for Voss kommune gjeldande frå 14. februar 2005

12. Organisasjonskart for kommunalavdeling helse og sosiale tenester

13.Organisasjonsgjenomgang av helse- og sosialetaten i Voss kommun, funksjonsbeskriving soneleiar

14.Områdeorganisering i pleie- og omsorgstensta, rapport skiping av forvaltningskontor

15.Prosedyre forvaltningskontor - søknad og vurdering av denne

16.Områdeorganisering i pleie- og omsorgstenesta, funksjonsomtale leiar av forvaltningskontor

17.Retningsliner for oppretting og drift av ansvarsgrupper for barn og ungdom opp til 18 år

18.Retningsliner for oppretting og drift av ansvarsgrupper for vaksne som tiltak i rehabiliteirngsarbeid

19.Individuell plan, vegvisar i planprosessen og mal for individuell plan

20.Oversikt over lovgjeving for ulike tenesteområde i sosial- og helsetenestene

21.Helseavdelinga, Voss kommune: Prosedyre 1.02: Utdrag av kommuneplan 2003 - 2014

22.Verksemdplan 2005 helseavdelinga

23.Helseavdelinga, Voss kommune: Prosedyre 06: Avvikshandsaming

24. Skjema for avviksrapportering

25.Skjema for retting av avvik

26.Informasjon til nytilsette

27.Etiske retningsliner for folkevalde og tilsette i Voss kommune, datert 25. april 2005

28.Strategisk kompetanseplan 2003 - 2006 Voss kommune

29.Helse- og sosialkontoret, Voss kommune:Prosedyre 3.2.1: Vedtak - handsaming av søknader, utarbeidd 25. november 1998

30.Voss kommune: Vil du vera støttekontakt, informasjon, annonse, søknad om å bli støttekontakt, hugseliste i høve til intervju av nye støttekontaktar

31.Voss kommune, skjema for arbeidsavtale/teieplikt

32.Orientering til foreldre/brukarar av støttekontaktteneste

33.Skjema, søknad om å få støttekontakt

34.Skjema, halvårsrapport frå støttekontakt

Dokumentasjon motteken i samband med formøte 23. august 2005

35.Skjema for eigensøknad om praktisk bistand og opplæring

36.Skjema for eigensøknad om heimesjukepleie

37.Skjema for søknad om omsorgsløn

38.Skjema for søknad om ergoterapi

39.Tryggleiksalarm i Voss kommune

40.Transportordning for funksjonshemma i Hordaland

41.Utdrag frå brukarundersøking i pleie- og omsorgstenestene i 2004

42.Skjema for avviksbehandling

43.Delegasjonsreglement for Voss kommune, politisk og administrativ organisering

Dokumentasjon motteken i brev av 29. august 2005

44.Oversikt over tenestemottakarar

Dokumentasjon motteken under tilsynet 4. og 5. september 2005

45.15 journalar/mapper

46.Instruks for ansvarsvakt i heimesjukepleien

47.Planleggingsark for sone 4 sørsio