Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Legetjenesten

Det ble gitt 2 avvik og 2 merknader.

Tilsynet kom i stand på bakgrunn av henvendelser til Helsetilsynet i perioden fra 23.09.2005 som kunne indikere at befolkningen ikke ble sikret nødvendig legehjelp. Tilsynet hadde fokus på kommunens håndtering av situasjonen som hadde oppstått når begge de faste legene sa opp sin stilling med virkning fra 1.11.05.

Helsetilsynet ønsket å se om og hvordan kommunen styrer sin virksomhet i henhold til gjeldende regelverk gjennom risiko- og sårbarhetsanalyser og internkontroll. Områder av betydning for innbyggernes behov for trygge og tilgjengelige tjenester og faglig forsvarlighet ble valgt ut. Avvikene lyder:

• Kommunen har ikke gjennom sitt styringsansvar i tilstrekkelig grad sikret innbyggerne nødvendig helsehjelp (legehjelp).
• Sykehjemsbeboerne får ikke det legetilsyn som myndighetskravene legger opp til.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Gjerstad kommune i 22.02.2006. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Gjerstad kommune har ca 2500 innbyggere. Det er 2-3 mil til nærmeste kommunesenter (Vegårshei, Risør) og ca 5-6 mil til Arendal. Kommunen har i mange år hatt 2 faste leger. Kommunelege II har vært stabile over mange år. Det har vært noe vakanser og ustabilitet i kommunelege I -stilingen. Kommunen sa fra seg turnuskandidat for ca 3 år siden. Legesenteret ligger ved E-18 på Brokelandsheia, ca 1 mil fra kommunesentrum.

Begge legene sa opp sine stillinger med virkning fra 1.11.2005, uten at kommunen hadde lykkes å få rekruttert nye. Kommunen har måttet basere driften av legekontoret på vikarleger, innleid gjennom vikarbyrå. I utgangspunktet skulle det vært 2 leger tilstede til enhver tid, men kommunen har i perioden ikke fått tak i dette. Usikkerhet omkring legebemanning har ført til slitasje på legekontorets faste personell, som tidvis har vært sykemeldt slik at kontoret har vært helt uten bemanning. Det er inngått avtale med kommunelegen på Vegårshei som smittevernlege og medisinsk faglig rådgiver tilsvarende 10% stilling, med unntak av 5 uker fra 26.desember til 1.februar.

Kommunen har 576 (2005) barn og unge i alderen 0-17 år hvorav 164 i førskolealder (0-5år) 239 i grunnskokealder (6-12 år) og 116 barn i ungdomsskolealder (13-15år).

158 personer er over 80 år. Kommunens sykehjem har 32 plasser, hvilket gir en dekningsgrad på ca 20% (anbefalt norm ca 25%). Kommunen har statistikk over liggetid, i årene 1999-2001 var liggetid for mange svært kort fra inntak til død hvilket kan tyde på at de var svært svekkede ved inntak. Sirkulasjonen har vært mindre i 2002-2003 (nytt sykehjem / omsorgssenter ble tatt i bruk i 2002). Statistikk for siste 2 år foreligger ikke.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.02.2006.

Vi snakket med 5 personer under besøket, og 2 personer per telefon etter besøket.

Det ble gjennomført besøk ved sykehjemmet og gjennomgang av 13 journaler samme dag.

Helsetilsynet mottok siste ukene før tilsynet fant sted nærmest daglig bekymringsmeldinger fra helsepersonell og innbyggere om vanskelig tilgjengelig legetjeneste, språkproblemer mv.

Tilsynet omfattet:

• Legetjenesten i kommunen: Hvordan kommunen oppfyller myndighetskravene gjennom sin internkontroll, med spesielt fokus på tjenester til de mest sårbare gruppene: Eldre, psykiatriske pasienter, rusmisbrukere og barn og unge.

Tilsynet er innrettet mot å bekrefte hvorvidt virksomheten etterlever myndighetskravene i praksis.

Område 1: Om kommunen på en planmessig måte styrer slik at de sikrer innbyggerne nødvendig helsehjelp, avgrenset til legehjelp.

Avvik 1:
Kommunen har ikke gjennom sitt styringsansvar i tilstrekkelig grad sikret innbyggerne nødvendig helsehjelp (legehjelp)

Myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenestens § 1-3a jf forskrift om internkontroll § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Kommunen hadde vedtatt at det skulle være 2 vikarleger, men har i perioder bare hatt en eller ingen.

• Kommunen har ikke fulgt opp gjennom systematisk å innhente brukererfaringer og erfaringer fra medarbeidere med hensyn på om tjenesten fremstår som tilgjengelig og tilstrekkelig
• Kommunen har ikke hatt et fungerende system for håndtering og oppfølging av avviksmeldinger
• Andre legeoppgaver enn som fastlege / legevaktslege er ikke beskrevet i avtalene
• Sykehjemmet og legekontoret reagerte på legens forskrivning og faglige utførelse av arbeidet uten at administrasjonen tok affære og/eller varslet tilsynsmyndigheten
• Hjemmetjenesten inkl psykisk helsevern har ikke hatt lege å samarbeide med for oppfølging av sine pasienter med kroniske tilstander utover reseptfornyelser
• Det vises også til områdene 2 og 3.

Område 2: Om sykehjemspasienter sikres nødvendig legetilsyn.

Kommunen har ett sykehjem med 32 plasser hvorav 6 (+3 midlertidige) korttidsplasser. Lege har hatt 2 timer i uka til tilsynsbesøk.

Avvik 2:
Sykehjemsbeboerne får ikke det legetilsyn som myndighetskravene legger opp til.

Myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenestelovens § 2-1, forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og plei §2-1 og 3-2a, jf forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten § 3.

Avviket bygger på samtale med enhetslederne ved pleie- og omsorg og sykehjem og observasjoner etter gjennomgang av 13 journaler (disse var uoversiktlige og lite egnet til å gi et bilde av den medisinske tilstand og de tiltak som var iverksatt):

• Det var ikke innkomstnotat (undersøkelse) i noen av journalene, ei heller korttidspasientene om plan for oppholdet, planlagte tiltak og lignende.
• Det forelå ikke utskrivningsnotater på korttidspasientene om oppfølging
• Det lå utskrift av legejournal fra legekontoret (der notatene ble skrevet) datert 30.01.06, mens siste anførsler lå fra 1 måned til over ett år tilbake. Flere anførsler var avskrift av epikriser etter sykehusopphold, og ingen vurderinger av for eksempel medisineringen så langt vi kunne observere.
• Pasienter på langtidsopphold hadde ikke fått årlig kontroll
• For en korttidspasient var det ikke opprettet journal.
• Lege deltok ikke i tverrfaglig samtaler / vurderinger av pasientens tilstand, og foretok kun tilsyn etter anmodning fra sykepleier
• Sykepleier mente at pasientene fikk nødvendig tilsyn ved øyeblikkelig hjelp, men ikke den langtidsoppfølging som eldre bør ha.

Område 3: Om barn ved helsestasjon og i skolen får nødvendige helsekontroller

Merknad 1:
Kommunen har ikke sikret barn og unge nødvendige helsekontroller, og leges medvirkning i skolehelsetjeneste.

Myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenestelovens § 2-2 jf forskrift om helsestasjons- og skolehelsetjeneste § 1-3 første ledd

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Lege har ikke deltatt i tverrfaglig team omkring barn og unge siden 1.11.05. Det opplyses fra helsesøster at det er mange barn som har opprettet ansvarsgruppe, og der den medisinsk faglige kompetansen er savnet.
• 2 skoleklasser (6-åringer) har ikke fått årskontrollen

Område 4: Om kommunen ivaretar pliktene tillagt medisinsk faglig rådgiver

Merknad 2:
Tjenesten som medisinsk faglig rådgiver har ikke vært operativ i perioden fra 1.11.05 – 22.02.06

Myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenestelovens § 3-5 og smittevernlovens § 7-2

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen var ved vikarlegens fravær uten tilstedeværende medisinsk faglig rådgiver (telefonisk avtale om bistand fra Møre og Romsdal).
• Kommunen har ikke avtale om medisinsk faglig rådgiver med virkning fra 1.mars
• Medisinsk faglig rådgiver har ikke vært tilstede i kommunen for rådgiving
• Det fremgår ikke av avtale med vikarierende fastleger at denne skal fungere som smittevernlege, medisinsk faglig rådgiver eller medlem av kriseteam 

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om helsetjenesten i kommunen
• Lov om smittsomme sykdommer
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons –og skolehelsetjenesten
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgssektoren
• Forksrift om miljørettet helsevern

Det ble ikke fremlagt styrende dokumenter under tilsynet. Følgende er ettersendt:

• Avtale med en av legene for perioden 30.11.05 tom 31.03.06
• E-post av 7.des.05 om forlengelse av avtale med Vegårshei kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Kvalitetshåndbøker for sykehjemmet ble lagt frem
• Pasientjournaler for 13 pasienter som er innlagt ved sykehjemmet, 7 langtidsinnlagte og 6 korttidsinnlagte

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Brev fra Helsetilsynet 19.12.2005
• Brev fra Gjerstad kommune 22.12.2005
• Brev fra Helsetilsynet 28.12.2005
• Brev fra Helsetilsynet (purring) 19.01.20006
• Brev fra Gjerstad kommune 26.01.2006
• Varsel om tilsynet med kommunen ved brev av 13.02.2006

Annen kommunikasjon / dokumentasjon:

• Møte med enhetsleder helse og kommunelege I 23.09.2005
• Brev til rådmannen mfl fra kommunelegen 29.09.2005
• Bekymringsmelding fra kommunelegen til Helsetilsynet vedrørende legesituasjonen 29.09.2005
• Brev til rådmannen fra enhetsleder pleie- og omsorg vedrørende legesituasjonen ved Gjerstadheimen 20.10.2005
• Brev fra Gjerstad fysioterapi til Helsetilsynet om legetjenesten i Gjerstad 19.12.2005 og 15.02.2006
• Henvendelse fra Legevakten i Arendal 19.12.2005
• Telefoniske henvendelser fra innbyggere med beklagelser over tilgjengeligheten til legekontoret
• Anonymt brev til Helsetilsynet poststemplet 10.02.2006
• Oppslag i Aust-Agder Blad lørdag 4.februar

Fra kommunen deltok:

Enhetsleder pleie- og omsorg Birger Løvdal

Enhetsleder administrasjonen Inger Marit Sørvik

Rådmann Marius Trana

Legesekretær Ellen Aasbø

Helsesøster Anne Lise .. (pr tlf 24.02.06)

Kommunelege Mahtab Ghanei, Vegårshei (pr tlf 24.02.06)

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Anne-Sofie Syvertsen, fylkeslege

Elizabeth M. Bakke, ass. fylkeslege

Lasse Svenstrup Andersen, rådgiver (jurist)