INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder
6. Funn
7. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Brukermedvirkning
• Koordinering av ulike tjenester
• Om tjenestetilbudet er individuelt tilpasset
• Om tjenestetilbudet er forsvarlig og tilstrekkelig

Tilsynet la vekt på dette gjennom ulike faser av kommunens tjenesteutøvelse:

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning
• Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere, revurdering og justering av tjenestene

Avvik og merknader er omtalt nedenfor under punkt 6.

Det er gitt avvik i forhold til manglende iverksetting av enkelte vedtak om støttekontakt og avlastning. I noen eldre saker med løpende tjenester, og overfor beboere ved Springvannsløkka er det ikke fattet vedtak etter sosialtjenesteloven om de tjenestene som ytes. Dette er avvik fra reglene om saksbehandling etter sosialtjenesteloven og forvaltningsloven.

Det er gitt avvik i forhold til journalføring fra hjemmesykepleien.

Merknad er gitt i forhold til:

• mangelfull implementering av utarbeidet internkontrollsystem
• manglende rutiner i forhold til individuell plan

Grunnlaget for at ovennevnte er kategorisert som merknader og ikke avvik, er at tilsynsmyndighetene ikke har funnet konkrete holdepunkter for at manglene har ført til faktisk svikt i forhold til samordning, koordinering og utførelse av forsvarlige tjenester. Etter tilsynsmyndighetenes oppfatning innebærer imidlertid manglene en økt fare for at slik svikt kan skje.

Dato: 11.11.05

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Hof kommune i perioden 230605-121005, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Hof kommune har delt ansvaret for tjenester etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven på sektor for institusjonsbasert omsorg, sektor for hjemmebasert omsorg, sektor for helse, og sektor for sosial. Fysioterapeut fungerer som koordinerende enhet for habilitering.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• organisasjonskart
• oversikt over ansatte
• arbeidsfordeling hjemmesykepleien
• innholdsfortegnelse samt enkelte prosedyrer fra skriftliggjort internkontrollsystem
• informasjonsmateriale til brukere

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• varsel om tilsyn 230605
• oversendt dokumentasjon fra Hof 290805
• program for tilsyn av 200905
• opplysninger om dokumentasjonsgjennomgang 220905

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 230605

Åpningsmøte ble avholdt 121005

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Det ble gått gjennom saksmapper for 16 brukere, samt journal fra hjemmesykepleien for 8 av disse. Mappe med rutiner for legemiddelhåndtering og avviksregistrering i forhold til legemiddelhåndtering ble også gjennomgått.

Sluttmøte ble avholdt 121005

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1
Tjenester etter sosialtjenesteloven ytes i noen saker hvor det har vært ytt tjenester over lengre tid, uten at det er fattet skriftlig vedtak. Beboere ved Springvannsløkka mottar tjenester etter sosialtjenesteloven uten at det er fattet skriftlig vedtak.

Dette er avvik fra sosialtjenesteloven § 8-1 om at avgjørelse om tildeling av tjenester etter sosialtjenesteloven er enkeltvedtak, jf forvaltningsloven § 23, som krever at enkeltvedtak skal være skriftlige.

Avvik 2
Enkelte vedtak om støttekontakt og avlastning iverksettes ikke til fastsatt tid, uten at det er iverksatt andre tiltak for å avhjelpe vedkommendes behov etter sosialtjenesteloven § 4-3.

Dette er avvik fra kommunens plikt til å yte tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d.

Avvik 3
Hjemmesykepleien fører i liten grad journal.

Dette er avvik i forhold til kravene til journalføring og journalens innhold i henhold til helsepersonelloven §§ 39 og 40, jf kommunehelsetjenesteloven § 1-3 a og journalforskriften.

Merknad 1
Kommunen har utarbeidet et skriftlig internkontrollsystem. Rutiner for sending og håndtering av avviksmeldinger følges i liten grad på andre områder enn medikamenthåndtering.

Dette er kategorisert som merknad og ikke avvik, da vi ikke har holdepunkter for å si at dette fører til svikt i tjenestene eller at kommunen ikke bruker erfaringer fra medarbeidere i kvalitetssikringsarbeidet, jf kravene i forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Merknad 2
Kommunen har ikke innarbeidet rutiner i forhold til å informere om, vurdere behov for, og iverksette utarbeiding av individuell plan.

Dette er kategorisert som merknad og ikke avvik, da vi ikke har holdepunkter for å si at dette fører til manglende koordinering av tjenester til brukerne.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold deltok:
Lisbeth Øverjordet
Martin Rutherfurd
Eli-Anne Stenhaug