Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Innhenting av opplysninger
• Saksutredning
• Behovsvurdering
• Råd og veiledning

Dato: 14. februar 2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Oslo kommune, bydel Grünerløkka, v/Bestillerenheten i perioden 7.12.05 – 14.02.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Bydel Grünerløkka strekker seg fra sentrumsnære Vaterlandsbro i sør til Sinsenkrysset i nord, og fra Maridalsveien i vest mot Økern i øst. Etter bydelssammenslåingen har bydelen ca. 37.000,- innbyggere.

Bestillerenheten i bydel Grnerløkka ledes av en seksjonsleder som er delegert myndighet fra bydelsdirektøren og avdelingssjef. Bestillerenheten er organisert i 6 enheter: hjemmetjeneste/institusjon, TT-kjøring, Fysio/ergoterapi, psykiatri, funksjonshemmede og merkantil.

Tjenestene støttekontakt og avlastning for funksjonshemmede barn er organisert under funksjonshemmede. Avlastning for voksne er organisert under hjemmetjeneste/institusjon.

Bydelen har ikke egen avlastningsbolig for barn, men kjøper avlastningsplasser i bolig.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Siste årsmelding
• Virksomhetens målsetting- strategisk plan 2004-2007
• Oversikt over internkontrollen for tjenestene
• Dokumentasjon på hvordan vedtaksmyndighet på feltet er organisert
• Prosedyre for saksbehandling ved søknader om avlastning og støttekontakt
• Alle dokumenter som ligger til grunn for vedtak i de 10 siste sakene om avlastning
• Alle dokumenter som ligger til grunn for vedtak i de 10 siste sakene om støttekontakt
• Stillingsbeskrivelse

Oversikt over personell

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen av 7.september 2005 med varsel om tilsyn
• Brev fra Bydel Grünerløkka av 7. november 2005 med oversendelse av dokumenter
• Fylkesmannens brev av 24. november 2005 med program for tilsynet 7. og 9. desember 2005.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 7.9.2005.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 7.12.2005.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet, hvorav 2 pr. telefon.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført med journaler/mapper: 15 vedtak vedrørende avlastning og 10 vedtak vedrørende støttekontakt, herunder innhenting av opplysninger, saksutredning, behovsvurderinger og råd- og veiledning.

Sluttmøte ble avholdt 9.12.2005

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus deltok:

Førstekonsulent Kristin Marie Knutson (revisor)
Rådgiver Hanne Elmenhorst-Larsen (revisor)
Rådgiver Marit Thorseth (revisjonsleder)
Førstekonsulent Eli Beathe Svendsberget fra Statens Helsetilsyn deltok som observatør