INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet saksbehandlingen ved søknad om avlastning og støttekontakt på følgende områder:

• Innhenting av opplysninger
• Saksutredning
• Behovsvurdering
• Råd og veiledning

Dato: 19. desember 2005

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hurdal kommune, Helse og omsorgsetaten i perioden 06.09.05 – 16.12.05. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Hurdal kommune har ca 2600 innbyggere og er den minste kommunen i Akershus fylke.

Pleie og omsorgsetaten i Hurdal kommune ledes av en pleie-og omsorgssjef som er direkte underordnet rådmannen. Etaten omfatter enhetene bolig for funksjonshemmede, konsulent for funksjonshemmede, hjemmetjenesten, sykehjemmet, dementavdeling, serviceteam og merkantil tjeneste.

Tjenestene avlastning og støttekontakt er organisert under konsulent for funksjonshemmede. Sosialtjenesten i kommunen har også en støttekontaktordning.

Kommunen har ikke egen avlastningsbolig for barn. Det gis avlastning på dag/helg og i ferier. Avlastning avvikles på følgende måter: i avlasters hjem eller i brukers hjem. Når det er hensiktsmessig kjøper kommunen i enkelte tilfeller private avlastningsplasser, som ferieavlastning.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Delegeringsreglement, utkast med endringsforslag datert 08.11.04
• Årsmelding 2004
• Internkontrollrutiner for tjenestene avlastning og støttekontakt
• Rutiner for behandling av søknader om støttekontakt
• Rutiner for behandling av søknader om avlastning
• Standard arbeidskontrakt for avlastere
• Standard arbeidskontrakt for støttekontakter, tidsbegrenset arbeidsoppdrag
• Retningslinjer for oppdragstakere, støttekontakt
• Rapportskjema for støttekontakter
• Arbeidsbeskrivelse for konsulent for funksjonshemmede
• 11 vedtak om støttekontakt
• 8 vedtak om avlastning

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen av 6. september 2005 med varsel om tilsyn
• Brev fra Hurdal kommune av 27. september 2005 med oversendelse av dokumenter
• E-post fra kommunen datert 19. september 2005 med ønske om endring av dato for tilsynet
• Fylkesmannens brev av 10. november med program for tilsynet 22. og 25. november 2005
• Fylkesmannens brev 2. desember 2005 med foreløpig tilsynsrapport til gjennomsyn og uttalelse for kommunen
• E-post fra Hurdal kommune, datert 5. desember 2005, med tilbakemelding om foreløpig tilsynsrapport

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.09.2005

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 22.11.2005

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført med journaler/mapper 10 tjenestemottakere hvorav 12 vedtak gjaldt støttekontakt og 8 vedtak gjaldt avlastning. vedrørende innhenting av opplysninger, saksutredning, behovsvurderinger og råd-og veiledning.

Sluttmøte ble avholdt 25.11.2005

Systemrevisjonen omfattet saksbehandlingen ved søknad om avlastning og støttekontakt på følgende områder:

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus deltok:

Førstekonsulent Kristin Marie Knutson (revisor)
Førstekonsulent Lars Ivar Widerøe (revisor)
Rådgiver Marit Thorseth (revisjonsleder)