INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen i Røyken kommune omfattet følgende områder:

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutninger
• Iverksettelsesfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottaker og revurdering og justering av tjenester.

Under tilsynet ble det også gjennomgående vurdert hvordan kommunen sikrer brukermedvirkning, koordinering, individualisering og forsvarlig tjenesteyting.

Det ble under tilsynet funnet 2 avvik. Det ble ikke gitt noen merknader.

Dato: 18. november 2005

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Røyken kommune i perioden 09.06.05 – 19.10.05, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen, som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven, som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Røyken kommune er en kommune med ca 17 000 innbyggere. Kommunens administrative hovedstruktur er organisert i to myndighetsnvå med rådmann og resultatenheter. Det er opprettet Den kommunale virksomheten er inndelt i resultatenheter, som yter service til innbyggerne og støtteenheter som yter støtte innad i kommunen. Den administrative toppledelse består av rådmann, assisterende rådmann og 4 kommunalsjefer. Det er videre opprettet 29 tjenesteenheter i kommunen som alle er resultatenheter. Fra 2005 ble det iverksatt en pleie- og omsorgsorganisasjon med 3 distrikter som har ansvaret for driften av pleie- og omsorgstjenestene i kommunen. Hvert distrikt ledes av en avdelingsleder, som rapporterer direkte til enhetsleder. Fra samme tidspunkt er det opprettet en bestillerenhet med ansvar for saksbehandling og vedtak etter helse- og sosiallovgivningen. Dette gjelder i utgangspunktet samtlige tjenester etter sosialtjenestelovens kap 4, hjemmesykepleie og psykiatrisk sykepleietjeneste.

Tilsynsmyndigheten får opplyst at Bestillerenheten ikke har alle saksbehandlere på plass enda slik at enheten kan fungere etter sin intensjon. Når det gjelder beslutninger om tjenester fra kommunens fysioterapeut eller ergoterapeut tas av disse enheten Ressurssenter 0-20 som er organisert under helseavdelingen i kommunen. Behovet for hjemmesykepleie utredes av enheten hjemmebaserte tjenester og bestillerenheten fatter deretter vedtak i tråd med den utredning og avgjørelse som er tatt av distriktet. Det samme er tilfelle med tjenester fra psykiatrisk sykepleier hvor utredningen og avgjørelsen om omfanget av tjenesten tas av enheten institusjon og psykiatri, mens det formelle vedtaket i saken skrives og sendes ut til tjenestemottaker fra bestillerenheten.

Ansvaret for arbeidet med individuell plan til tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov er plassert i henholdsvis bestillerenheten som har ansvaret for å vurdere om vedkommende har rett til en slik plan og distriktene, som skal utarbeide planen og utpeke en koordinator.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oppdatert organisasjonsoversikt og andre dokumenter som viser hvem og hvilke funksjoner i kommunen som innehar ansvar, myndighet og oppgaver overfor voksne tjenestemottakere med langvarige behov for både helse – og sosialtjenester.
• Delegasjonsreglementet og andre dokumenter som viser hvordan vedtaksfullmakter er delegert.
• Oversikt over aktuelle ledere, saksbehandlere og ansatte i de tjenesteytende ledd: navn, profesjon/stilling og tjenestetid.
• Stillingsbeskrivelser / stillingsinstrukser som er utarbeidet for de ansatte
• Kompetanseutviklingsplan for både helsetjenesten, pleie- og omsorgstjenesten og andre virksomheter/etater som yter tjenester til målgruppen for dette tilsynet.
• Dokumentasjon som beskriver hvordan kommunikasjon / samhandling med fastlegene og fysio-/ergoterapi-/ logopedtjenesten søkes sikret
• Dokumentasjon som beskriver rutiner i forbindelse med utredning av tjenestebehov (Både helsetjenester og sosialtjenester)
• Dokumentasjon som beskriver rutiner i forbindelse med utredning av endret tjenestebehov. (Både helsetjenester og sosialtjenester)
• Dokumentasjon som beskriver hvordan kommunen sikrer et samlet og helhetlig tjenestetilbud – herunder rutiner for utarbeidelse av individuelle planer og/eller andre planer.
• Dokumentasjon som beskriver hvordan brukermedvirkning søkes sikret.
• Vedtaksmaler, søknadsskjemaer, evalueringsskjemaer, mal for individuell plan etc.
• Vedtak fattet overfor 10 voksne tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester, f.eks personer med MS diagnose, slagrammede o.l (jf definisjonen ovenfor) som har mottatt tjenester de siste 5 årene. For hver av de 10 tjenestemottakerne ble det fremlagt:
• De 5 siste vedtakene hvor det er innvilget/avslått tjenester etter sosialtjenestelovens kap 4 - herunder også endringsvedtak
• De 5 siste vedtakene hvor det er innvilget/avslått tjenester etter kommunehelsetjenesteloven – herunder også endringsvedtak
• Oversikt over andre kommunale tjenester vedkommende mottar men hvor det ikke er vedtaksplikt, f.eks fysioterapi og psykiatrisk sykepleietjeneste.
• Samtlige vedtak fattet overfor 5 voksne – nye tjenestemottakere i 2004 med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester.
• Dokumentasjon som beskriver avvikssystemet i kommunen på disse tjenesteområdene og avviksmeldinger for perioden 01.01.05 til 01.08.05
• Annen relevant informasjon, bl.a kommunens tjenestetilbud lagt ut på kommunens hjemmeside på internett.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Varsel om tilsyn sendt 09.06.05
• Dokumentasjon sendt fra Røyken kommune 12.08.05
• Brev til Røyken kommune med varsel om endret tidspunkt for tilsynet 05.09.05
• Program sendt kommunen 06.10.05
• Ytterligere dokumentasjon sendt fra Røyken kommune 22.08.05

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.06.05

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte 18.10.05

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført 18. og 19.10.05:

• Gjennomgang av mapper tilhørende 11 tjenestemottakere.
• Gjennomgang av prosedyre for medikamenthåndtering

Sluttmøte ble avholdt 19.10.05

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1:
Røyken kommune sikrer ikke en forsvarlig koordinert utredning av tjenestebehovet til personer med langvarige og sammensatte behov.

Avvik fra følgende regler:

• Sosialtjenestelovens § 8-1
• Kommunehelsetjenestelovens § 2-1 første ledd
• Forvaltningslovens § 17
• Helsepersonellovens § 4
• Forskrift om re-/habilitering §§ 9, 10 og 4
• Forskrift om individuell plan § 7

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremgår av fremlagte organisasjonskart og bekreftes av intervjuer at oppgaven med å fatte vedtak/beslutninger i praksis er spredt på flere kommunale enheter
• Det er ikke fremlagt dokumentasjon som viser at det er etablert prosesser for koordinert behovskartlegging.
• Det fremkom under flere intervjuer at det etablerte ulike tildelingsmøtet hvor flere aktuelle instanser er representert, men disse ble benyttet i forhold til bl.a institusjonsbaserte tjenester, funksjonshemmede og psykiatri .
• Intervjuer bekrefter at de etablerte dataverktøyene ikke brukes på en slik måte at opplysningene som innhentes og nedtegnes om tjenestemottakerne er tilgjengelige for andre deler av kommunen som også utreder den enkeltes behov for helse- og sosialtjenester.
• Det bekreftes i flere intervjuer at det ikke er etablert systemer i kommunen som sikrer at alle involverte instanser vurderer vilkårene for å få tjenester likt.
• Det bekreftes under intervjuer at flere tjenestemottakere nekter hjemmebesøk under henvisning til at dette er gjennomført en rekke ganger tidligere av ulike instanser i kommunen.
• Det fremkom under flere intervjuer at de nedfelte rutinene for kommunens arbeid med individuell plan er ikke kjent blant ansatte i enkelte enheter i kommunen.
• Det bekreftes under intervjuer at det ikke er gitt nødvendig opplæring i opprettelse og bruk av individuell plan.
• Intervjuer og dokumentasjon bekrefter at flere tjenestemottakere i kommunen fyller vilkårene for individuell plan uten at det er gitt tilbud om dette.
• Det fremgår ikke av de fremlagte vedtakene at en samhandling mellom de ulike tjenesteyterne som eventuelt har funnet sted under utredningen, faktisk kommer til uttrykk i de beslutningene som tas.

Avvik 2:
Røyken kommune har ikke etablert systemer som sikrer tilstrekkelig koordinering og helhetstenking i tjenestetilbudet over tid til personer med langvarige og sammensatte behov.

Avvik fra følgende regler:

• Sosialtjenestelovens § 4-3 og kommunehelsetjenestelovens § 2-1
• Interkontrollforskriftens § 4c og 4g
• Kvalitetsforskriftens § 3
• Forskrift om individuell plan §§ 2 og 7c

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det ble bekreftet under intervjuer at rutinene som er utarbeidet for gjennomføring av ansvarsgruppemøter ikke er kjent blant ansatte i enkelte enheter i kommunen.
• Det fremkom under intervjuer og ved gjennomgang av dokumentasjon at det var varierende praksis for gjennomføring av ansvarsgruppemøter.
• Det ble bekreftet under intervjuer at ikke alle aktuelle tjenesteytere deltar i ansvarsgruppene
• Det fremkom under intervjuer og bekreftes av fremlagt dokumentasjon at det ikke er en bestemt tjenesteyter som har hovedansvaret for oppfølging av tjenestemottaker over tid.
• Det er fremlagt flere individuelle planer som er foreldet og som ikke er fulgt opp eller erstattet av ny plan.
• Det er ikke bekreftet eller dokumentert at de individuelle planene som er utarbeidet følges opp og justeres i tråd med endrede beslutninger og vedtak.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud deltok:
Rådgiver Anne-Lene E. Arnesen (revisjonsleder)
Rådgiver Tom Tvenge
Fylkessykepleier Ole-Bennie Johansen