INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Organisering, delegering av ansvar og oppgaver.
• Saksbehandling.

Fylkesmannen avdekket følgende avvik og merknader:

Avvik 1
Aremark kommune har ikke internkontroll effektivt implementert i organisasjonen.

Avvik 2
Aremark kommune følger ikke fullt ut forvaltningslovens regler om saksbehandling.

Merknad
Kommunens delegasjon av myndighet er ufullstendig.

Dato: 13.07.05

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aremark kommune i perioden 04.04.05-25.05.05. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Østfold gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Aremark kommune er en jord-og skogbruks kommune. Kommunen har et sentrum, Fossby.

Kommunen har i underkant av 1500 innbyggere

Pleie - og omsorgstjenesten fatter vedtak på korttidsopphold, avlastning for eldre, sykehjemsplass, hjemmesykepleie og praktisk bistand. De fleste søknader om bistand er muntlige, og er ikke nedtegnet av saksbehandler.

Pleie og omsorg har et dataprogram hvor det ikke er mulig å få skrevet ut saksutredningen.

På tidspunkt for revisjonsbesøket hadde kommunen tatt i bruk korttidsplasser til langtidsopphold. Kommunen har vanskeligheter med å få dekket hjelpebehovet til personer med demens.

Sosialtjenesten fatter vedtak på støttekontakt for alle søkere og avlastning for barn, unge og voksne.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Dokumentasjon som viser oversikt over lover og forvaltningsansvar
• Rutiner for organisering av støttekontakt virksomheten i Aremark kommune
• Metodebeskrivelse Pleie og omsorgstjenesten
• Kartleggingsskjema for vurdering/tildeling av tjenester
• Kommunens informasjon om klagerett, klagefrist og nærmere framgangsmåte ved klage
• Anonymiserte søknader saksutredning og vedtak på langtidsopphold sykehjem 5 eksempler, korttidsopphold/avlastningplass 5 eksempler, hjemmesykepleie 5 eksempler, praktisk bistand 5 eksempler, støttekontakt 5 eksempler og avlastning 3 eksempler, avslag 1 eksempel, søknad 6 eksempler.
• Organisasjonskart over tjenestegren pleie og omsorg i Aremark kommune
• Årsmelding

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Østfold:

• Melding om tilsyn datert 04.04.05
• Kommunens oversendelse datert 18.04.05
• Telefax fra fylkesmannen datert 25.04.05
• Supplerende opplysninger datert 03.05.05
• E-post med dagsorden fra fylkesmannen til kommunen 18.05.05
• Oversendelse av foreløpig tilsynsrapport 20.06.05

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.04.05

Åpningsmøte ble avholdt 25.05.05

Intervjuer 4 personer ble intervjuet

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomgang av saksmapper hvor det var fattet vedtak etter sosialtjenesteloven § 4-2 c.
• Verifisering i kommunens dataprogram av saker hvor det var fattet vedtak etter kommunehelsetjenesteloven § 2-1.

Sluttmøte ble avholdt 25.05.05

Område 1: Organisering, delegering av ansvar og oppgaver

Avvik 1
Internkontroll er ikke effektivt implementert i organisasjonen

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 2-1, annet ledd
• Lov om helsetjenester i kommunen § 3-1a
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenester § 4 bokstav f og h

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Tilsendt metodebeskrivelse fra pleie og omsorgstjenesten er ikke oppdatert og er mangelfull i forhold til lovhenvisninger.
• Metodebeskrivelsene for pleie og omsorgstjenestene er ikke godkjent, undertegnet eller datert
• Metodebeskrivelse for pleie og omsorgstjenesten er ikke revidert i april 2005 slik som virksomheten selv har beskrevet på skjemaet.
• Intervju med ansatte bekreftet at det ikke foregår systematisk arbeid med oppdatering av rutiner og prosedyrer.

Kommentarer:
Kommunen har utarbeidet rutiner og metodebeskrivelser for tildeling av tjenester og saksbehandling. Rutinene og medtodebeskrivelsene er ikke fullstendig utført. Det mangler lovhenvisninger og lovanvisningen er enkelte steder uklar. Pleie og omsorgssektoren har opprettet en kvalitetsgruppe som har som oppgave å utarbeide og revidere metodebeskrivelsene.

Merknad 1
Kommunens delegasjon av myndighet til å fatte vedtak etter helsetjenesteloven er ufullstendig.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Kommunens ” Oversikt over lover og forvaltningsansvar”
• Intervjuer med ansatte bekreftet at alle visste hvem som har myndighet til å fatte vedtak.

Kommentarer:
Kommunens ”Oversikt over lover og forvaltningsansvar” viste ikke til lov om helsetjenester i kommunen § 2-1 (tildeling av tjenester). Alle intervjuede visste hvem som har vedtaksmyndighet, men det er ikke formalisert.

Område 2: Saksbehandling

Avvik 2
Kommunen følger ikke fullt ut forvaltningslovens regler om saksbehandling

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  § 11 c – nedtegnelser av muntlige henvendelser
  § 23 – skriftlig vedtak
  § 25 – begrunnelsens innhold
  §§ 27, jf 28 flg.- rett til innsyn i sakens dokumenter og informasjon om klageinstans

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Intervjuer med ansatte
• Gjennomgang av kommunens rutiner og prosedyrer.
• Gjennomgang av saksutredning og vedtak i pleie og omsorgstjenesten

Kommentarer:
Manglende søknader/manglende nedtegnelser av søknader (forvaltningsloven § 11 c) kan medføre at det er uklart om søker fullt ut innvilges den eller de tjenester det er søkt om. Dette har betydning for om det etter forvaltningsloven § 24 stilles krav om samtidig begrunnelse eller ikke.

Ifølge forvaltningsloven § 23 skal vedtak som hovedregel være skriftlig. Aremark kommune har ikke vedtaksfestet krav om vederlag for langtidsopphold, jf. kommunehelsetjenesteloven § 2-3 annet ledd. Krav om vederlag for praktisk bistand er ikke konkretisert i vedtaket. Det går ikke fram hva den enkelte skal betale, jf. sosialtjenesteloven § 11-2 og forskrift til sosialtjenesteloven kap. 8 (Rundskriv I-46/97).

Forvaltningslovens § 25 gir regler for begrunnelsens innhold, herunder de regler som vedtaket bygger på. Kommunens vedtak om helsetjenester fattes etter Kommunehelsetjenesteloven §§ 1-1 og 1-3. Riktig lovhjemmel er § 2-1.

Kommunens vedtak om pleie og omsorgstjenester mangler opplysninger om rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. retten til dette etter forvaltningsloven § 18. For øvrig er pleie- og omsorgstjenestens datasystem til hinder for innsynsretten da en del av opplysningene ikke kan skrives ut. Disse vedtakene mangler også opplysninger om hvem som er klageinstans, jf. forvaltningsloven § 27.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Østfold deltok:
Revisor Kari (Lund) Riiser, rådgiver på område sosial og familie
Revisor Finn Marthinsen, rådgiver på område helse
Revisjonsleder Marit Werner Haabeth, rådgiver på område sosial og familie