Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Samordning av kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap
• Den dokumenterte risiko- og sårbarhetsanalyser planen er basert på og
• Minimumskrav til rutiner/ prosedyrer

Helse- og sosialtjenesten i Lyngdal kommune har plan for helsemessig og sosial beredskap som ble behandlet av hovedutvalg for helse, undervisning og sosial 06.04.05.

Både i kommunens plan for kriseledelse og plan for helsemessig og sosial beredskap står det at planene skal samordnes, men i praksis finner vi ikke at beredskapsarbeidet er samordnet.

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap bygger ikke på en dokumentert risiko- og sårbarhetsvurdering og det er ikke utarbeidet nødvendige prosedyrer/tiltakskort. Plan for helsemessig og sosial beredskap beskriver at helsepersonell som kan få oppgaver i beredskapssammenheng skal gis opplæring og øvelse, men verken hvem dette gjelder eller hvilken opplæring de skal ha er beskrevet. Krav til øvelser er heller ikke nedfelt.

Ved tilsynet i Lyngdal kommune påpekes det to avvik på grunn av manglende risiko-og sårbarhetsanalyse og manglende prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift ved reduksjon av kapasitet og ved ekstraordinære belastninger/behov for økt kapasitet.

Det gis to merknader fordi planverket ikke er samordnet og fordi kommunens krav til opplæring og øvelser ikke er beskrevet.

Dato: 30.3.2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 20.01.06 – 30.03.06. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vest-Agder og Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år. Denne rapporten omhandler Helsetilsynets ansvarsområde, Fylkesmannen utarbeider egen rapport.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

Lyngdal kommune har 7214 innbyggere (2004). Ny rådmann ble tilsatt i oktober 2005. Oppgavene til helse- og sosialsjef ivaretas for tiden av en vikar. Kommunen har for øvrig en stabil personalsituasjon.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.01.06.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 7 Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 23.03.06.

Intervjuer
3 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 23.03.06.

Her beskrives krav som følger av helselovgivningen og som ved dette tilsynet benyttes som revisjonskriterier, dvs hva kommunens systematiske tiltak og praksis vurderes opp mot.

Forskrift om internkontroll for helse- og sosialtjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk sikrer og forbedrer sine tjenester.

I følge kommunehelsetjenestelovens § 1-5 og sosialtjenstelovens § 3-6 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og kommunestyret skal fastsette planen og hyppighet for revisjon. Det stilles altså ikke krav til en egen plan for kommunens helse- og sosialtjenester, men kommunen skal dokumentere hvordan de har planlagt sin beredskap på området.

Forskriften stiller krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartere bør fremgå av planen.

Beredskapsforskriften stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Beredskapsplanen skal baseres på en risiko- og sårbarhetsvurdering – eller analyse. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og med grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Statens helsetilsyn har beskrevet minimumskrav til innhold i beredskapsplanverket. Disse formidlet vi videre i vårt fylke i brev datert 04.02.05.

Punktvis beskrives her minimumskrav til rutiner/prosedyrer:

Prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift ved reduksjon av kapasitet og ved ekstraordinære belastninger/behov for økt kapasitet. Dette innebærer blant annet at man må ha oppdatert oversikt over ansatte og varslingsplan.

Prosedyrer for interne hendelser som brann eller andre situasjoner som gjør at man må evakuere brukere fra sykehjem, legevaktslokaler og sosialkontor.

I forhold til eksterne hendelser vil det være nødvendig med prosedyrer for hendelser med lengre bortfall av strøm, vann, avløp eller IKT.

Tjenestene må også ha prosedyrer for håndtering av eksterne hendelser som krever omstilling for å håndtere et større antall brukere enn ordinært.

Kommunene må ha vurdert hvordan hjemmeboende personer som er helt avhengig av tjenestene, skal få hjelp i en krise/katastrofesituasjon.

Avhengig av samordningsbehov, lokale forhold og aktualitet, må kommunene ha planlagt hvordan de skal håndtere et større antall pasienter fra spesialisthelsetjenesten eller et antall sykehjemspasienter fra nabokommunen.

Det må også vurderes hvilke personell og utstyr man kan bidra med for å hjelpe andre.

I dette kapittel beskrives tilsynsmyndighetenes observasjoner (kalt revisjonsbevis) og beskrivelse av de faktiske forhold som er relevante for dette tilsynet.

Virksomheten kan gis avvik eller merknader med utgangspunkt i revisjonskriterier i helselovgivningen, herunder krav i forskrift om internkontroll til hvordan den systematisk styrer sin virksomhet, og om den oppnår de resultater som helselovgivningen forutsetter.

Avvik 1
Lyngdal kommune har ikke utarbeidet risiko- og sårbarhetsanalyse som grunnlag for beredskapsplanen slik det stilles krav om i forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv § 3 og i § 4f ,forskrift om internkontroll for helse- og sosialtjenestene.

Revisjonsbevis som begrunner avvik:

• Kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse er fra 1995 og denne beskriver ikke helse- og sosialtjenestens sårbarhet
• Ved intervjuer kom det frem at man f eks ikke hadde vurdert hvilket omfang av en hendelse kommunen vil kunne håndtere med ordinære ressurser og når man vil trenge bistand fra andre.

Avvik 2
Det ikke er utarbeidet prosedyrer iht beredskapsforskriftens § 4 for å sikre helse- og sosialtjenestene i en beredskapssituasjon.

Revisjonsbevis som begrunner avvik:

• Kommunens kriseplan inneholder noen få tiltakskort.
• I plan for helsemessig og sosial beredskap finnes ingen prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift ved reduksjon av kapasitet og ved ekstraordinære belastninger/behov for økt kapasitet.

Merknad 1
Beredskapsplanverket er ikke samordnet.

Både kommunens kriseplan og plan for helsemessig og sosial beredskap beskriver organisering med kriseledelse og informasjonsansvarlig på begge nivåene, uten at det var tatt stilling til i hvilke situasjoner man ser for seg at helse- og sosialtjenestene må involvere kommunens kriseledelse. Det er beskrevet av helse-og sosialsjef og rådmann skal vurdere dette.

Tiltakskort innen smittevern var nylig utarbeidet som en del av kommunens kriseplan og omtales ikke i helse- og sosialtjenestens plan.

Kommunen har etablert et beredskapsråd som møtes årlig etter innkalling fra ordfører. Ved intervjuer kom det frem at man ikke var klar over hvem som var faste medlemmer i rådet. Kst Helse-og sosialsjef er ikke innkalt til neste møte. Plan for helsemessig og sosial beredskap som ble utarbeidet i fjor er ikke presentert og gjennomgått for kriseledelsen eller beredskapsrådet.

Merknad 2
Krav til opplæring og øvelser er ikke beskrevet i planen

Verken ved gjennomgang av planen eller ved intervjuer under tilsynet fremkom det hvilke krav kommunens stiller til kompetanse eller øvelse for personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapssammenheng. Personell i sosialtjenesten er ikke nevnt i planen.

Det gjennomføres brannøvelser, men utover dette verken varslingslister eller andre deler av planverket øvet.

• Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 23.06.2000 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift av 20.desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 23. juli 2001 om krav til beredskapsplanlegging mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beredskapsplan for helse- og sosial, udatert
• Smittevernplan utkast
• Kommunens risiko og sårbarhetsanalyse, datert 1995
• Plan for kriseledelse i kommunen, sist revidert 2005

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn sendt 20.01.06
• Kommunenes oversendelse av anmodet dokumentasjon mottatt 11.03.06
• Utkast til rapport sendt elektronisk 24.03.06
• Kommunenes svar til utkast til rapport 27.03.06

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Ine B.Rolstad Hauklien Fylkesmannen i Vest-Agder, samfunnsavdeling
Rådgiver Sissel Andreassen, Helsetilsynet i Vest-Agder