Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Samordning av kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap
• Den dokumenterte risiko- og sårbarhetsanalysen planen er basert på og
• Minimumskrav til rutiner/ prosedyrer

Kristiansand kommune har de siste tolv årene jobbet systematisk med å utvikle sitt kvalitetssystem som er tilgjengelig for alle ansatte via Intranett. Arbeidet med helse- og sosialtjenestens ivaretakelse av krav til beredskap er ivaretatt i kvalitetsystemet, blant annet gjennom en prosedyre for risiko- og sårbarhetsvurdering (ROS) som skal gjennomføres årlig av alle enhetslederne.

Det er utarbeidet ”Beredskapsplan for helsepersonell - innsats ved ulykker og andre krisesituasjoner i helse- og sosialsektoren”. Beredskapsplanen er ”blå-lys-preget” og omtaler bare helsepersonell. Kommunen gis en merknad for dette. Planen er til revisjon og skal behandles av helse- og sosialstyret til høsten.

Kommunenes rutiner for ivaretakelse av informasjonsberedskap er i praksis ikke i samsvar med det som er beskrevet i ulike dokumenter. Det gis her derfor en merknad.

Det er gjennomført opplæringstiltak for enhetslederne om ROS og media-håndtering, men planverket vi ble forelagt ved tilsynet omtaler ikke kommunens systematiske rutiner for å sikre at ansatte med oppgaver innen beredskap får nødvendig opplæring, utstyr og øvelser. Ved intervjuer fikk vi bekreftet at det ikke finnes systematiske tiltak for å sikre dette området. Tilsynsmyndigheten finner her grunn til å gi kommunen en merknad.

Helse- og sosialtjenestens prosedyrer tilfredsstiller ikke fullt ut de gitte minimumskrav til prosedyrer for ressursdisponering, blant annet evakuering, i en krisesitasjon og gis en merknad for det.

Det er tilsynsmyndighetens konklusjon av kommunen har en mer robust og systematisk utøvelse innen beredskap enn det som fremkommer av dokumenter vi ble presentert for i løpet av tilsynet.

Ved tilsynet ble det ikke påpekt avvik, men det ble gitt fire merknader.

Dato: 27.4.2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 20.01.06 – 07.04.06. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vest-Agder og Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år. Denne rapporten omhandler forhold innenfor Helsetilsynet og Fylkesmannens ansvarsområde vedrørende helsemessig og sosial berdskap. I tillegg utarbeider Fylkesmannen egen rapport for tilsynet med den generelle beredskapen.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2 og lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

Kristiansand er landets femte største by med 76.066 innbyggere per 01.01.05. Nesten halvparten av fylkets innbyggere bor i Kristiansand. På bakgrunn av erfaringen med ”Øvelse Kristiansand høsten 2005” er det vedtatt å øke beredskapsressursene til en 100 % stilling. Det er foreløpig ikke tatt stilling til hvor i organisasjonen stillingen skal plasseres.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.01.06.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 7, Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 31.03.06.

Intervjuer 6 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 31.03.06.

Her beskrives krav som følger av helse- og sosiallovgivningen og som ved dette tilsynet benyttes som revisjonskriterier, dvs hva kommunens systematiske tiltak og praksis vurderes opp mot.

Forskrift om internkontroll for helse- og sosialtjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk sikrer og forbedrer sine tjenester.

I følge kommunehelsetjenestelovens § 1-5 og sosialtjenstelovens § 3-6 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap (Beredskapsforskriften).

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og kommunestyret skal i følge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon. Det stilles altså ikke krav til en egen plan for kommunens helse- og sosialtjenester, men kommunen skal dokumentere hvordan de har planlagt sin beredskap på området.

Forskriften stiller i § 5 krav til operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartere bør fremgå av planen.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Beredskapsplanen skal (§ 3) baseres på en risiko- og sårbarhetsvurdering – eller analyse. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og med grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Statens helsetilsyn har beskrevet minimumskrav til innhold i beredskapsplanverket. Disse formidlet vi videre i vårt fylke i brev datert 04.02.05. Punktvis beskrives her minimumskrav til rutiner/prosedyrer:

Prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift ved reduksjon av kapasitet og ved ekstraordinære belastninger/behov for økt kapasitet. Dette innebærer blant annet at man må ha oppdatert oversikt over ansatte og varslingsplan.

Prosedyrer for interne hendelser som brann eller andre situasjoner som gjør at man må evakuere brukere fra sykehjem, legevaktslokaler og sosialkontor.

I forhold til eksterne hendelser vil det være nødvendig med prosedyrer for hendelser med lengre bortfall av strøm, vann, avløp eller IKT.

Tjenestene må også ha prosedyrer for håndtering av eksterne hendelser som krever omstilling for å håndtere et større antall brukere enn ordinært.

Kommunene må ha vurdert hvordan hjemmeboende personer som er helt avhengig av tjenestene, skal få hjelp i en krise/katastrofesituasjon.

Avhengig av samordningsbehov, lokale forhold og aktualitet, må kommunene ha planlagt hvordan de skal håndtere et større antall pasienter fra spesialisthelsetjenesten eller et antall sykehjemspasienter fra nabokommunen.

Det må også vurderes hvilke personell og utstyr man kan bidra med for å hjelpe andre.

I dette kapittel beskrives tilsynsmyndighetenes observasjoner (kalt revisjonsbevis) og beskrivelse av de faktiske forhold som er relevante for dette tilsynet.

Virksomheten kan gis avvik eller merknader med utgangspunkt i revisjonskriterier i helse- og sosiallovgivningen, herunder krav i forskrift om internkontroll til hvordan den systematisk styrer sin virksomhet, og om den oppnår de resultater som lovgivningen forutsetter.

Merknad 1
Det er utarbeidet ”Beredskapsplan for helsepersonell-innsats ved ulykker og andre krisesituasjoner i helse- og sosialsektoren”. Beredskapsplanen er preget av hva som bør gjøres når det er behov for akutt hjelp ved ulykker, den er ”blå-lys-preget”- og tar ikke opp andre typer beredskapsituasjoner. Den omtaler bare helsepersonell, ikke sosialpersonell. Planen er til revisjon og skal behandles av helse- og sosialstyret til høsten. Beredskapsforskriften § 2 krever at kommunestyret skal sørge for fastsettelse av planen og at det skal fremgå hvor ofte planen og den risiko- og sårbarhetsanalyse den bygger på skal evalueres og oppdateres.

Merknad 2

Det er gjennomført opplæringstiltak for enhetslederne om ROS og media-håndtering, men planverket vi ble forelagt ved tilsynet, omtaler ikke kommunens systematiske rutiner for å sikre at ansatte med oppgaver innen beredskap får nødvendig opplæring, utstyr og øvelser.

Merknad 3

Kommunenes rutiner for ivaretakelse av informasjonsberedskap er i praksis ikke i samsvar med det som er beskrevet i ulike dokumenter.

Merknad 4
Helse- og sosialtjenestens prosedyrer tilfredsstiller ikke fullt ut de gitte minimumskrav til prosedyrer for ressursdisponering, blant annet evakuering, i en krisesitasjon.

• Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 13. desember 1991 nr 81 om sosiale tjenester
• Lov av 23. juni 2000 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 23. juli 2001 om krav til beredskapsplanlegging mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som tidligere var oversendt, og som ble benyttet ved forberedelsen av revisjonen:

• Plan for overordnet krisehåndtering og informasjon, sist revidert november 2005
• Informasjonsplan ved kriser og ulykker i Kristiansand, udatert
• Kommunens risiko og sårbarhetsanalyse, datert 30.11.04
• Sjekkliste for årlig evaluering av beredskapsforberedelser i kommunen, 2005
• Beredskapsplan for helsepersonell- innsats ved ulykker og andre krisesituasjoner, 2003
• Prosedyre for pandemiske influensa, datert 11.03.04
• Notat om endringer som følge av revidert nasjonal plan for pandemisk influensa, datert 01.03.06

I løpet av tilsynet ble vi forelagt:

• Beredskapsplan for helsepersonell- innsats ved ulykker og andre krisesituasjoner, 2005 og
• Kopi av risiko og sårbarhetsvurderinger utført av 12 enhetsledere februar 2006.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn sendt 20.01.06
• Kommunens oversendelse av anmodet dokumentasjon mottatt elektronisk 01.03.06
• Utkast til rapport sendt elektronisk 03.04.06
• Kommunenes svar til utkast til rapport 06.04.06

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Beredskapssjef Per Pedersen, Fylkesmannen i Vest-Agder, samfunnsavdelingen
Rådgiver Ine B. Rolstad Hauklien, Fylkesmannen i Vest-Agder, samfunnsavdelingen
Underdirektør Eli Gotteberg, Helsetilsynet i Vest-Agder/fylkesmannens helse- og omsorgsavd.
Rådgiver Sissel Andreassen, Helsetilsynet i Vest-Agder/fylkesmannens helse-og omsorgsavd.