Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Saksbehandling ved søknad om avlastning og støttekontakt, med vekt på

• innhenting av opplysninger
• saksutredning
• behovsvurdering
• råd og veiledning

Ingen avvik ble avdekket. Det ble gitt en merknad.

Merknad 1: Informasjonsutvekslingen mellom Bestillerkontoret og Vestre Haugen avlastningsbolig kan bli bedre.

Merknaden er basert på følgende revisjonsbevis fremkommet i dokumenter og intervjuer:

• Av rutinene for kvalitetssikring av tjenestene, fremgår det at ved vedtak om gruppe- /boligavlastning, skal saksbehandler ta kontakt med/skrive søknad til aktuell avlastningsinstans.
• Av intervjuene fremgår det at informasjonsutvekslingen i all hovedsak foregår pr. telefon.
• Avlastningsboligen mottar ikke skriftlig informasjon om tjenestens omfang og varighet, og heller ikke om tjenestemottakers helsemessige forhold, funksjonsnivå og andre opplysninger av betydning for oppholdet.
• Manglende skriftlig informasjon fra Bestillerkontoret gjør at avlastningsboligen innhenter nødvendig informasjon om tjenestemottaker fra pårørende, skole og lignende.

Dato: 08.08.05

1 Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Oslo kommune, bydel Alna, i perioden 26.04.05 . Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Bydel Alna er organisert etter en bestiller- og utførermodell. Virksomheten for utføreme er er delt på 4 geografiske områder. Saksbehandling av søknader om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-3, jfr. § 4-2 a og c ivaretas av Bestillerkontoret, som startet sin virksomhet fra 01.01.04 etter gjennomføringen av bydelsreformen. Bestillerkontoret har nedlagt mye arbeid i utarbeidelse av nye rutiner og prosedyrer for hele saksfeltet. Disse skal legges frem for godkjenning i helse- og sosialutvalget i bydelen i nær fremtid.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Årsmelding 2004
• Strategisk plan 2004 — 2008
• Delegasjonsfullmakter for 2005 samt budsjettfullmakter
• Rutiner for kvalitetssikring av sosiale tjenester
• Dokumentgrunnlag for vedtak i de 10 siste sakene om støttekontakt
• Dokumentgrunnlag for vedtak i de 12 siste sakene om avlastning
• Oversikt over stillingskrav i utlysningstekst til ledige stillinger ved Bestillerkontoret
• Oversikt over personell som arbeider med saker om avlastning og støttekontakt, områdekoordinatorer, konsulenter for funksjonshemmede og leder av avlastningsbolig

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 26.04.05
• Oversendelse av dokumenter fra bydelen av 18.05.05
• E-mail med oversikt over gruppe ansatte av 23.05.05
• Program for tilsynet av 23.05.05

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.04.05.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 3 1.05.05.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 19 saksmapper om støttekontakt og/eller avlastning ble gjennomgått

Sluttmøte ble avholdt 02.06.05.

Område 1: Saksbehandling ved søknad om avlastning og støttekontakt med vekt på

• innhenting av opplysninger
• saksutredning
• behovsvurdering
• råd og veiledning

Avvik. Ingen avvik ble funnet.

Merknad 1:
Informasjonsutvekslingen mellom Bestillerkontoret og Vestre Haugen avlastningsbolig kan bli bedre.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Av rutinene for kvalitetssikring av tjenestene, fremgår det at ved vedtak om gruppe- /boligavlastning, skal saksbehandler ta kontakt med/skrive søknad til aktuell avlastningsinstans.
• Av intervjuene fremgår det at informasjonsutvekslingen i all hovedsak foregår pr. telefon.
• Avlastningsboligen mottar ikke skriftlig informasjon om tjenestens omfang og varighet, og heller ikke om tjenestemottakers belsemessige forhold, funksjonsnivå og andre opplysninger av betydning for oppholdet.
• Manglende skriftlig informasjon fra Bestillerkontoret gjør at avlastningsboligen innhenter nødvendig informasjon om tjenestemottaker fra pårørende, skole og lignende

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmØte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Førstekonsulent Kristin Marie Knutson, observatør
Rådgiver Marit Thorseth, revisor
Rådgiver Arnfinn Løvik, revisjonsleder