Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunen sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Funn, revisjonsbevis:

Det ble ikke avdekket avvik, men det ble gitt 1 merknad på det første området. På det andre området ble det avdekket 2 avvik.

Avvik 1, område 2:
Aurskog Høland kommune har ikke tilstrekkelige systemer til å sikre at det ytes forsvarlige tjenester i henhold til bestemmelsene i Kap 4A overfor mennesker med utviklingshemning.

Avvik 2, område 2:
Det brukes systematisk og planlagt tvang overfor en tjenestemottaker med utviklingshemning i form av mekaniske tvangsmidler, uten at det er fattet vedtak etter Kap 4A.

Merknad, område 1:
Aurskog Høland kommune har et forbedringspotensial med hensyn til å dokumentere at tjenestetilbud vurderes og iverksettes i samsvar med tjenestemottakers behov og at vedtak begrunnes i henhold til forvaltningslovens regler.

Øvrige forhold som tilsynsmyndigheten har merket seg:

Fylkesmannen fikk opplysninger vedrørende et barn i fosterhjem og bruk av mekanisk tvangsmiddel.

Dato: 07.04.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aurskog Høland kommune i perioden 22 – 24.03.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Aurskog Høland har gjennomført flere omorganiseringer i de senere år. De dokumenter Fylkesmannen har mottatt skriver seg fra ulike perioder, slik at det er en viss disharmoni med hensyn til begrepsbruk, delegasjon og ansvarslinjer.

Man har i dag en organisasjonsmodell med 12 enhetsledere direkte underlagt rådmannen. Ansvar for tjenester til mennesker med utviklingshemning ligger under enhetsleder for levekår.

Vedtak om støttekontakt til målgruppen fattes av dennes underordnede, virksomhetsleder for boveiledertjenesten, øvrige tjenester av den samme, etter innstilling fra assisterende virksomhetsleder.

Det finnes 3 boliger/tjenestesteder for mennesker med utviklingshemmede, som ledes av hver sin assisterende virksomhetsleder:

Poppelveien 7, 1940 Bjørkelangen. Boliger med heldøgns tilsyn. 6 leiligheter med fellesarealer og 2 separate leiligheter. Disse boligene er relativt nye.

Bjørkely gruppebolig, med 5 beboere og Rådyrveien bolig med 2 + 1 beboere, 1960 Løken. Også disse med heldøgns tilsyn. Disse 8 boligene skal erstattes av nye boliger som er prosjekterte, og som er beregnet innflytningsklare i 2007.

Andre revisjonsfunn
Gjennom intervjuer fremkom at Aurskog Høland er tilsynskommune for et barn med utviklingshemning i fosterhjem, hvor det benyttes mekanisk tvangsmiddel. Når barnet er på avlastningsopphold i kommunen, ser man ikke noe behov for å bruke tvangsmidlet.

Positive forhold
Gjennom tilsynet har Fylkesmannen fått inntrykk av at det er et positivt engasjement hos tjenesteyterne og at det gis gode tjenester til mennesker med utviklingshemning i Aurskog Høland kommune.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.02.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.03.06.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Poppelveien 7 boliger. Virksomhetsleder og hjelpepleier på stedet deltok sammen med tilsynsmyndigheten.

Sluttmøte ble avholdt 24.03.06.

Område 1:

• Om Aurskog Høland kommune sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2:

• Om Aurskog Høland kommune sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Avvik 1, område 2
Aurskog Høland kommune har ikke tilstrekkelige systemer til å sikre at det ytes forsvarlige tjenester i henhold til bestemmelsene i Kap 4A overfor mennesker med utviklingshemning.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 4A-4, 4A-5 og 4A-7,
• Internkontrollforskriftens § 4 annet ledd, bokstav a, c, g og h.

Avviket er basert på følgende revisjonsbevis:

• Gjennom intervjuer og dokumentgranskning fremkom at ansvaret for forsvarlig tjenestetilbud til mennesker med utviklingshemming ikke er klart og kjent i organisasjonen. Flere informanter var ukjent med hvem som er overordnet faglig ansvarlig.
• Det mangler skriftlig utpeking av hvem som har det overordnete faglige ansvar for tjenesten.
• Det er heller ingen andre dokumenter hvor det fremgår hvem som er overordnet faglig ansvarlig.
• Gjennom intervjuer og dokumentgranskning fremkom at det ikke er gitt systematisk opplæring i Kap 4A til tjenesteyterne.
• Ved intervjuer og dokumentgranskning fremkom at det mangler skriftlige prosedyrer i forhold til meldinger og vedtak etter Kap 4A.
• Gjennom intervjuer fremkom at saksgangen i forhold til meldinger ikke er tilstrekkelig kjent.

Avvik 2, område 2
Det brukes systematisk og planlagt tvang overfor en tjenestemottaker med utviklingshemning i form av mekaniske tvangsmidler, uten at det er fattet vedtak etter Kap 4A.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 4A-4, 4A-5 og 4A-7, jf §§ 4A-6 og 4A-8, Internkontrollforskriftens § 4 annet ledd, bokstav c og g.

Avviket er basert på følgende revisjonsbevis:

• Gjennom intervjuer, dokumentgranskning og befaring fremkom at det systematisk og planlagt brukes mekaniske tvangsmidler overfor en tjenestemottaker.
• Ved telefonsamtaler med spesialisthelsetjenesten og dokumentgranskning av kommunens egne saksdokumenter fremkom at tjenestemottaker er utviklingshemmet.
• Gjennom intervjuer fremkom at tjenesteansvarlige og tjenesteytere ikke var kjent med diagnosen.

Merknad, område 1:
Aurskog Høland kommune har et forbedringspotensial med hensyn til å dokumentere at tjenestetilbud vurderes og iverksettes i samsvar med tjenestemottakers behov og at vedtak begrunnes i henhold til forvaltningslovens regler.

Merknaden er basert på følgende revisjonsfunn:

• Gjennom dokumentgranskning fremkom det at det er mangelfull kartlegging og konkretisering av tjenestebehov ved vurdering og avgjørelse av tjenestetilbud.
• Gjennom intervjuer fremkom det at tjenestetilbud evalueres 2 ganger per år. Ved gjennomgang av saksmapper fant vi ingen evalueringsdokumenter.
• Ved dokumentgranskning fremkom at vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven ikke fyller bestemmelsene i forvaltningslovens § 25 vedrørende begrunnelsens innhold.
• Gjennom dokumentgranskning fremkom at søknad om tjenester i 2 tilfeller ikke har vært behandlet, uten at det fremkommer at søknaden er trukket eller behovet dekket på annen måte.

Her har vi ingen avvik, fordi vi ikke har funnet grunnlag for at de funnene vi har gjort , har ført til uforsvarlige tjenester, men verken vedtak eller andre dokumenter gjør det mulig å etterprøve.

• Lov om sosiale tjenester Kap 4 og Kap 4A
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart, datert juni 2005
• Delegering av avgjørelsesmyndighet fra rådmannen til enhetsleder for levekår, revidert januar 2006
• Stillingsbeskrivelse for virksomhetsleder
• Kompetanseutviklingsplan for enhetene Omsorg, Familie/folkehelse og Levekår 2006 – 2009
• Utdrag fra opplæringsperm
• IPLOS registreringsverktøy for registrering av funksjonsvariabler hos tjenestemottakere
• Oversikt over boliger/tjenestesteder hvor det ytes tjenester til mennesker med utviklingshemning.
• Bemanningsplan for boveiledertjenestene Bjørkelangen og Løken
• Kopi av 13 anonymiserte enkeltvedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d jf. § 4-3
• Skjema for melding om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner etter Kap 4A
• Serviceerklæring – støttekontakt
• Skriv: ”Målrettet miljøarbeid – hva er det?”
• Rutiner og metodebeskrivelser – utvalgte deler av kommunens Kvalitetshåndbok for omsorgsrutiner
• Innholdsfortegnelse for beboeres miljøperm

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 4 komplette saksmapper/dokumenter i utvalgte saker hvor det er fattet vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d.
• Ved Poppelveien 7 boliger gjennomgikk vi permer og dokumenter som benyttes i forbindelse med tjenesteytingen på stedet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel fra Fylkesmannen om landsomfattende tilsyn datert 14.02.06
• Svar fra Aurskog Høland kommune av 06.03.06, vedlagt dokumenter
• Telefaks fra Aurskog Høland av 10.03.06 med flere etterspurte dokumenter
• Telefonsamtaler og telefaks mellom revisjonsleder og kontaktperson for tilsynet, vedrørende: Program for tilsynet, utvelgelse av intervjupersoner, plan for befaring i boliger ved Poppelveien 7 samt varsel om at Fylkesmannen ville ha fremlagt for granskning 4 komplette saksmapper/dokumenter vedr. utvalgte tjenestemottakere hvor vi hadde mottatt anonymiserte enkeltvedtak om tjenester

Andre informasjonskilder:

• Tilsynsmyndigheten hadde telefonsamtaler med Avdeling for barnehabilitering ved Akershus universitetssykehus før tilsynet.
• Fylkesmannens egne dokumenter, som Kap 4A-saker, tilsynsrapporter, kommuneprofiler med mer.
• Opplysninger hentet ut fra kommunens internettsider.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Terje Hermansen, revisjonsleder, Anne-Lisa Endal, revisor og Øivind Pedersen, revisor