Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte 12. og 13. oktober 2005 tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov i Aurskog-Høland kommune.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder :

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutninger
• Iverksettelsesfasen – fra planer, beslutning og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester.

Det ble under tilsynet ikke avdekket avvik. Det ble gitt tre merknader:

Merknad 1:
Aurskog-Høland kommune har et forbedringspotensiale mht. å koordinere helse- og sosialtjenester til tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov.

Merknad 2:
Aurskog-Høland kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom og innenfor tjenestene til tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov.

Merknad 3:
Aurskog-Høland kommune har et forbedringspotensiale i å sørge for at vedtak i hjemmehjelpstjenesten og hjemmesykepleien gjøres innen rimelig tid.

Dato: 31. oktober 2005

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Aurskog-Høland kommune i perioden 0. mai – 31.oktober 2005. Tilsynet ble gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus. Tilsynet er en del av et landsomfattende felles tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Aurskog-Høland er den største landkommunen i Akershus i areal med ca. 20 % av fylkets areal. Kommunen har 13 200 innbyggere og bebyggelsen er spredt med lange avstander. Helse- og sosialtjenesten i kommunen er inndelt i tre distrikter; Aurskog, Bjørkelangen og Løken/Hemnes. Hvert distrikt har en resultatenhet Omsorg med ansvar for bl.a. hjemmetjeneste. Resultatenhet Levekår omfatter bl.a. psykiatri, rehabilitering, tiltak for funksjonshemmede, sosialtjeneste og bolig for funksjonshemmede.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Reglementer for delegasjon
• Handlingsplan for funksjonshemmede 2005 - 2008
• Kvalitetshåndbok - innholdsfortegnelse
• Saksbehandling for enkeltvedtak i omsorgsetaten – innholdsfortegnelse
• Administrative rutiner ved vedtak om tildeling av hjemmehjelp og egenadelsberegning
• Administrative rutiner ved vedtak om tildeling av fast institusjonsplass og vederlagsberegning
• Administrative rutiner ved vedtak om tildeling av korttidsplass i institusjon og vederlagsberegning
• Administrative rutiner for tildeling og fakturering av andre hjemmehjelpstjenester, ambulerende vaktmestertjeneste, matombringing, matservering ved institusjonene, trygghetsalarmer, dagopphold, trygdebolig og boveiledertjeneste.
• Rutiner for behandling av søknader til korttidsplasser ved syke- og aldershjem
• Rutiner for behandling av søknader til faste syke- og aldershjemsplasser
• Kriterier for tildeling av faste plasser i sykehjem
• Rutiner for saksbehandling av søknader om hjemmesykepleie
• Kriterier for tildeling av hjemmesykepleie
• Rutiner for saksbehandling av søknader til hjemmetjenester
• Rutiner – sosialtjenesten
• Årsrapport for farmasøytisk tilsyn 2004
• Kommentar til rapport fra farmasøytisk tilsyn 2004
• Tjenestebeskrivelse for ergoterapitjenester
• Tjenestebeskrivelse for kommunefysioterapi
• Tjenestebeskrivelse for psykiatrisk sykepleietjeneste
• Ekstern tjenestebeskrivelse for omsorgslønn
• Ekstern tjenestebeskrivelse for boveiledertjenester
• Ekstern tjenestebeskrivelse for brukerstyrt personlig assistent
• Ekstern tjenestebeskrivelse for støttekontakt for funksjonshemmede
• Ekstern tjenestebeskrivelse for avlastning for funksjonshemmede
• Ekstern tjenestebeskrivelse for trygdebolig/omsorgsbolig
• Ekstern tjenestebeskrivelse for hjemmesykepleie
• Ekstern tjenestebeskrivelse for hjemmehjelp
• Ekstern tjenestebeskrivelse for fysio- og ergoterapitjeneste
• Ekstern tjenestebeskrivelse for bil for funksjonshemmede - ergoterapi.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Brev fra Fylkesmannen av 30. mai 2005 med varsel om tilsyn
• Brev fra kommunen av 10. juni 2005 med oversendelse av dokumenter
• Brev fra kommunen av 10. juni 2005 vedr. behandling av søknader om omsorgslønn
• E-post fra Fylkesmannen av 29. juni 2005 med endring av dato for tilsynet etter ønske fra kommunen
• E-post fra kommunen av 30. juni 2005 med bekreftelse på endrede datoer for tilsynet
• Program for tilsynet av 14. juli 2005 fra Fylkesmannen

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30. mai2005

Formøte ble avholdt 23. juni 2005

Åpningsmøte ble avholdt 12. oktober 2005

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Verifikasjon av informasjonskilder

Følgende verifikasjoner av informasjonskilder ble gjennomført med journaler/mapper fra 10 tjenestemottakere vedrørende brukermedvirkning, individualisering, koordinering og forsvarlig tjenesteyting :

• Vedtak
• Individuell plan eller lignende planer
• Referater fra møter (ansvarsgrupper, innsatsteam, samarbeidsmøter m.v.) vedrørende tjenestemottakere
• Notater fra sosialtjenesten
• Journaler fra helsetjenesten.

Sluttmøte ble avholdt 13. oktober 2005.

Tjenesteyting til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik ble ikke avdekket.

Det ble gitt tre merknader.

Merknad 1:
Aurskog-Høland kommune har et forbedringspotensiale mht. å koordinere helse- og sosialtjenester til tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov.

Revisjonsbevis :

• Det er ikke tilstrekkelig sikret at alle som trenger individuell plan får informasjon og/eller tilbud om dette
• Tilsynet avdekker at kontakt og koordinering mellom tjenestene til målgruppen i for stor grad er personavhengig.

Merknad 2:
Aurskog-Høland kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom og innenfor tjenestene til tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov.

Revisjonsbevis :

• Ved intervjuer fremkom det at enkelte medarbeidere visste lite om andre tjenester det var naturlig å samarbeide med og å ha kunnskap om
• Ved intervjuer fremkom det at regelmessig veiledning i enkelte tilfelle var mangelfull.

Merknad 3 :
Aurskog-Høland kommune har et forbedringspotensiale i å sørge for at vedtak i hjemmehjelpstjenesten og hjemmesykepleien gjøres innen rimelig tid.

Revisjonsbevis :

• Tilsynet avdekket at det er en variasjon fra 2 uker til 6 mnd. før vedtak gjøres.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus deltok:

• Rådgiver Marit Thorseth, Fylkesmannen
• Fung. seksjonsleder Arnfinn Løvik, Fylkesmannen
• Seksjonsleder Kristin Utseth Njerve, Helsetilsynet
• Rådgiver Elisabeth Wang, Helsetilsynet
• Ass. (stedfortredende) fylkeslege Helge Worren (revisjonsleder)

Seniorrådgiver Bente Smedbråten fra Statens Helsetilsyn og Bjørg Langeland fra Helsetilsynet i Oslo og Akershus deltok som observatør.