INNHOLD

• Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Helse – og sosialtjenester til mennesker med langvarige og sammensatte behov.

Arendal kommune har gjennomgått omorganiseringer som har medført store endringer. For målgruppen for tilsynet er koordinerende enhet sentral, og i kommunen er det tjenestekontoret som har denne funksjonen. Kommunen har en egen systemkoordinator som har ansvar for opplæring av koordinatorer og utvikling av metodikken. Etter henvendelse fra Tjenestekontoret oppnevner systemkoordinator egnede koordinatorer i den enkelte sak. Kommunen har gjennomført omfattende opplæring av koordinatorer i forbindelse med individuell plan, og mange brukere har nå fått eller vil få individuell plan.

Det ble ikke funnet noen avvik. Det ble gitt tre merknader på områder der vi mener det er rom for forbedringer.

Dato: 24.11.05

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Arendal kommune i perioden 24.06.05 – 24.11.05, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Arendal har nær 40.000 innbyggere. Andelen eldre over 80 år samsvarer med gjennomsnittstall for fylket og landet for øvrig. Andel uførepensjonister er på 12 %, noe som er litt lavere enn for fylket men mer enn landsgjennomsnittet som er på 9 %. Andel eldre over 80 år som mottar hjemmetjenester er 35,2 %, for fylket 43,3 % og for landet 48 %, dvs. at sammenlikningstallene viser at det er relativt få eldre over 80 som mottar hjemmetjenester. Andelen eldre over 80 år som bor på institusjon er likt som landsgjennomsnittet og bare litt lavere enn for fylket for øvrig.

Kommunen har et areal på 227 km2 og er i folketall den største i fylket. Dvs. at avstander ikke er noen stor utfordringer sett i forhold til andre kommuner i fylket. 74,9 % av innbyggerne disponerer egen bil, hvilket er over landsgjennomsnittet. Andel bosatte i blokk/bygård for landet er 12,8 %, for Arendal er det 3,4 %.

Antall legeårsverk ligger på 8,2 pr. 10.000 innbygger, noe som er litt lavere enn for fylket (9,2) og landsgjennomsnittet (8,4). Andelen fysioterapiårsverk er 9,0 pr. 10.000 innbyggere, et poeng over snittet for fylket og litt mer enn landsgjennomsnittet (8,7).

Kommunen har, etter kommunesammenslåing i 1992, gått gjennom ulike omorganiserings- prosesser. De senere år har man lagt om fra å ha 52 ulike resultatenheter underlagt 5 kommunalsjefer under rådmannen, til i dag å ha 4 kommunalledere under rådmannen, samt fagnettverk og ulike arbeidslag som kan jobbe på tvers av tjenesteenhetene. Det er opprettet en egen avdeling for Mestring og Rehabilitering, og Tjenestekontoret er en av seks enheter som er underlagt denne. Tjenestekontoret utreder og fatter alle vedtak om tildeling av tjenester. Pleie- og omsorgskontorene i hver sone er underlagt en soneleder.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Medisinsk rehabiliteringsplan, prosjektavslutning og videreføring
• Søknadsskjema
• Søknadsskjema omsorgslønn
• Registreringsskjema ved muntlige henvendelser
• Kartleggingsskjema
• Rutinebeskrivelse for saksgang
• Verdigrunnlag/målsetting
• Organisasjonskart enhet mestring og Rehabilitering
• Delegasjon av myndighet til koordinator ved tjenestekontoret
• Antall personer berettiget/fått individuell plan ca 300
• Foreløpig arbeid med kompetanseplan for personell tilknyttet tjenesten
• Kommunens internettsider, bl.a. med beskrivelse av koordinerende enhet og prosessbeskrivelser.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Brev fra Fylkesmannen i Aust-Agder av 24. juni 2005 - Melding av tilsyn.
• Brev fra Arendal kommune av 1. og 7. september 2005 med dokumentunderlag
• Brev fra Fylkesmannen i Aust-Agder av 15. september 2005 med endelig program for tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.06.05

Formøte ble avholdt 29.08.05

Åpningsmøte ble avholdt 21.09.05

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 6 individuelle planer, samt saksmappene til disse.
• 6 vedtak på tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2
• 4 mapper til personer med BPA (brukerstyrt personlig assistanse).
• 4 saker med fysioterapeutens nedtegnelser.
• 4 saker med ergoterapeutens nedtegnelser.
• Årsrapporter og tertialrapporter

Sluttmøte ble avholdt 22.09.05

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Ingen avvik

Observasjoner:

• Koordinerende enhet er tjenestekontoret, dette er definert og godt kjent av organisasjonens tjenesteytere og samarbeidspartnere.
• Saksbehandling foregår innen rimelig tid.
• Det er gode rutiner for innhenting av samtykke.
• Det er lav terskel for tverrfaglig medvirkning i utredningsfasen.
• Kommunen har et godt system for å fange opp brukere som har behov for individuell plan.
• Tjenesteutøverne har anledning til å utføre individualiserte tjenester.
• Begrepet ”brukermedvirkning synes å være godt kjent i organisasjonen.
• Det er ingen funn som tilsier at kommunen ikke yter faglig forsvarlige tjenester overfor målgruppen for tilsynet.
• Tjenestemottakere med behov for tverrfaglig utredning får dette. Leger medvirker i liten grad, annet enn når de blir sterkt etterspurt.
• Vedtak som ble gjennomgått tilfredsstiller forvaltningslovens krav.
• Skriftlig dokumentasjon / journaler er gode
• Mange har fått individuell plan. Kommunen har anslått at til sammen er 300 berettiget individuell plan og vil få utarbeidet individuell plan.

Merknad 1:
Kommunen bør oppdatere plan for rehabiliteringsarbeidet slik at denne blir et egnet styringsverktøy for å videreføre tjenesten.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Planen er fra 1996, og ikke oppdatert. En slik plan anses å være et viktig styringsvektøy for utvikling av tjenestene.
• Kommunen har ikke oversikt over omfanget av potensielle tjenestemottakere innen tilsynstema.

Merknad 2:
Kommunen bør sikre rutiner for oppfølging av tjenestemottakere ved endrede behov for tjenester.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er tjenesteutøvers ansvar å fange opp endrede behov, f eks ved å melde dette videre til overordnede eller tjenestekontor. Vi er usikre på om dette gjøres i tilstrekkelig grad, og stiller spørsmål ved om dette er rutiner som er gode nok for å ivareta tjenestemottakers behov.

Merknad 3:
Et koordinert og individuelt tilpasset tjenestetilbud er ikke ivaretatt gjennom alle individuell planer.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Kartlegging av tjenestemottakers ressurser blir ikke omtalt i de planene vi har gjennomgått.
• Oppfølging av de individuelle planene er i noen tilfeller ikke god nok. I flere individuelle planer er det f. eks. ikke gjennomført evaluering som forutsatt. Det er heller ikke beskrevet hvordan avslag på omsøkte tjenester skal følges opp.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:
Rådgiver Bjørn Vidar Gundersen,
Rådgiver Lasse S. Andersen
Rådgiver Anne Kari Thomassen