INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Brukermedvirkning
• Koordinering av ulike tjenester
• Om tjenestetilbudet er individuelt tilpasset
• Om tjenestetilbudet er forsvarlig og tilstrekkelig

Tilsynet la vekt på dette gjennom ulike faser av kommunens tjenesteutøvelse:

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning
• Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere, revurdering og justering av tjenestene

Avvik og merknader er omtalt nedenfor under punkt 6.

Det er gitt avvik i forhold til manglende iverksetting av enkelte vedtak om støttekontakt og avlastning. Det er også gitt avvik i forhold til utilstrekkelig spesifikasjon av vedtak om praktisk bistand i hjemmet.

Det er gitt avvik i forhold til journalføring fra hjemmesykepleien.

Merknad er gitt i forhold til:

• lang saksbehandlingstid for vedtak etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d
• mangelfull implementering av utarbeidet internkontrollsystem
• manglende rutiner i forhold til individuell plan
• manglende koordinerende enhet for habilitering/rehabilitering

Grunnlaget for at ovennevnte er kategorisert som merknader og ikke avvik, er at tilsynsmyndighetene ikke har funnet konkrete holdepunkter for at manglene har ført til faktisk svikt i forhold til samordning, koordinering og utførelse av forsvarlige tjenester. Etter tilsynsmyndighetenes oppfatning innebærer imidlertid manglene en økt fare for at slik svikt kan skje.

Dato: 021105

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Tønsberg kommune i perioden 230605 - 141005, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tønsberg kommune har reorganisert virksomheten fra 010105 og skilt ut et eget tildelingskontor som fatter vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven kapittel 4 og kommunehelsetjenesteloven kapittel 2. Fra 010106 er det planlagt at økonomiske midler skal følge vedtakene, i motsetning til dagens ordning. Virksomheten hjemmetjenester er inndelt etter geografiske soner. Virksomheten boliger fatter egne vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven kapittel 4.

Det er opplyst at kommunen har en samarbeidsavtale med SKUR – statens kunnskaps- og utviklingssenter for helhetlig rehabilitering, og jobber med å få på plass det som kreves i henhold til forskrift om habilitering, se merknad nummer 4.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• organisasjonskart
• virksomhetsplaner
• bemanningsplaner og stillingsbeskrivelser
• delegasjonsreglement
• opplæringsplaner
• internkontrollrutiner
• informasjonsmateriale til brukere

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Varsel om tilsyn av 230605
• Svar om kontaktperson av 140705
• Innhenting av dokumentasjon av 200705
• Oversendelse av dokumentasjon 310805
• Program for tilsynet av 150905
• Opplysninger om dokumentgjennomgang av 220905

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 230605

Åpningsmøte ble avholdt 131005

Intervjuer
12 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Det ble gjennomgått saksmapper for 20 brukere fra de forskjellige virksomhetene. Det forelå ikke avviksmeldinger for siste halvår, ut over avvik i forhold til medikamenthåndtering og arbeidsmiljø.

Sluttmøte ble avholdt 141005

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1
Ikke alle brukere får oppfylt sin rett til tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-3.

Avviket er basert på følgende:

• Det er opplyst i intervjuer at vedtak om støttekontakt og avlastning ikke alltid iverksettes til fastslått tid. Kommunen har altså gjennom vedtaksprosessen vurdert at behovet for tjenester, og retten til tjenester, er oppfylt, men pga vansker med å skaffe passende tilbud, oppfylles ikke alltid brukerens rettigheter.

Avvik 2
Det var mangler ved innholdet i enkelte vedtak, jf forvaltningslovens saksbehandlingregler i kapittel 5, jf kommunehelsetjenesteloven § 2-1.

Avviket er basert på følgende:

• Det ble ved dokumentgjennomgang i forbindelse med tilsynet funnet enkelte vedtak om hjemmesykepleie som ikke var konkretisert tilstrekkelig med hensyn til omfang og hyppighet. Vedtak om hjemmesykepleie skal i henhold til kommunehelsetjenesteloven § 2-1 følge forvaltningslovens saksbehandlingsregler. Når det ikke fremgår av vedtaket om tjenesten skal ytes daglig eller mindre hyppig, vil tjenestemottaker ikke ha grunnlag for å vurdere om vedtaket skal påklages. Det ble opplyst i intervjuer og på sluttmøte at kommunen var oppmerksom på at dette ikke hadde vært tilfredstillende, men at alle nye vedtak ivaretok hensynet.

Avvik 3
Journalføringen i hjemmetjenesten oppfylte ikke alltid kravene i journalforskriften § 8.

Avviket er basert på følgende:

• Ved dokumentgjennomgangen ble det observert at det for enkelte pasienter kunne gå måneder mellom hver gang det var ført journal fra hjemmesykepleien, selv om hjemmesykepleie ble ytt ukentlig eller oftere.

Merknad 1 - lang saksbehandlingstid
Forvaltningsloven § 11a krever at vedtak avgjøres uten ugrunnet opphold. Det er ikke fastslått noen konkret tidsfrist. Når det gjelder sosiale tjenester, vil imidlertid lang saksbehandlingstid kunne gå utover retten til hjelp etter sosialtjenesteloven § 4-3. Det er derfor etter Fylkesmannens oppfatning viktig at kommunen gjør tiltak for å begrense saksbehandlingstiden som er opplyst å være lang for tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d.

Merknad 2 - implementering av kommunens internkontrollsystem
Kommunen har utarbeidet et skriftlig internkontrollsystem med prosedyrer for kvalitetssikring av en rekke oppgaver. Internkontrollsystemet inkluderer også prosedyrer for skriftlig avvikshåndtering. Det er opplyst i intervju at det i liten grad meldes slike avvik ut over det som gjelder medikamenthåndtering og skader på personale (internkontroll etter arbeidsmiljøloven). Dette er også bekreftet ved at vi ikke har mottatt avviksmeldinger. Manglende avviksmeldinger er ikke omtalt som avvik i denne rapporten, da det ut fra gitte opplysninger i stor grad var fungerende rutiner for å ta opp aktuelle problemstillinger og det ble vurdert behov for endringer i virksomhetene når utfordringer ble tatt opp. Merknad gis fordi manglende implementering av internkontrollsystemet innebærer en fare for at viktig informasjon ikke blir fanget opp og behandlet forsvarlig i kvalitetsforbedringsøyemed.

Merknad 3 – individuell plan
Rutiner for å informere brukere om retten til individuell plan var ikke innarbeidet. Det ble ikke systematisk vurdert om brukere hadde rett til individuell plan, eller systematisk igangsatt arbeid med individuell plan når behovet var vurdert å være tilstede. Manglende rutiner rundt individuell plan er ikke oppført som avvik fra forskrift om individuell plan, fordi intervjuer og dokumentasjon ikke avdekket at koordineringen av tjenester og samarbeid mellom virksomheter ble skadelidende av de manglende rutinene. Merknad gis fordi manglende rutiner rundt individuell plan innebærer en fare for at koordinering og samarbeid blir skadelidende ved at retten til individuell plan ikke blir oppfylt.

Merknad 4 – koordinerende enhet habilitering/rehabilitering
Kommunen mangler en generell oversikt over behovet for habilitering og rehabilitering og en koordinerende enhet for denne virksomheten. Det er ikke gitt avvik fordi vi ikke har grunnlag for å si at manglene i forhold til forskrift om habilitering og rehabilitering §§ 7 og 8, annet ledd, har ført til manglende koordinering av slike tjenester til brukerne. Merknad gis fordi manglene kan innebære en fare for svikt og større sårbarhet for arbeidet med habilitering og rehabilitering.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold deltok:
Lisbeth Øverjordet
Martin Rutherfurd