Virksomhetens adresse:	4745 Bygland
Tidsrom for tilsynet:	04.03.05-19.10.05
Kontaktperson i virksomheten:	Lasse Hornnes
Regelverk:	Lov om sosiale tjenester Kap 4 og 4A Forskrift om internkontroll Forvaltningsloven

INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Ved systemrevisjonen ble det undersøkt om:

• Kommunen sikrer at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted.
• Kommunen sikrer at tjenestemottakernes tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d endres i samsvar med endring i grunnleggende behov.
• Kommunen sikrer at tiltak som innebærer planlagt bruk av makt og tvang gjennomføres i samsvar med vedtak hjemlet i §§ 4A-7 og 4A-8.

Tilsynet ble gjennomført over to dager, der den første dagen ble brukt til intervjuer av fem personer som på forhånd var plukket ut med tanke på tema for tilsynet. Intervjuobjektene har ulike oppgaver og ulikt ansvarsområde. Denne delen av tilsynet rettet seg mot kommunens virksomhet og den praksis man har i tjenestene generelt. Tilsynet var bredt anlagt, og hensikten var både å se til at brukerne ikke blir utsatt for ulovlig tvang, og at kommunen har systemer som fanger opp brukernes behov for nødvendige tjenester etter hvert som behovet endrer seg over tid.

Den andre dagen rettet tilsynet seg spesielt mot de brukerne som mottar omfattende tjenester hjemme i egen bolig, der sosialtjenesteloven Kap 4A er aktuell i tillegg til Kap 4 om de alminnelige tjenestene. Boligen Jernbaneveien er samlokalisert i ett bygg med fire leiligheter samt en ekstern leilighet, og har fire beboere pr i dag. Ved Sagmoen er det separate boenheter med to leiligheter i hver enhet, og totalt fire brukere aktuelt for tilsynet. I tillegg til denne rapporten vil det bli laget egne rapporter som omhandler navngitte brukere, og disse rapportene er unntatt offentlighet bortsett fra konklusjonene som kommer frem her.

Det ble i alt avdekket to avvik.

Område 1:

Avvik 1:
Virksomheten har ikke operasjonalisert lovens tvangsbegrep i organisasjonen. Man er derfor ikke i stand til å identifisere den tvangsbruk som forekommer i tjenesten, og resultatet er at det i visse sammenhenger utøves ulovlig tvangsbruk.

Avvik 2:
Meldinger om skadeavvergende nødsituasjoner fylles ikke ut i de situasjoner der det er lovpålagt.

Område 2:

Ingen avvik

Merknad 1:
Kommunen har begynt å fatte vedtak om tjenester. Fylkesmannen mener at innholdet i vedtakene kan bli mer presise mht utmåling av hjelp, begrunnelse, beskrivelse av type hjelp som er nødvendig mv.

Dato: 19.10.05

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bygland kommune i perioden 04.03.05 – 19.10.05. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Bygland kommune er en innlandskommune med 1327 innbyggere pr 01.01.05, og med et samlet areal på 1330 km2. Kommunen var tidligere vertskommune for sentralinstitusjon med ca 150 beboere. I forhold til gjennomsnittet i Aust-Agder har kommunen flere som omfattes av dagens lovverk i lov om sosiale tjenester Kap 4A. Siden Lov om sosiale tjenester fikk sitt tillegg benevnt som Kap 6A, virksom fra 01.01.99, har Fylkesmannen ennå ikke har mottatt meldinger eller vedtak om tvangsbruk. Administrasjonen av kommune med få innbyggere gjør at ansatte i administrative stillinger også må ta seg praktiske oppgaver.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Serviceerklæring
• Rutiner for primærkontakt
• Delegasjonsreglement
• Skjema medarbeidersamtale
• Medisinhåndteringsprosedyre
• Rapport fra farmasøytisk tilsyn
• HMS dokumentasjon
• 5 alminnelige vedtak etter sosialtjenesteloven Kap. 4

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Varsel om tilsyn med kommunens virksomhet 04.03.05, og varsel om stedlig tilsyn på Sagmoen og Jernbaneveien
• Nytt varsel om tilsyn datert 12.08.05
• Innkommet dokumentasjon fra kommunen 30.08.05

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.03.05, tilsynet ble utsatt og nytt varsel sendt 12.08.05.

Formøte ble avholdt 05.09.05.

Åpningsmøte ble avholdt 06.09.05.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet som en del av det planlagte tilsynet.

Samtale med 2 personer som en del av befaring på det stedlig tilsynet.

Verifikasjoner / Samtaler

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av innsendt dokumentasjon, herunder enkeltvedtak om Kap 4 tjenester fattet for brukere med psykisk utviklingshemming,
• gjennomgang av miljøpermer og rutiner for brukerne, befaring i boliger, befaring ved arbeidsenteret og samtale med brukere.

Sluttmøte ble avholdt 07.04.05.

Område 1: Ulovlig bruk av tvang overfor psykisk utviklingshemmede

Myndighetskravet er at kommunen sikrer at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted.

Avvik 1:
Virksomheten har ikke operasjonalisert lovens tvangsbegrep i organisasjonen. Man er derfor ikke i stand til å identifisere den tvangsbruk som forekommer i tjenesten, og resultatet er at det i visse sammenhenger utøves ulovlig tvangsbruk.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven § 2-3 og §§ 4A-2 jf 4A-4, 4A-5, jf internkontrollforskriften § 4 annet ledd b og c.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I intervjuer kom det frem at de ansatte ikke alltid forstår lovens tvangsbegrep og heller ikke vet når regelverket skal brukes. Det ble omtalt ulike situasjoner der det åpenbart blir brukt tvang uten at de ansatte er klar over at det er å regne som ”tvang” i lovens forstand. F eks låses dører og skap i beboernes leiligheter. (Låser ble for øvrig demontert umiddelbart etter eget initiativ.) Hva som ligger i begrepet håndledelse var også uklart, og oppfatningen var at så lenge man måtte beskytte brukeren så var det ikke å regne som tvang.
• Kommunen følger ingen systematisk eller planlagt opplæringsplan, og man har ikke kartlagt behovet for slik grunnleggende opplæring. Enkelte av de ansatte har deltatt på Fylkesmannens kurs, utover dette er det ikke godgjort at opplæring er gitt eller tilbudt. I boligene var lovverket ikke tilgjengelig.

Avvik 2:
Meldinger om skadeavvergende nødsituasjoner fylles ikke ut i de situasjoner der det er lovpålagt.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven § 2-3 og § 4A-7 første ledd, jf internkontrollforskriften § 4 annet ledd b, c, e, f og g.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I intervjuene kom det frem at tvangsbegrepet ikke var kjent blant de ansatte. Enkelte brukere har en utagerende oppførsel som til tider gjør det nødvendig å gripe inn med tvang og makt. I virksomheten er man ikke kjent med kravet om at det skal fylles ut skadeavvergende melding i nødsituasjoner. Skjemaene finnes heller ikke tilgjengelig. De skjemaene som var kjent og delvis i bruk angår HMS arbeid, og er ikke knyttet til kap. 4A og brukernes rettssikkerhet.

Område 2: Sosiale tjenester til personer med utviklingshemming

Myndighetskravet er at kommunen skal sikre at tjenestemottakernes tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d endres i samsvar med endring i grunnleggende behov.

Merknad 1:
Kommunen har begynt å fatte vedtak om tjenester. Innholdet i vedtakene kan bli mer presise mht utmåling av hjelp, beskrivelse av type hjelp som er nødvendig mv.

Kommentar:
Fylkesmannen har registrert at kommunen har laget rutiner ved fatting av vedtak i henhold til forvaltningsloven. Presisjonsnivået i vedtak er viktig, ikke minst for å fange opp endringer over tid, f eks for å unngå at økt hjelpebehov hos en person fører til at andre får mindre. Presise vedtak kan også være et redskap til å synliggjøre behov for økt bemanning og økte budsjettrammer internt i kommunen, når det oppstår endringer av et visst omfang.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Aust-Agder deltok:

Lasse Svenstrup Andersen og Egil Nordlie