INNHOLD

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at tjenestemottakerne mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.
• Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kap. 4A.

Det ble avdekket to avvik:

Område 1 avvik 1

Hemne kommune sikrer ikke at alle brukere får et tilstrekkelig fritidstilbud.

Område 2 avvik 1

Hemne kommune har ikke foretatt en formell, skriftlig utpeking av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten.

Det ble gitt tre merknader:

Område 1 to merknader

Hemne kommune foretar ikke systematisk vurdering/evaluering av enkeltvedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a).

Saksbehandlingen av enkeltvedtak om sosialtjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a) og c), er noe mangelfull.

Område 2 en merknad

Hemne kommune sikrer ikke tilstrekkelig opplæring og prosedyrer i sosialtjenesteloven kap. 4A.

Dato: 24.04.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hemne kommune i perioden 19.-20.04.06. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Hemne kommune er en kystkommune med ca 4.300 innbyggere. Kommunen har ti personer med psykisk utviklingshemning hvorav to er under 18 år. Seks personer bor i kommunale omsorgsboliger i Tiendbursveien. Tjenester etter lov om sosiale tjenester er organisert i enhet for pleie og omsorg bortsett fra støttekontakter som inntil videre er organisert av sosialtjenesten. Dette vil bli forandret fra 01.01.07. Helse- og omsorgstjenesten består av 118 årsverk.

Kommunen har ikke sendt melding om skadeavvergende tiltak eller fattet vedtak om bruk av makt og tvang etter lov om sosiale tjenester kap. 4A..

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Enhetsoversikt
• Årsbudsjett
• Årsturnus
• Ansatteoversikt
• Opplæringsplan pleie og omsorg

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:

• Brev av 07.03.06 med oversendelse av enkeltvedtak etter § 4-2 a-d
• Brev av 24.03.06 om møterom og teknisk utstyr
• Brev av 28.03.06, stedsanvisning
• Diverse e-post

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 31.01.06.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 19.04.06.

Intervjuer
Ni personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av enkeltvedtak
• Gjennomgang av klientmapper
• Gjennomgang av klientpermer
• Gjennomgang av avviksmeldinger
• Gjennomgang av delegasjonsansvar for enhetsleder
• Gjennomgang av prosedyre 323, kontroll med bruk av tvang og makt

Sluttmøte ble avholdt 20.04.06.

Avvik 1:
Hemne kommune sikrer ikke at alle brukere får et tilstrekkelig fritidstilbud.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 2-1 første, andre og tredje ledd, § 4-3 og § 4-2 c
• Kvalitetsforskriften § 3 første ledd

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Enkelte vedtak om støttekontakt blir ikke iverksatt fordi tilstrekkelig antall støttekontakter ikke er tilgjengelig.

Merknad 1:
Hemne kommune foretar ikke systematisk vurdering/evaluering av enkeltvedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a).

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• De fleste av enkeltvedtakene om miljøarbeidertjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a er gamle og ikke oppdatert.
• Det foreligger ikke dokumentasjon på evaluering om tjenestene ytes i samsvar med vedtaket og om brukers behov for tjenester er endret.
• Kommunen har ikke utarbeidet et system for å sikre at vedtakene får en jevnlig gjennomgang og evaluering for å sikre vedtakene justeres ved eventuelle endringer i behov. Endringer i behov blir imidlertid løpende vurdert av tjenesteyterne, og fulgt opp i den daglige tjenesteyting.
• Tjenestene blir i liten grad styrt ut fra vedtakene, men ut fra de til enhver tid foreliggende behov. Tjeneste blir dermed justert uten at det blir fattet nytt enkeltvedtak.
• Kommunen mangler rutine for å sikre at tjenesteyterne blir kjent med enkeltvedtakene og gir tjenestene i henhold til dette.

Øvrig kommentar til merknaden:

Det foreligger ikke opplysninger som tilsier at tjenestemottakerne får mindre tjenester enn de er blitt tildelt i de vedtakene, som i hovedsak er fra 1999. Det fremstår som om tjenesteytingen skjer på en god og omsorgsfull måte.

Tjenesteyterne har tilgang til Gerica og har mulighet til å gjøre seg kjent med enkeltvedtakene der. De gjennomgåtte vedtakene var så gamle at de ikke var ført inn i Gerica. Hemne kommune har, i samarbeid med et privat dataselskap, utarbeidet et kvalitetssikringssystem for hele kommunene. Dette er beregnet innført fra 01.01.07.

Av kvalitetsforskriften § 3 første ledd fremgår at kommunen skal etablere et system av prosedyrer som søker å sikre at tjenesteapparatet og tjenesteyterne kontinuerlig tilstreber at den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid, og i henhold til gjeldende vedtak. Sosialtjenestelovens § 2-1, jf. internkontrollforskiftens § 3, forutsetter at kommunen må styre slik at de i sin planlegging og organisering sikrer at tjenestemottakerens tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d endres i samsvar med endrete bistandsbehov, jf.internkontrollforskriften § 3. Sosialtjenesteloven § 2-1, jf. internkontrollforskiften § 3, forutsetter at kommunen sikrer en forsvarlig utførelse av tjenestene, blant annet at omfang og type tjenester tilpasses brukerens behov og er nedfelt i vedtak etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d.

Merknad 2:
Saksbehandlingen av enkeltvedtak om sosialtjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a) og c), er noe mangelfull.  

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Vedtakenes innhold er korte og generelle og uten tilstrekkelige begrunnelser.
• Vedtakene gir i liten grad opplysninger om grunnlaget for utmålingen av tjenesten, hva det er søkt om og faktagrunnlaget for vurderingen.
• Vedtakene siterer i stor grad bare lovtekst, og det fremgår i liten grad hva som er vurdert og lagt til grunn for vedtaket.
• Vedtakene gir i liten grad en oversikt over det totale tjenestetilbudet, da det bl.a. i det siste vedtak ikke fremgår hvorvidt tidligere vedtak opprettholdes for de tjenester som ikke er er tatt med i siste vedtak.
• I noen vedtak er lovhenvisningene noe uryddige med bl.a. sammenblanding av sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven der det bare tildeles tjenester etter en av lovene. Videre er det mye bruk av standardformuleringer uten tilstrekkelig vurdering av hvorvidt disse er relevant for det aktuelle vedtak.

Øvrig kommentar til merknaden:

Fylkesmannen har ikke fått opplysninger eller dokumentert at utformingen av vedtakene har medført uforsvarlige eller mangelfulle tjenester. Uklare og mangelfulle vedtak kan imidlertid være et problem dersom det skal klages på tjenestens innhold og omfang. Uklare vedtak gjør det vanskelig å vite grunnlaget for tildelingen og hva det eventuelt skal klages over. Det vil også kunne bli problem dersom en ut fra endret behov må endre innholdet i tjenesten når tjenester ikke har vært gitt i henhold til gjeldende vedtak.

Det vises i denne forbindelse til forvaltningslovens bestemmelser, Kap. V om enkeltvedtak og §§ 24 og 25, samt forvaltningsloven § 35 om omgjøring av vedtak.

Avvik 1:
Hemne kommune har ikke foretatt en formell, skriftlig utpeking av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4A-7.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I kommunens delegasjonsreglement er det ikke blitt foretatt en formell skriftlig utpeking av dette ansvaret.
• Vedtak i medhold av § 4A.5 tredje ledd bokstav b og c treffes av den som har det overordnede faglige ansvar for tjenesten, Kommunen må ta uttrykkelig stilling til hvem som skal ha dette ansvaret.

Øvrig kommentar til avviket:

Selv om dette ansvar ikke er formelt delegert, er det klart for alle hvem som i praksis har dette ansvar.

Merknad 1:
Hemne kommune sikrer ikke tilstrekkelig opplæring og prosedyrer i sosialtjenesteloven kap. 4A.

Merknad er basert på følgende observasjoner:

• Gjennom intervjuer og verifikasjoner går det fram at det ved boliger som yter tjenester til utviklingshemmede ikke er etablert tilstrekkelige rutiner slik at lovens krav til saksbehandling vil bli fulgt, jamfør § 4A-7 første ledd og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav g.
• Det frem kom at mange av de ansatte ikke har fått opplæring i sosialtjenesteloven kap. 4A, herunder spesielt tvangsbegrepet og når det kan anvendes lovlig makt og tvang. Den opplæring som er gitt er gitt, ligger flere år tilbake i tid og gjaldt det tidligere regleverk etter kap 6A
• Enheten har ikke opplæring i Kap. 4A som tema i foreliggende opplæringsplan. Dette vil imidlertid bli tatt med i den nye opplæringsplan som nå er under utarbeidelse.
• Det kom fram at ansatte har manglende kunnskaper om reglene i kapittel 4A om saksbehandling og hvilke prosedyrer som skal følges ved bruk av skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
• Ansatte uttrykte behov for mer opplæring i kapittel 4A.

Kommentar til merknaden

Det er ikke blitt dokumentert eller opplyst om bruk av tvang og makt ved tjenesteytingen som ikke er blitt registrert/rapportert i henhold til loven. Allikevel bør rutinene/systemet være på plass dersom hendelser med bruk av tvang og makt oppstår. De ansatte skal da ha rutiner/ system å kunne forholde seg til. Det er utarbeidet prosedyre 323 av 10.02.02. Denne må revideres da de beskrevne saksbehandlingsrutinene ikke er i overensstemmelse med bestemmelsene i § 4A-7.

Kommunen må gjennom planlegging, organisering og styring bidra til at virksomheten ikke utøver ulovlig makt og tvang. Innholdet i tvangsbegrepet skal være kjent for overordnet faglig ansvarlig og nedover i organisasjonen til alle ansatte som arbeider med mennesker med psykisk utviklingshemning. Tjenesteyterne må ha tilstrekkelig kunnskap så de kan identifisere tvang og maktbruk i tjenesten, og ha kunnskap for å kunne innrette seg etter lovens ordning for når makt og tvang kan anvendes. Konsekvensen av manglende kunnskap om lovens tvangsbegrep kan bli at det blir individuelle definisjoner av tvangsbegrepet, og da ofte ut fra hensiktsmessighetsvurderinger.