INNHOLD

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte 15. og 16. september 2005 tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov i Nittedal kommune.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder :

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutninger
• Iverksettelsesfasen – fra planer, beslutning og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester.

Det ble under tilsynet ikke påvist avvik. Det ble gitt to merknader :

Merknad 1:
Kommunen har et forbedringspotensiale i å koordinere tjenester til målgruppen på en mer hensiktsmessig måte.

Merknad 2:
Kommunen har et forbedringspotensiale i å ha tilstrekkelige sikre systemer for å ivareta forsvarlige tjenester.

Dato: 25. oktober 2005

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Nittedal kommune i perioden 2. juni 2005 – 25. oktober 2005. Tilsynet ble gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus. Tilsynet er en del av et landsomfattende felles tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det utarbeides en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Nittedal kommune har knapt 20.000 innbyggere. Helse-, pleie og omsorgs- og sosial og barneverntjenester er organisert i hver sin enhet. Kommunen har i noen år vært ROBEK-kommune, noe som planlegges å opphøre fra 1.1.2006. Kommunen er for tiden inne i en større omstillingsprosess, der ikke minst samarbeid og koordinering av tjenester står sentralt. Pleie- og omsorgsseksjonen beskriver i sitt organisasjonskart et tiltak-/bestillerteam, som gjelder for denne tjenestens egne tiltak.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for Nittedal kommune 2005
• Organisasjonskart for pleie- og omsorgssektoren
• Organisasjonskart for sosial- og barnevernseksjonen
• Organisasjonskart for helseseksjonen
• Årsberetning og årsmelding for Nittedal kommune 2004
• Reglement for delegering
• Kvalitetssystem – individuell plan til personer med spesielle behov
• Koordinering av arbeidet for funksjonshemmede
• Hvordan organiseres rehabiliteringsvirksomheten i Nittedal kommune i dag ?
• Internkontroll for treningsbasseng, Døli
• Rutinehåndbok – tjenesteområde psykiatritjenesten
• Styrekort for psykiatritjenesten
• Årsmelding 2004 for psykiatritjenesten
• Handlingsplan for psykisk helse
• Tjenestebeskrivelse psykiatritjenesten
• Henvisning til psykiatritjenesten
• Informasjon om psykiatritjenesten
• Internt notat om individuell plan
• Skjema for individuell plan
• Orientering : til brukere av psykisk helsevern i Nittedal kommune
• Orientering om personlig koordinator
• Samarbeidsavtale mellom bruker og personlig koordinator
• Informasjon fra senter for sorgstøtte
• Emosjonell førstehjelp
• Mandat for ”Arbeidsgruppe for mennesker i krise”
• Kvalitetssystem – Støttekontaktvirksomhet
• Oppdragsavtale mellom Nittedal kommune, sosialtjenesten og støttekontakter
• Interne rutiner i forbindelse med behandling av omsorgslønnsaker
• Interne rutiner i forbindelse med behandling av personlig assistent-saker
• Tjenestebeskrivelse – brukerstyrt personlig assistanse (BPA) – Skytta
• Kvalitetssystem – tildeling av tjenester i tiltaksteamet
• Kvalitetssystem – behandling av søknader, tildeling av plass i sykehjem og serviceboliger
• Kvalitetssystem – tildeling av hjemmetjenester
• Kvalitetssystem – om kvalitetssystemet
• Kvalitetssystemet – behandling av avvik
• Kvalitetssystem – bruk av makt og tvang m/vedlegg

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Brev fra Fylkesmannen med varsel om tilsyn 2.juni 2005
• Brev fra Nittedal kommune av 14. juni 2005 med bekreftelse av mottatt varsel og oversendelse av dokumentasjon
• Brev fra Fylkesmannen av 15. juli med program for tilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2. juni 2005

Formøte ble avholdt 23. juni 2005

Åpningsmøte ble avholdt 15. september 2005

Intervjuer
11 personer ble satt opp til intervju. To av de opprinnelig oppsatte intervjupersoner ble erstattet med stedfortredere.

Verifikasjon av informasjonskilder
Følgende verifikasjoner av informasjonskilder ble gjennomført med journaler/mapper fra 14 tjenestemottakere vedrørende brukermedvirkning, individualisering, koordinering og forsvarlig tjenesteyting:

• Vedtak
• Individuell plan eller lignende planer
• Referater fra møter (ansvarsgrupper, innsatsteam, samarbeidsmøter m.v.) vedrørende tjenestemottakere
• Notater fra sosialtjenesten
• Journaler fra helsetjenesten.

Sluttmøte ble avholdt 16. september 2005.

Tjenesteyting til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Det ble under tilsynet ikke påvist avvik. Det ble gitt to merknader. Funnene bygger på opplysninger som fremkom under intervjuer så vel som gjennomgang av tilsendt og fremlagt dokumentasjon.

Merknad 1:
Kommunen har et forbedringspotensiale i å koordinere tjenester til målgruppen på en mer hensiktsmessig måte.

• Til tross for at kommunen formelt har en koordinerende enhet, er den ikke tilstrekkelig kjent og brukt blant tjenesteytere og tjenestemottakere.
• Det ble beskrevet tilfeller med forsinkede tjenester til tjenestemottakere pga. mangelfull koordinering.
• Kvalitetsdokumentet sier at den første tjenesteyter som blir gjort oppmerksom på en person med sammensatte behov skal gå videre mhp. å få til en koordinert innsats. Det fremkom at dette ikke blir godt nok etterlevd.

Merknad 2:
Kommunen har et forbedringspotensiale i å ha tilstrekkelige sikre systemer for å ivareta forsvarlige tjenester.

• Det er beskrevet hendelser i pleie- og omsorgstjenesten som ligger nær det uforsvarlige i helse- og sosiallovgivningen. Det ble angitt under intervjuer at dette kunne skyldes lav bemanning.
• Det ble beskrevet at det ikke er sikret rett kompetanse til enhver tid i pleie- og omsorgstjenesten. Eks.: Det er ikke lenger sykepleier på vakt i hjemmetjenesten om natten.
• Rapporteringssystemene synes å være mangelfulle i å sikre at kommunens øvre ledelse får informasjon om det faglige innhold i tjenestene.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen som følger er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus deltok:

• Rådgiver Marit Thorseth, Fylkesmannen
• Rådgiver Arnfinn Løvik, Fylkesmannen
• Rådgiver Kristin Utseth Njerve, Helsetilsynet
• Rådgiver Elisabeth Wang, Helsetilsynet
• Ass. (stedfortredende) fylkeslege Helge Worren (revisjonsleder)

Seniorrådgiver Kirsti Haakens fra Helsetilsynet deltok som observatør.