Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Samordning av kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap
• Den dokumenterte risiko- og sårbarhetsanalysen planen er basert på og
• Minimumskrav til rutiner/ prosedyrer

Helse- og sosialtjenesten i Vennesla kommune har plan for helsemessig og sosial beredskap som ble behandlet av levekårutvalget 07.04.05. Det er ikke utarbeidet plan for kriseledelse i kommunen, så planverket er ikke godt nok samordnet. Det fremgår ikke hvor ofte plan for helsemessig og sosial beredskap og den risiko- og sårbarhetsvurdering planen bygger på skal evalueres og oppdateres. Slikt skal fastsettes av kommunestyret i følge beredskapsforskriftens § 2.

Plan for helsemessig og sosial beredskap omtaler ikke kommunens rutiner for å sikre at ansatte med oppgaver innen beredskap får nødvendig opplæring, utstyr og øvelser.

Helse- og sosialtjenestens prosedyrer tilfredsstiller ikke fullt ut de gitte minimumskrav til prosedyrer for ressursdisponering i en krisesitasjon.

Ved tilsynet ble det påpekt to avvik og gitt to merknader.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon perioden 20.01.06 – 07.04.06. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vest-Agder og Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år. Denne rapporten omhandler Helsetilsynets og Fylkesmannens helse- og omsorgsavdeling sitt ansvarsområde. Fylkesmannen utarbeider egen rapport for tilsynet med den generelle beredskapen.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2 og med sosialtjenesten i lov om sosiale tjenester § 2.6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

Vennesla kommune har 12513 innbyggere. Kommunen er Vest-Agders eneste ROBEK-kommune og er derfor i en meget presset økonomisk situasjon. Ny rådmann ble tilsatt høsten 2005 og det planlegges nå en omfattende organisasjonsgjennomgang.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.01.06.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8 Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 30.03.06.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 30.03.06.

Her beskrives krav som følger av helse- og sosiallovgivningen og som ved dette tilsynet benyttes som revisjonskriterier; dvs hva kommunens systematiske tiltak og praksis vurderes opp mot.

Forskrift om internkontroll for helse- og sosialtjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk sikrer og forbedrer sine tjenester.

I følge kommunehelsetjenestelovens § 1-5 og sosialtjenstelovens § 3-6 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og kommunestyret skal i følge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon. Det stilles altså ikke krav til en egen plan for kommunens helse- og sosialtjenester, men kommunen skal dokumentere hvordan de har planlagt sin beredskap på området.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartere bør fremgå av planen.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Beredskapsplanen skal (§ 3) baseres på en risiko- og sårbarhetsvurdering – eller analyse. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og med grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Statens helsetilsyn har beskrevet minimumskrav til innhold i beredskapsplanverket. Disse formidlet vi videre i vårt fylke i brev datert 04.02.05.

Punktvis beskrives her minimumskrav til rutiner/prosedyrer:

Prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift ved reduksjon av kapasitet og ved ekstraordinære belastninger/behov for økt kapasitet. Dette innebærer blant annet at man må ha oppdatert oversikt over ansatte og varslingsplan.

Prosedyrer for interne hendelser som brann eller andre situasjoner som gjør at man må evakuere brukere fra sykehjem, legevaktslokaler og sosialkontor.

I forhold til eksterne hendelser vil det være nødvendig med prosedyrer for hendelser med lengre bortfall av strøm, vann, avløp eller IKT.

Tjenestene må også ha prosedyrer for håndtering av eksterne hendelser som krever omstilling for å håndtere et større antall brukere enn ordinært.

Kommunene må ha vurdert hvordan hjemmeboende personer som er helt avhengig av tjenestene, skal få hjelp i en krise/katastrofesituasjon.

Avhengig av samordningsbehov, lokale forhold og aktualitet, må kommunene ha planlagt hvordan de skal håndtere et større antall pasienter fra spesialisthelsetjenesten eller et antall sykehjemspasienter fra nabokommunen.

Det må også vurderes hvilke personell og utstyr man kan bidra med for å hjelpe andre.

I dette kapittel beskrives tilsynsmyndighetenes observasjoner (kalt revisjonsbevis) og beskrivelse av de faktiske forhold som er relevante for dette tilsynet.

Virksomheten kan gis avvik eller merknader med utgangspunkt i revisjonskriterier i helse- og sosiallovgivningen, herunder krav i forskrift om internkontroll til hvordan den systematisk styrer sin virksomhet, og om den oppnår de resultater som lovgivningen forutsetter.

Avvik 1
Det fremgår ikke hvor ofte planen og den risiko- og sårbarhetsvurdering det bygges på, skal evalueres og oppdateres slik

Avvik fra:

• Beredskapsforskriftens § 2 og forskrift om internkontroll, § 4 h.

Revisjonsbevis som begrunner avvik:

• Ved gjennomgang av dokumenter og ved intervjuer fant vi at det ikke var tatt stilling til hvor ofte planen og risiko- og sårbarhetsvurderingen skal evalueres og oppdateres.
• Kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse er datert 1996
• I plan for helsemessig og sosial beredskap er noen risiko- og sårbarhetsvurderinger datert november 2004, men de fleste er ikke datert.

Avvik 2
Kommunen har ikke system for å sikre at de som har oppgaver innen helsemessig og sosial beredskap har nødvendig kompetanse, utstyr eller blir øvet.

Avvik fra:

• Beredskapsforskriften § 7 og forskrift om internkontroll, § 4 c.

Revisjonsbevis som begrunner avvik:

• Kompetanse og øvelser beskrives ikke i planverket
• Ved intervjuer kom det frem at det hadde vært en øvelse (i fylkesmannens regi) for noen år siden, men kommunen har ingen rutine for opplæring eller øvelser

Merknad 1
Samordning av beredskapsplaner.

Det er ikke utarbeidet plan for kriseledelse i Vennesla kommune. I forbindelse med utarbeidelse av plan for helsemessig og sosial beredskap ble det beskrevet etablering av kriseledelse og plan for informasjon, men dette er ikke implementert i kommunen for øvrig. Planverket i kommunen er derfor ikke tilstrekkelig samordnet slik det forventes i beredskapsforskriftens § 6.

Merknad 2
Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad utarbeidet prosedyrer iht gitte minimumskrav. Der er mangler i plan for evakuering og i beskrivelse av hvordan kommunen vil håndtere en situasjon hvor de har redusert mulighet til å yte tjenester, ved streik, influensa blant ansatte etc.

Helse- og sosialtjenesten i Vennesla kommune har de siste årene utviklet en del dokumentasjon på hvordan de ivaretar sin internkontroll. Funn ved dette tilsynet gir imidlertid tilsynsmyndigheten grunn bekymring for om internkontrollforskriftens formål om kommunens systematiske styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenesten oppnås.

• Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om sosiale tjenester
• Lov av 23.06.2000 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift av 20.desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 23. juli 2001 om krav til beredskapsplanlegging mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som tidligere var oversendt, og som ble benyttet ved forberedelsen av revisjonen:

• Beredskapsplan for helse- og sosial, 2005
• Smittevernplan, sist revidert des. 2004
• Kommunens risiko og sårbarhetsanalyse, 1996

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn sendt 20.01.06
• Utkast til rapport sendt elektronisk 03.04.06
• Kommunenes svar til utkast til rapport ……

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Ine B.Rolstad Hauklien Fylkesmannen i Vest-Agder, samfunnsavdeling
Rådgiver Sissel Andreassen, Helsetilsynet i Vest-Agder/Fylkesmannens helse- og omsorgsavdeling