INNHOLD

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomførte 13. og 14. september 2005 et felles tilsyn med Søgne kommunes helse- og sosialtjenester til voksne med langvarige og sammensatte behov for slike tjenester. Helse- og sosialtjenestene, herunder pleie- og omsorgstjenestene, er organisert i 5 resultatenheter. Tilsynet har foregått i 3 av enhetene

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Oppstartsfasen, herunder kommunens håndtering av nye henvendelse, ivaretakelse av planlegging, utredning og beslutninger.
• Iverksettelsesfasen, fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen, herunder oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester.

Det er undersøkt om og hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester og om det faktisk gir de resultater som lovgivningen krever. Ved dette tilsynet er det lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om brukermedvirkning, koordinering mellom forskjellige tjenester, individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte og forsvarlig tjenesteyting.

Kommunen har system for å fange opp nye henvendelser. Det finnes søknadsskjema som ivaretar informasjon om hvilke tjenester som finnes. Kommunen bruker dataprogrammet Gerica og det fattes vedtak om tjenester på bakgrunn av en individuell vurdering av behov hos nye brukere. Enkelte vedtak blir imidlertid ikke iverksatt innen rimelig tid. Dette gjelder brukere som er i behov av hjelp fra kommunen og hvor kommunen har hjelpeplikt.

Kommunen har etablert rutiner for arbeid med individuell plan og ansvaret for dette er plassert. I tillegg er det kontaktperson i alle enheter samt koordinator for den enkelte plan.

Helse- og sosialtjenesten koordinerer de ulike tjenester ved hjelp av møtestruktur, ansvarsgrupper og rapportering via Gerica-systemet. Det er fattet flere vedtak om brukerstyrt personlig assistanse. Det er system for brukermedvirkning, men dette kan dokumenteres bedre i saksutredningene.

Tjenesteyterne fanger opp brukernes behov for endring av tjenester innen vedtaksperioden og vedtaket endres i noen tilfeller. Dersom vedtak er gått ut fortsetter tjenesteytingen med bakgrunn i foregående vedtak. Det at det ikke foreligger gyldig vedtak for tjenesteyting representerer brudd på viktige rettsikkerhetsgarantier og svekker brukernes muligheter for å ivareta sine rettigheter overfor kommunen. Kommunen har, gjennom Gerica-systemet, verktøy for å følge opp når vedtaksperioden går ut. Praksis viser at dette ikke følges opp.

Det ble gitt 2 avvik

Avvik 1:
Søgne kommune sikrer ikke tjenestemottakeres rett til tjenester på en forsvarlig måte.

Avvik 2:
Søgne kommune sikrer ikke en forsvarlig kommunal saksbehandling når tjenestemottakeres behov for tjenester endres.

Dato: 07.11.05

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Søgne kommune i perioden 07.06.05 – 14.09.05 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Søgne kommune har 9547 innbyggere (2004). Ca 60 % av innbyggerne er mellom 18 og 67 år. Ca 42 % av dem som mottar hjemmetjenester er under 67 år.

Kommunen er organisert etter en to nivå modell. Organisasjonsplan for pleie- og omsorgstjenesten samt enhet for psykiatri og habilitering ble iverksatt i 2005. Dette tilsynet har omfattet følgende resultatenheter:

• Enhet for helsetjenester, herunder avdeling for rehabilitering
• Enhet for psykiatri og habilitering
• Enhet for hjemmetjenester, organisert i 2 avdelinger

Enhetslederne rapporter til kommunens tjenestesjef. Hjemmetjenesten treffer enkeltvedtak om hjemmesykepleie, praktisk bistand og opplæring, herunder BPA, avlastning/ korttidsopphold i institusjon samt omsorgslønn. Enhet for psykiatri og habilitering fatter vedtak om psykiatrisk sykepleie, praktisk bistand og opplæring (diagnoseavhengig), avlastning til barn samt støttekontakt. Enhet for helsetjenester ved avdeling for rehabilitering foretar beslutninger i forhold til rehabiliteringstjenester samt utarbeidelse av individuell plan. Avdelingen er kommunens koordinerende enhet for rehabilitering og habilitering.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kommuneplan
• Organisasjonskart for kommunen
• Detaljert organisasjonskart for enhetene hjemmetjenester, helsetjenester, psykisk helsearbeid og habilitering samt sosial og barnevernstjenester.
• Oversikt samt utdrag av kvalitetshåndbok for pleie- og omsorgstjenesten
• Internkontrollsystem for helsetjenesten
• Rutinebok for sosial- og barnevernstjenesten.
• Opplærings- og rekrutteringsplan
• Revidert plan for rehabilitering/habilitering 2004/2007
• Fremdriftsplan for rehabiliteringsarbeidet 2. halvår 2005
• 3 vedtak om hjemmesykepleie og 4 vedtak om praktisk bistand , 2 beslutninger om iverksettelse av rehabiliteringstjeneste samt beslutning om utarbeidelse av IP.
• Diverse brosjyrer vedr. tjenestene

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Fylkesmannens varsel om tilsyn, 07.06.05
• Fylkesmannens brev av 01.08.05 vedr. oppnevning av kontaktperson
• Kommunens brev av 08.08.05 om oppnevning av kontaktperson
• Kommunens oversendelse av etterspurt dokumentasjon, 23.08.05
• Fylkesmannens brev av 05.09.05 vedr. dagsorden for tilsynet
• Kommunens brev (E-post) av 08.09.05 med oversikt over navn på stillingsinnehaver til intervju.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 07.06.05

Åpningsmøte ble avholdt 13.09.05

Intervjuer: 12 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

Gjennomgang av 15 klientmapper.

Dokumentasjon fra Gerica-systemet.

Sluttmøte ble avholdt 14.09.05

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1:
Søgne kommune sikrer ikke tjenestemottakeres rett til tjenester på en forsvarlig måte.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf § 4-2 bokstav c.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det ble opplyst under intervju at det i noen tilfeller ikke ytes støttekontakt i henhold til kommunens eget enkeltvedtak på grunn av problemer med rekruttering av støttekontakter.
• Manglende iverksetting ble ikke meldt som avvik, men det fremkom at det ble rapportert muntlig.
• Kommunen har ikke system for å sikre at alternative/midlertidige tiltak igangsettes i påvente av at vedtak om støttekontakt kan omsettes til tjeneste.

Avvik 2:
Søgne kommune sikrer ikke en forsvarlig kommunal saksbehandling når tjenestemottakeres behov for tjenester endres.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningslovens kap V og VI samt sosialtjenesteloven § 8-1, jf § 4-2 a (praktisk bistand og opplæring).

Kommentar:
Sosialtjenesteloven § 8-1 angir at vedtak om tildeling av tjenester er enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Forvaltningslovens kap V gir regler for form og innhold for enkeltvedtak, mens kap. VI gir regler for klage. Formålet er bl. a å sikre rettsikkerheten til den enkelte, både i forhold til hva tjenesten skal inneholde samt muligheten for å kunne påklage vedtaket.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det ble opplyst i intervju at vedtak med sluttdato ble videreført uten at det var fattet nytt vedtak.
• Rapport utkjørt fra Gerica viste at blant 50 tjenestebrukere var det 30 som ikke hadde gyldig vedtak om praktisk bistand og opplæring..
• Manglende vedtak ble ikke registrert som avvik, men det fremkom at det muntlig var rapportert

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder deltok:
Rådgiver Eli Gotteberg, revisor
Rådgiver Håkon Kiledal, revisor
Rådgiver Britt Møll Abrahamsen, revisjonsleder