INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen i Kongsberg kommune omfattet følgende områder:

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutninger
• Iverksettelsesfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottaker og revurdering og justering av tjenester.

Under tilsynet ble det også gjennomgående vurdert hvordan kommunen sikrer brukermedvirkning, koordinering, individualisering og forsvarlig tjenesteyting.

Det ble under tilsynet funnet 3 avvik og det ble gitt 1 merknad.

Dato: 18. november 2005

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Kongsberg kommune i perioden 09.06.05 – 27.09.05, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket, og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Kongsberg kommune er en kommune med ca 23 000 innbyggere. I 1999 ble det iverksatt en pleie- og omsorgsorganisasjon med distrikter som har ansvaret for driften av pleie- og omsorg. Dessuten ble det opprettet en Uviklings- og forvaltningsavdeling med ansvar for å saksbehandle og fatte vedtak etter helse- og sosiallovgivningen. Støttekontakttjenesten er imidlertid plassert i integreringsseksjonen som er underlagt enheten Kulturtjenesten. Denne seksjonen både utreder behovet for støttekontakt, fatter vedtak og iverksetter tjenesten. For tjenestemottakere med behov for flere enn to tjenester er det etablert en egen koordineringstjeneste som organisatorisk er plassert direkte som en del av rådmannens stab. Koordineringstjenestens oppgave er i første rekke å administrere ansvargruppemøter rundt den enkelte tjenestemottaker som mottar flere kommunale tjenester, innkalle til slike møter, skrive referat og oppnevne koordinator. Dersom det skal utarbeides individuell plan er det også Koordineringstjenesten som har ansvaret for dette. Fysio- og ergoterapitjenesten i kommunen er underlagt enheten Helsetjenesten som ledes av helsesjef.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oppdatert organisasjonsoversikt og andre dokumenter som viser hvem eller hvilke funksjoner i kommunen som innehar ansvar, myndighet og oppgaver overfor voksne tjenestemottakere med langvarige behov for både helse – og sosialtjenester.
• Delegasjonsreglementet og andre dokumenter som viser hvordan vedtaksfullmakter er delegert.
• Oversikt over aktuelle ledere, saksbehandlere og ansatte i de tjenesteytende ledd: navn, profesjon/stilling og tjenestetid.
• Stillingsbeskrivelser / stillingsinstrukser som er utarbeidet for de ansatte
• Kompetanseutviklingsplan for både helsetjenesten, pleie- og omsorgstjenesten og andre virksomheter/etater som yter tjenester til målgruppen for dette tilsynet.
• Dokumentasjon som beskriver hvordan kommunikasjon / samhandling med fastlegene og fysio-/ergoterapi-/ logopedtjenesten søkes sikret
• Dokumentasjon som beskriver rutiner i forbindelse med utredning av tjenestebehov (Både helsetjenester og sosialtjenester)
• Dokumentasjon som beskriver rutiner i forbindelse med utredning av endret tjenestebehov. (Både helsetjenester og sosialtjenester)
• Dokumentasjon som beskriver hvordan kommunen sikrer et samlet og helhetlig tjenestetilbud – herunder rutiner for utarbeidelse av individuelle planer og/eller andre planer.
• Dokumentasjon som beskriver hvordan brukermedvirkning søkes sikret.
• Vedtaksmaler, søknadsskjemaer, evalueringsskjemaer, mal for individuell plan etc.
• Vedtak fattet overfor 15 voksne tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester, f.eks personer med MS diagnose, slagrammede o.l (jf definisjonen ovenfor) som har mottatt tjenester de siste 5 årene. For hver av de 15 tjenestemottakerne ble det fremlagt:
• De 5 siste vedtakene hvor det er innvilget/avslått tjenester etter sosialtjenestelovens kap 4 - herunder også endringsvedtak
• De 5 siste vedtakene hvor det er innvilget/avslått tjenester etter kommunehelsetjenesteloven – herunder også endringsvedtak
• Oversikt over andre kommunale tjenester vedkommende mottar men hvor det ikke er vedtaksplikt, f.eks fysioterapi og psykiatrisk sykepleietjeneste.
• Samtlige vedtak fattet overfor 5 voksne – nye tjenestemottakere i 2004 med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester.
• Navn på fastlege, fysioterpeut/ergoterapeut til enkelte tjenestemottakere.
• Dokumentasjon som beskriver avvikssystemet i kommunen på disse tjenesteområdene og avviksmeldinger for perioden 01.01.05 til 01.08.05
• Annen relevant dokumentasjon, bl.a informasjon om kommunens tjenestetilbud lagt ut på kommunens hjemmeside på internett.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Varsel om tilsyn sendt 09.06.05
• Dokumentasjon sendt fra Kongsberg kommune 09.08.05
• Program sendt kommunen 05.09.05
• E-post mellom kontaktperson og revisjonsleder

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.06.05

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte 26.09.05

Intervjuer
12 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført 26. og 27.09.05:

• Gjennomgang av mapper tilhørende 15 tjenestemottakere.
• Pasientjournal til en tjenestemottaker
• Brukerundersøkelser foretatt i Kongsberg kommune
• Utarbeidet prosedyre/mal for medisinhåndtering og referat fra møte om medisinhåndtering.

Sluttmøte ble avholdt 27.09.05

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1:
Kongsberg kommune sikrer ikke en tilstrekkelig koordinert utredning av tjenestebehovet til personer med langvarige og sammensatte behov.

Avvik fra følgende regler:

• Sosialtjenestelovens § 8-1
• Kommunehelsetjenestelovens § 2-1 første ledd
• Forvaltningslovens § 17
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester § 3
• Forskrift om re-/habilitering §§ 9, 10 og 4
• Forskrift om individuell plan § 7

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremgår av fremlagte organisasjonskart og bekreftes av intervjuer at oppgaven med å fatte vedtak/beslutninger er spredt på flere kommunale enheter.
• Det fremgår av fremlagt dokumentasjon og bekreftes av intervjuer at koordineringstjenesten i kommunen er tillagt ansvaret med utarbeidelse av individuelle planer, men koordineringstjenesten er ikke involvert i forbindelse med utredning av tjenestebehovet til den enkelte.
• Intervjuer bekreftet at det er ulik oppfatning av hvor mange kommunale tjenester tjenestemottaker må motta før koordineringstjenesten får et koordineringsansvar.
• Det er ikke fremlagt dokumentasjon som viser at det er etablert prosesser for koordinert behovskartlegging utover praktisk bistand/opplæring og hjemmesykepleie.
• Det bekreftes av intervjuer at behovet for bl.a fysio-/ergo og støttekontakttjeneste utredes selvstendig og uavhengig av de øvrige helse- og sosialtjenestene.
• Det fremgår ikke av fremlagt dokumentasjon at samhandling mellom de ulike tjenesteyterne som eventuelt har funnet sted under utredningen, faktisk kommer til uttrykk i de beslutningene som tas.

Avvik 2:
Kongsberg kommune har ikke dokumentert at det har funnet sted tilstrekkelig og reell brukermedvirkning ved utredning av tjenestebehovet.

Avvik fra følgende regler:

• Sosialtjenestelovens §§ 8-4 og 8-5
• Pasientrettighetslovens § 3-1
• Forskrift om individuell plan §§ 4 og 7
• Forskrift om re-/habilitering § 5.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremgår av saksbehandlingsrutinene som er utarbeidet i kommunen at det kun er omsorgssamtalen som dokumenterer brukermedvirkningen.
• I flere av de fremlagte omsorgssamtalene var rubrikken ”egne ønsker” ikke utfylt.
• Det fremgår ikke av omsorgssamtalene hvorvidt de behov for tjenester som beskrives er tjenestemottakers egne ønsker eller kun saksbehandlers vurdering av behovet.
• Det fremgikk av så godt som ingen av de fremlagte vedtakene hvilke behov tjenestemottaker selv mente skulle dekkes av kommunale tjenester eller hvilke konkrete tjenester vedkommende ønsket
• Kun i noen få vedtak er det mulig å se hvorvidt de tjenestene som er innvilget er i samsvar med tjenestemottakers ønsker.

Avvik 3:
Kongsberg kommune sikrer ikke tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen

Avvik fra følgende regler:

• Sosialtjenestelovens § 4-3
• Forskrift om internkontroll i sosial – og helsetjenesten § 4g
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester § 3.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremgikk av så godt som alle de fremlagte vedtak om praktisk bistand at denne tjenesten ikke kunne påregnes gitt under tjenesteyters ferieavvikling.
• Det ble bekreftet under intervjuer at flere tjenestemottakere ikke fikk de tjenester de var innvilget under tjenesteyters ferieavvikling. Tjenestemottakere det var inngått særlig avtale med på grunn av egne planer i ferien var ikke en del av den omtalte gruppen.
• Det fremgår av avviksrapporter fra ansatte i pleie- og omsorgstjenesten at mange tjenestemottakere ikke har fått tjenester i henhold til vedtak på grunn av personalmangel og innsparinger i mai/juni og juli 2005.
• Det fremkom under intervjuer at det opereres med ventelister for praktisk bistand og opplæring.

Merknad:
Det er i Kongsberg kommune lagt opp til at kommunens ressurssituasjon i noen tilfeller kan være styrende for innvilgelse av helse – og sosialtjenester.

Det fremkom under intervjuer at vedtak som fattes av Utvikling- og forvaltningsavdelingen, og som er særlig ressurskrevende for distriktene, drøftes med distriktsleder før de sendes ut til tjenestemottaker slik at disse eventuelt kan påvirke vedtakets utforming. Det er videre opplyst at dette er en rutine som nylig er innført i kommunen. Tilsynsmyndigheten har imidlertid ikke under tilsynet påvist at ressurssituasjonen har hatt en direkte innvirkning på omfanget av de tjenestene som er innvilget, men dersom de beskrevne rutiner gjennomføres i praksis kan dette lede til brudd på retten til helse- og sosialtjenester.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud deltok:
Rådgiver Anne-Lene E. Arnesen (revisjonsleder)
Assisterende fylkeslege Rolf B. Winther
Rådgiver Tom Tvenge
Fylkessykepleier Ole-Bennie Johansen