Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Håndtering av nye henvendelser
• Utredning av hjelpebehov
• Vedtak om og avslag på tildeling av tjenester
• Endring og bortfall av tjenester

Tilsynet er avgrenset til å gjelde tjenester etter sosialtjenesteloven §§ 4-3, jf 4-2 og de tjenester etter kommunehelsetjenesteloven § 1-3 som gis som enkeltvedtak, jf 2-1 fjerde ledd.

Avvik og merknad er omtalt nedenfor under punkt 6.

Det er gitt avvik i forhold til mangelfull begrunnelse for vedtak, særlig gjelder dette vedtak om avslag på opphold i institusjon. Det er videre gitt avvik i forhold til at vedtatte hjemmehjelpstjenester kan bortfalle ved ansattes sykdom eller annet fravær. Det er også gitt avvik i forhold til at søknader om avlastning etter sosialtjenesteloven innvilges som korttidsopphold med krav om betaling.

Det er gitt merknad i forhold til at informasjonen som gis om retten til avlastningstiltak er mangelfull og at opplysninger innhentet ved utredning av hjelpebehov i liten grad nedtegnes.

Dato: . februar 2006

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Nøtterøy kommune i perioden 16.08.05 – 10.11.05, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5. Tilsynet inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten som Helsetilsynet i fylket og Fylkesmannen gjennomfører innværende år.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Det ble 01.05.05 innført bestiller-/utførermodell for deler av helse- og sosialsektoren i Nøtterøy kommune. Det ble opprettet et bestillerkontor med ansvar for behandling av søknader om tjenester etter kommunehelsetjenesteloven § 1-3 som gis som enkeltvedtak, og for deler av tjenestene etter sosialtjenesteloven § 4-2. Utførerenheten for hjemmetjenestene, hjemmehjelp og hjemmesykepleie, er inndelt i to geografiske enheter, distrikt Øst og distrikt Vest.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for kommunen og andre dokumenter som beskriver hvordan virksomheten er organisert
• Virksomhetsplaner innenfor de reviderte områdene
• Oversikt over ansatte, med funksjonsbeskrivelser (arbeidsoppgaver)/stillingsbeskrivelser innenfor de reviderte områder
• Delegasjonsreglement eller andre dokument som viser hvordan ansvar og myndighet er delegert
• Opplæringsplaner
• Oversikt over styrende dokumenter:
• Internkontrollrutiner
• Prosedyrer/rutiner for saksbehandling: kartlegging, vurdering, henvisning, vedtak, samarbeid, møter, m.v
• Aktuelle maler
• Rutiner for håndtering av avvik
• Utarbeidet informasjonsmateriale til tjenestemottakere, herunder serviceerklæringer, tjenestebeskrivelser, brosjyrer
• Oversikt over:
  a. antall søknader om institusjonsplass kommunen har mottatt i 2004 og 2005
  b. antall klager kommunen har behandlet i 2004 og 2005 etter kommunehelse-tjenesteloven § 2-4 hvor kommunen har omgjort påklaget vedtak til gunst for klager (det vil si klagesaker som ikke er oversendt Helsetilsynet)
  c. antall klager kommunen har behandlet i 2004 og 2005 etter sosialtjenesteloven § 8-6 som gjelder tjenester etter § 4-2 a-e og hvor kommunen har omgjort påklaget vedtak til gunst for klager (det vil si klagesaker som ikke er oversendt Fylkesmannen)
• De 10 siste vedtak etter kommunehelsetjenesteloven § 2-1, jf. § 1-3 hvor det gis avslag på søknad om opphold i institusjon
• De 10 siste vedtak til voksne personer med tjenester både etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven med hjelpebehov som i hovedsak ikke skyldes alderssvekkelse

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• varsel om tilsyn av 16.08.05
• oversendelse av dokumenter fra Nøtterøy kommune av 17.10.05
• oversendelse av program 02.11.05

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.08.05

Åpningsmøte ble avholdt 10.11.05

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
16 saksmapper og perm med avviksmeldinger ble gjennomgått.

Sluttmøte ble avholdt 10.11.05.

Kommunens behandling av saker om tildeling, endring eller bortfall av pleie- og omsorgstjenester etter kommunehelsetjenesteloven eller sosialtjenesteloven er regulert av bestemmelsene om saksbehandling i forvaltningsloven. I tillegg er det bestemmelser om saksbehandling i kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven med tilhørende forskrifter. Temaene for dette tilsynet knytter seg til følgende:

Håndtering av nye henvendelser

Henvendelser til helse- og sosialtjenesten med anmodning om bistand eller krav om en konkret tjeneste kan komme telefonisk, skriftlig eller ved personlig frammøte. En henvendelse om bistand skal resultere i et enkeltvedtak.

Utredning av hjelpebehov

Kommunen er pålagt veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. Befolkningen skal opplyses om sine rettigheter og muligheter for å få rettighetene oppfylt. Saken skal være så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Kommunen har plikt til å rådføre seg med klienten og skal legge stor vekt på hva klienten mener.

Vedtak om og avslag på tildeling av tjenester

Forvaltningsloven stiller krav til vedtakets form og innhold. Et enkeltvedtak skal være skriftlig og inneholde en begrunnelse. Begrunnelsen skal innholde en henvisning til de regler vedtaket bygger på, beskrivelse av de faktiske forhold og beskrivelse av de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av skjønn. I underretning om vedtak skal det opplyses om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere framgangsmåten ved klage.

Endring og bortfall av tjenester

Kommunen har kun adgang til å omgjøre sitt eget vedtak uten at det er påklaget dersom vedtaket må anses ugyldig, eller at adgangen følger direkte av lov, av vedtaket selv, eller av alminnelige forvaltningsrettslige regler. Det foreligger en varslingsplikt i slike tilfeller.

Avvik 1:
Det var mangler ved innholdet i enkelte vedtak, jf forvaltningslovens saksbehandlingsregler i kapittel 5, jf kommunehelsetjenesteloven § 2-1.

Avviket er basert på følgende:

• Det ble ved dokumentgjennomgang i forbindelse med tilsynet funnet enkelte vedtak som ikke var konkretisert tilstrekkelig med hensyn til beskrivelse av hva det søkes om av tjenester (art og omfang) og hvilke behov kommunen legger til grunn at tjenestemottaker har. Når det ikke framgår hva det søkes om, gir ikke vedtaket svar på i hvilken grad søknaden innvilges. Enkelte vedtak mangler også en redegjørelse for momenter i skjønnsutøvelsen. Når det ved avslag ikke fremgår av vedtaket hvorfor vilkårene for å motta tjenestene ikke er oppfylt, vil tjenestemottaker ikke ha grunnlag for å vurdere om vedtaket skal påklages. Det er særlig hvor det gis avslag på opphold i institusjon (sykehjem/boform med heldøgns omsorg og pleie) det er mangler i vedtakene.

Avvik 2:
I enkelte tilfeller innvilges søknader om avlastning etter sosialtjenesteloven § 4-2 b som korttidsopphold med krav om betaling.

Avviket er basert på følgende:

• Det ble ved dokumentgjennomgang funnet enkelte vedtak hvor søknader om avlastning ble innvilget som korttidsopphold med krav om betaling. Etter sosialtjenesteloven § 4-2 b kan pårørende eller andre som utfører særlig tyngende omsorgsoppgaver søke om avlastningstiltak. Omsorgsyter er part i saken. Det å være part i en sak utløser visse rettigheter bl.a. rett til å klage, jf forvaltningsloven § 28. Grensen mellom avlastingstiltak etter sosialtjenesteloven og regulære korttidsopphold i sykehjem kan være vanskelig å trekke. Det må foretas en konkret vurdering i det enkelte tilfelle av hva som er hovedformålet med oppholdet. Dersom oppholdet primært tilbys for å avlaste en omsorgsgiver, skal det anses som et avlastningstiltak etter sosialtjenesteloven. Tilbys oppholdet for å avhjelpe den pleie- og omsorgstrengende, bør det vurderes som tilbud etter kommunehelsetjenesteloven.

Avvik 3

Ikke alle brukere får oppfylt sin rett til hjemmehjelpstjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 a.

Avviket er basert på følgende:

• Det er opplyst i intervju at ved ansattes sykdom og annet fravær kan vedtatte hjemmehjelpstjenester bortfalle. Tjenestemottakere med vedtak om hjemmehjelp hver 14. dag måtte i enkelte tilfeller vente ytterligere 14 dager på tjenesten.

Merknad 1 – informasjon om avlastningstiltak

Informasjon om retten til avlastningstiltak etter sosialtjenesteloven § 4-2 b for personer og familier som har særlig tyngende omsorgsarbeid, er mangelfull, jf sosialtjenesteloven § 3-5. Det framgikk ikke av informasjonsmateriale om tjenester i kommunen, som er å finne på kommunens hjemmeside og i informasjonsfoldere, at avlastningstiltak er en av tjenestene kommunen kan tilby. I søknadsskjemaet som benyttes er ikke avlastningstiltak nevnt i opplistingen av tjenester det kan søkes om.

Merknad 2 – nedtegning av opplysninger

Kommunen bruker ikke kartleggingsskjema eller sjekkliste ved innhenting av opplysninger. Det er ikke et krav i loven at det skal brukes skjema/sjekkliste ved utredning av hjelpebehov, men bruk av dette kan bidra til å sikre at nødvendige opplysninger innhentes og nedtegnes. Opplysningene kan inngå i begrunnelsen for vedtak, eller vedlegges vedtak. En nærmere beskrivelse av tjenestemottakers hjelpebehov har også betydning for adgangen til å endre et vedtak til ugunst for parten. En omgjøring av et vedtak til ugunst, begrunnet med at funksjonsnivået er blitt bedre, forutsetter at endringen kan dokumenteres. Det ble under intervju og i sluttmøtet opplyst at kommunen ved innføring av informasjonssystemet IPLOS ville vurdere nærmere om det systemet vil dekke behovet for dokumentasjon av opplysninger.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i deltok:
Martin Rutherfurd
Lise Jebsen