INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen i Ringerike kommune omfattet følgende områder:

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutninger
• Iverksettelsesfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottaker og revurdering og justering av tjenester.

Under tilsynet ble det også gjennomgående vurdert hvordan kommunen sikrer brukermedvirkning, koordinering, individualisering og forsvarlig tjenesteyting.

Det ble under tilsynet funnet 3 avvik. Det ble ikke gitt noen merknader.

Dato: 1.november 2005

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Ringerike kommune i perioden 09.06.05 – 29.09.05, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen, som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven, som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Ringerike kommune er en kommune med ca 28 000 innbyggere. Den kommunale virksomheten er inndelt i resultatenheter, som yter service til innbyggerne og støtteenheter som yter støtte innad i kommunen. Den administrative ledelse består av rådmann og tre kommunalsjefer. Fra 2005 ble det iverksatt en pleie- og omsorgsorganisasjon med omsorgsområder som har ansvaret for driften av pleie- og omsorg, og en bestillerenhet med ansvar for å saksbehandle og fatte vedtak etter helse- og sosiallovgivningen. Støttekontakttjenesten er imidlertid plassert i sosialtjenesten som både utreder behovet for støttekontakt, fatter vedtak og iverksetter tjenesten. Både bestillerenheten og sosialtjenesten er organisert under resultatenheten Familie og velferd. Arbeidet med individuell plan til tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov er plassert i bestillerenheten som har ansvaret for å vurdere om vedkommende har rett til en slik plan. Ansvaret for utarbeidelse av planen og utpeking av koordinator er plassert i de enkelte omsorgsområdene.

Fysio- og ergoterapitjenesten er underlagt resultatenheten Austjord behandlingssenter.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oppdatert organisasjonsoversikt og andre dokumenter som viser hvem eller hvilke funksjoner i kommunen som innehar ansvar, myndighet og oppgaver overfor voksne tjenestemottakere med langvarige behov for både helse – og sosialtjenester.
• Delegasjonsreglementet og andre dokumenter som viser hvordan vedtaksfullmakter er delegert.
• Oversikt over aktuelle ledere, saksbehandlere og ansatte i de tjenesteytende ledd: navn, profesjon/stilling og tjenestetid.
• Stillingsbeskrivelser / stillingsinstrukser som er utarbeidet for de ansatte
• Kompetanseutviklingsplan for både helsetjenesten, pleie- og omsorgstjenesten og andre virksomheter/etater som yter tjenester til målgruppen for dette tilsynet.
• Dokumentasjon som beskriver hvordan kommunikasjon / samhandling med fastlegene og fysio-/ergoterapi-/ logopedtjenesten søkes sikret
• Dokumentasjon som beskriver rutiner i forbindelse med utredning av tjenestebehov (Både helsetjenester og sosialtjenester)
• Dokumentasjon som beskriver rutiner i forbindelse med utredning av endret tjenestebehov. (Både helsetjenester og sosialtjenester)
• Dokumentasjon som beskriver hvordan kommunen sikrer et samlet og helhetlig tjenestetilbud – herunder rutiner for utarbeidelse av individuelle planer og/eller andre planer.
• Dokumentasjon som beskriver hvordan brukermedvirkning søkes sikret.
• Vedtaksmaler, søknadsskjemaer, evalueringsskjemaer, mal for individuell plan etc.
• Vedtak fattet overfor 10 voksne tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester, f.eks personer med MS diagnose, slagrammede o.l (jf definisjonen ovenfor) som har mottatt tjenester de siste 5 årene. For hver av de 10 tjenestemottakerne ble det fremlagt:
• De 5 siste vedtakene hvor det er innvilget/avslått tjenester etter sosialtjenestelovens kap 4 - herunder også endringsvedtak
• De 5 siste vedtakene hvor det er innvilget/avslått tjenester etter kommunehelsetjenesteloven – herunder også endringsvedtak
• Oversikt over andre kommunale tjenester vedkommende mottar men hvor det ikke er vedtaksplikt, f.eks fysioterapi og psykiatrisk sykepleietjeneste.
• Samtlige vedtak fattet overfor 5 voksne – nye tjenestemottakere i 2004 med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester.
• Navn på fastlege, fysioterpeut/ergoterapeut til utpekte tjenestemottakere.
• Dokumentasjon som beskriver avvikssystemet i kommunen på disse tjenesteområdene og avviksmeldinger for perioden 01.01.05 til 01.08.05
• Annen relevant informasjon, bl.a kommunens tjenestetilbud lagt ut på kommunens hjemmeside på internett.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Varsel om tilsyn sendt 09.06.05
• Dokumentasjon sendt fra Ringerike kommune 12.08.05
• Program sendt kommunen 09.09.05
• Ytterligere dokumentasjon sendt fra Ringerike kommune 30.08.05

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.06.05

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte 28.09.05

Intervjuer
12 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført 28. og 29.09.05:

• Gjennomgang av mapper tilhørende 10 tjenestemottakere.
• Gjennomgang av prosedyre og rutiner for Hønefoss omsorgsområde.
• Gjennomgang av prosedyre og rutiner for Hønefoss omsorgsområde – personalrettet del og pasientrettet del.
• Prosedyrebok Austjord behandlingssenter
• Informasjonsperm Austjord behandlingssenter

Sluttmøte ble avholdt 29.09.05

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1:
Ringerike kommune sikrer ikke tilstrekkelig koordinert utredning av tjenestebehovet til personer med langvarige og sammensatte behov.

Avvik fra følgende regler:

• Sosialtjenestelovens § 8-1
• Kommunehelsetjenestelovens § 2-1 første ledd
• Forvaltningslovens § 17
• Forksrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester § 3
• Forskrift om re-/habilitering §§ 9, 10 og 4
• Forskrift om individuell plan § 7

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremgår av fremlagte organisasjonskart og bekreftes av intervjuer at oppgaven med å fatte vedtak/beslutninger er spredt på flere kommunale enheter.
• Det fremgår av intervjuer at bestillerenheten ikke har prosedyrer eller praksis som sikrer koordinerte tjenester.
• Det fremgår av intervjuer at bestillerkontoret formidler søknader om støttekontakt og fysioterapi og ergoterapi til rett instans i kommunen, men sikrer ikke videre samordning.
• Intervjuer bekrefter at det ikke blir gitt tilbakemeldinger fra fysio/ergoterapitjenesten eller sosialtjenesten til bestillerenheten på de vurderinger og tjenester som er innvilget.
• Det fremgikk av intervjuer at det er uklart hvem som har ansvaret for utarbeidelse av individuelle planer.
• Det fremkom under intervjuer at det ikke gjennomføres systematisk ansvarsgruppemøter eller organiseres andre arenaer som sikrer koordinerte tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov.

Avvik 2:
Ringerike kommune sikrer ikke tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen

Avvik fra følgende regler:

• Sosialtjenestelovens § 4-3
• Interkontrollforskriftens § 4g
• Kvalitetsforskriftens § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det ble bekreftet under intervjuer at flere tjenestemottakere ikke fikk innvilgede tjenester under ferieavvikling
• Det fremgår av avviksrapporter fra ansatte i et omsorgsdistrikt at det første halvår 2005 ikke var gitt tjenester i henhold til vedtak på grunn av personalmangel i over 200 tilfeller.
• Det fremkom under intervjuer at tjenesten praktisk bistand og opplæring ikke blir gitt i tråd med vedtaket langt oftere enn det som avviksrapporteres.

Avvik 3:
Ringerike kommune gir ikke praktisk bistand i tråd med lov om sosiale tjenester

Avvik fra følgende regler:

• Sosialtjenestelovens §§ 4-3 og 4-2a.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremgår av fremlagt dokumentasjon at tjenester som trappevask i borettslag, snømåking og innbæring av ved og/eller parafin ikke blir gitt av kommunen.
• Det fremgikk av fremlagt dokumentasjon at kommunen stiller vilkår om at dersom tjenestemottaker har innlagt strøm forventes det at vedkommende monterer panelovner eller lignende.
• Det fremkom under intervjuer at det var fattet et kommunalt vedtak som innskrenker ordningen praktisk bistand.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud deltok:
Rådgiver Anne-Lene E. Arnesen (revisjonsleder)
Assisterende fylkeslege Rolf B. Winther
Rådgiver Tom Tvenge
Fylkessykepleier Ole-Bennie Johansen