INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Brukermedvirkning
• Koordinering av ulike tjenester
• Om tjenestetilbudet er individuelt tilpasset
• Om tjenestetilbudet er forsvarlig og tilstrekkelig

Tilsynet la vekt på dette gjennom ulike faser av kommunens tjenesteutøvelse:

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning
• Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere, revurdering og justering av tjenestene

Avvik og merknader er omtalt nedenfor under punkt 6.

Det er gitt avvik i forhold til at det i enkelte tilfeller ikke fattes eller iverksettes vedtak om støttekontakt selv om det er konkludert at søker har rett til tjenesten. Det er ikke alltid fattet vedtak om pliktmessige tjenester som ytes i egen bolig. Dette er avvik fra reglene om saksbehandling etter sosialtjenesteloven og forvaltningsloven.

Merknad er gitt i forhold til:

• vedtak om tjenester som kan betraktes som helsetjenester hjemles i sosialtjenesteloven
• mangelfull implementering av utarbeidet internkontrollsystem
• rutiner i forhold til individuell plan er ikke tilstrekkelig innarbeidet

Grunnlaget for at ovennevnte er kategorisert som merknader og ikke avvik, er at tilsynsmyndighetene ikke har funnet konkrete holdepunkter for at manglene har ført til faktisk svikt i forhold til samordning, koordinering og utførelse av forsvarlige tjenester. Etter tilsynsmyndighetenes oppfatning innebærer imidlertid manglene en økt fare for at slik svikt kan skje.

Dato: 14.11.05

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Larvik kommune i perioden 230605-191005, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og helsetilsynet som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Larvik kommune har delt inn ansvaret for pleie og omsorg i geografiske soner. Vedtak om tjenester fattes i hver sone. Kommunen har en egen bank med potensielle støttekontakter for lettere å få på plass egnet støttekontakt raskt.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• internkontrollsystem
• prosesser, maler og funksjonsbeskrivelser for de forskjellige virksomheter
• funksjonsbeskrivelse og aktivitetsplan for koordineringsgruppen for habilitering og rehabilitering med prosesser
• tjenestebeskrivelser (serviceerklæringer) og brosjyrer

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• varsel om tilsyn av 230605
• svar fra Larvik av 290605
• innhenting av dokumentasjon av 310805
• oversendelse av program 230905

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt

Åpningsmøte ble avholdt

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
20 saksmapper fra de forskjellige virksomheter ble gjennomgått

Sluttmøte ble avholdt 191005

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1
Ikke alle brukere får oppfylt sin rett til tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-3.

Avviket er basert på følgende:

Det er opplyst i intervjuer at vedtak om støttekontakt ikke fattes før støttekontakt er funnet, og at dette i enkelte tilfeller kan ta flere måneder. Vedtak skal etter forvaltningsloven fattes uten ugrunnet opphold. Kommunen har altså gjennom vedtaksprosessen vurdert at behovet for tjenester, og retten til tjenester, er oppfylt, men pga vansker med å skaffe passende tilbud, oppfylles ikke alltid brukerens rettigheter. Dersom det ikke er mulig å finne passende støttekontakt, må kommunen vurdere om andre tiltak kan dekke brukerens behov midlertidig.

Avvik 2
Reglene om saksbehandling i sosialtjenesteloven, jf forvaltningsloven kapittel 5, følges ikke ved at det ytes pliktmessige tjenester i tjenestemottakers bolig uten at vedtak er fattet.

Avviket er basert på følgende:

Det ble opplyst i intervjuer at det ikke var fattet vedtak på de tjenestene som ble ytt ved Yttersølia. Leilighetene der leies ut som egne boliger, og det skal fattes vedtak om pliktmessige tjenester som ytes etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven. Manglende vedtak har konsekvenser i forhold til tjenestemottakers rettssikkerhetsgarantier.

Merknad 1 - implementering av kommunens internkontrollsystem

Kommunen har utarbeidet et skriftlig internkontrollsystem med prosedyrer for kvalitetssikring av en rekke oppgaver. Internkontrollsystemet inkluderer også prosedyrer for skriftlig avvikshåndtering. Det er opplyst i intervjuer at det i liten grad meldes slike avvik ut over det som gjelder medikamenthåndtering og skader på personale (internkontroll etter arbeidsmiljøloven). Manglende avviksmeldinger er ikke omtalt som avvik i denne rapporten, da det ut fra gitte opplysninger i stor grad var fungerende rutiner for å ta opp aktuelle problemstillinger og det ble vurdert behov for endringer i virksomhetene når utfordringer ble tatt opp. Merknad gis fordi manglende implementering av internkontrollsystemet innebærer en fare for at viktig informasjon ikke blir fanget opp og behandlet forsvarlig i kvalitetsforbedringsøyemed.

Merknad 2 – individuell plan

Det fremgikk av intervjuer at rutiner for å informere brukere om retten til individuell plan ikke var tilstrekkelig innarbeidet. Det ble ikke systematisk vurdert om brukere hadde rett til individuell plan, eller systematisk igangsatt arbeid med individuell plan når behovet var vurdert å være tilstede. Manglende rutiner rundt individuell plan er ikke oppført som avvik fra forskrift om individuell plan, fordi intervjuer og dokumentasjon ikke avdekket at koordineringen av tjenester og samarbeid mellom virksomheter ble skadelidende av de manglende rutinene. Merknad gis fordi manglende rutiner rundt individuell plan innebærer en fare for at koordinering og samarbeid blir skadelidende ved at retten til individuell plan ikke blir oppfylt.

Merknad 3 – helsetjenester hjemles i sosialtjenesteloven

Det er opplyst i intervjuer at tjenester som må karakteriseres som hjemmesykepleie, nærmere bestemt sårstell og medikamenthåndtering, ble ytt etter vedtak fattet med henvisning til sosialtjenestelovens bestemmelser. Hjemmesykepleie er en pliktmessig ytelse etter kommunehelsetjenesteloven, og skal hjemles i denne loven. Så lenge det følger forskjellige klageregler og rettigheter etter henholdsvis sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven, er det ikke likegyldig hvor tjenestene hjemles. Dersom vedtaket gjelder tjenester som kunne tenkes hjemlet etter begge lovhjemler, bør det klart fremgå av vedtaket hvilke vurderinger som har ført til at den ene loven er brukt.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold deltok:
Lisbeth Øverjordet
Martin Rutherfurd