Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1. Om kommunens sikrer at tjenestetilbudet etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d er forsvarlig og at det endres i samsvar med endring(er) i tjenestemottakerens grunnleggende behov.

2. Om kommunens sikrer at utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede skjer uten bruk av tvang og makt, i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A.

Det ble avdekket 3 avvik og gitt 1 merknad.

Dato: 15.5.06.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lenvik kommune i perioden3.2.06 – 7.4.06. Revisjonen omfattet virksomhetene ”PU-tjenesten” og ”Pleie- og omsorg, distrikt Rossfjord”. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Lenvik kommune er en tonivå-kommune, med et rådmannsnivå og ett nivå som omfatter Støttefunksjoner/Virksomheter. Det er i det vesentlige virksomhetene 20 og 21, ”PU-tjenesten” og ”Pleie- og omsorg, distrikt Rossfjord”, som gir tjenester til personer med psykisk utviklingshemning. Disse virksomhetene er inndelt i enheter som ledes av fagledere.

Tjenester overfor psykisk utviklingshemmede utgjør en betydelig del av pleie- og omsorgstjenesten i Lenvik kommune. Tjenesten omfatter 76 personer. En ikke ubetydelig del av disse er såkalte hjemmeboende.

Kommunen har ikke fattet vedtak om bruk av bruk av tvang og makt etter lov om sosiale tjenester kapittel 4A.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 3.2.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 6.4.06.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 7.4.06.

• Om kommunen sikrer at tjenestetilbudet etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d er forsvarlig og at det endres i samsvar med endring(er) i tjenestemottakerens grunnleggende behov.
• Om kommunen sikrer at utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede skjer uten bruk av tvang og makt, i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A.

Avvik 1
Kommunen sikrer ikke at beslutninger om iverksettelse, endring og videreføring av tjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav a-d er tilstrekkelig utredet og begrunnet, samt at skriftlig vedtak treffes urimelig lang tid etter at tjenesten er iverksatt.

Avvik fra følgende krav i lov:

• Lov om sosiale tjenester § 8-1, jf. forvaltningsloven § 17 og §§ 23-25.

Kommentar: Når det gjelder tildeling og/eller endring av tjenester til den enkelte tjenestemottaker, innebærer lov om sosiale tjenester § 8-1 at kartlegging av behov skal skriftliggjøres, og at tildeling/endring av tjenester skal begrunnes og vedtaksfestes. Uten tilstrekkelig utredning og begrunnelse for vedtak, er det fare for at tjenestemottakeren ikke får tjenestene han/hun har krav på, samt at vedkommende ikke får informasjon om kommunens begrunnelse og andre nødvendige opplysninger.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under dokumentgransking, intervju og saksinnsyn at kommunen i flere saker ikke har:
  - foretatt god nok saksutredning
  - gitt tilfredsstillende begrunnelse
  - truffet skriftlig vedtak innen rimelig tid etter at sosiale tjenester etter § 4-2 a-d er iverksatt.

Område 2: Kommunen må sikre at ulovlig makt- og tvangsbruk ikke finner sted.

Avvik 2
Kommunen sikrer ikke at det treffes rettsgyldig vedtak om planlagt bruk av tvang og makt i samsvar med lov om sosiale tjenester § 4A-7.

Avvik fra følgende krav i lov:

• Lov om sosiale tjenester § 4A-7 annet, tredje og fjerde ledd, jf. forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten § 4 annet ledd g.

Kommentar: Etter lov om sosiale tjenester § 4A-7 fjerde ledd kan ikke vedtak om planlagt bruk av tvang og makt iverksettes før det er godkjent av Fylkesmannen. Det er et grunnleggende vilkår at kommunen, i tilfeller hvor det anses nødvendig å bruke slike tiltak, utformer og gjennomfører disse i samsvar med § 4A-7 annet, tredje og fjerde ledd, jf. § 4A-5 første, annet ledd og tredje ledd.

Dersom det etter loven skal gis adgang til bruk av tvang og makt, må det stilles strenge krav til saksbehandlingen, herunder ansvarsforholdene. Formålet med saksbehandlingsreglene er å sikre at lovens materielle regler om bl.a. faglig og etisk forsvarlighet blir fulgt, samt at den utviklingshemmede blir gitt de rettssikkerhetsgarantier som følger av loven.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom gjennom intervjuer og saksinnsyn at kommunen har iverksatt planlagte og inngripende tiltak som innebærer bruk av tvang og makt, uten at det er gjennomført saksbehandling i samsvar med loven, og tvangsbruken er således ikke rettsgyldig.

Avvik 3
Kommunen sikrer ikke at det straks gis melding til Fylkesmannen og tjenestemottaker, hjelpeverge og pårørende etter beslutning om bruk av skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.

Avvik fra følgende lovbestemte krav:

• Lov om sosiale tjenester § 4A-7 første ledd, fjerde pkt., jf. forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten § 4 annet ledd bokstav g.

Kommentar: Etter lov om sosiale tjenester § 4A-7 første ledd skal kommunen straks sende melding til Fylkesmannen og de private parter dersom det er besluttet å bruke skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner, jf. lov om sosiale tjenester § 4A-5 tredje ledd bokstav a. Dette kravet er en vesentlig rettssikkerhetsgaranti, og korrekt behandling av denne type meldinger er i tillegg et viktig faglig hjelpemiddel for kommunen.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom gjennom intervjuer og saksinnsyn at kommunen ved flere tilfeller har unnlatt å sende melding til Fylkesmannen og de private parter i saker der det er truffet beslutning om bruk av skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.

Merknad
Kommunens styrings- og rapportrutiner i forbindelse med lov om sosiale tjenester kapittel 4A fremstår som noe mangelfulle og uklare i organisasjonen. Det fremkom at det ikke var tilstrekkelig klart hvem som er utpekt som overordnet faglig ansvarlig, herunder hva dette ansvaret innebærer. Videre har ikke kommunen en klar opplæringsplan på området, og det er ikke gitt systematisk opplæring av de ansatte etter at sosialtjenesteloven kapittel 4A trådte i kraft.

Kommentar: Reglene i lov om sosiale tjenester § 4A-7 om at kommunen skal ha en overordnet faglig ansvarlig i saker etter kapittel 4A og rapporteringsrutiner ved bruk av tvang og makt overfor psykisk utviklingshemmede, er grunnleggende vilkår i loven. Dersom kommunen ikke har rutiner som sikrer nødvendig informasjonsflyt og rapportering, og ikke gjør rutinene tilstrekkelig kjent i organisasjonen ved interne opplæringstiltak eller lignende, er det stor fare for at virksomheten ikke drives i samsvar med kravene i kapittel 4A, herunder at tjenestemottakernes rettssikkerhet ikke blir ivaretatt.

• Lov om sosiale tjenester kapitlene 4 og 4A, forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over kommunens styringsstruktur
• Vedtak om delegering av myndighet, herunder vedtaksmyndighet
• Rutinebeskrivelser – Kvalitetshåndbok
• Saksbehandlingsrutiner for tildeling av sosiale tjenester
• Saksbehandlingsrutiner ved bru av tvang og makt etter lov om sosiale tjenester kap 4A
• Opplæringsplan og skjema for registrering av de ansattes opplæringsbehov
• 10 anonymiserte vedtak om tildeling av tjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2 a-c
• 4 anonymiserte utredninger foretatt av spesialisthelsetjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksinnsyn i 29 saksmapper og 2 brukerpermer, herunder gjennomgang av enkeltvedtak
• 4 meldinger om skadeavvergende tiltak

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 3.2.06
• Brev fra Lenvik kommune av 21.2.06 (oversendelse av aktuelle dokumenter)
• Brev fra Fylkesmannen av 7.3.06, med detaljert plan for tilsynet
• E-post fra Lenvik kommune av 17.3.06, med navn på aktuelle intervjuobjekter
• Brev fra Lenvik kommune av 28.3.06 m/veldegg (vedtak om delegering av myndighet etter særlov)

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Odd Arvid Ryan, rådgiver (revisjonsleder)
Eva Angell, rådgiver
Ole Ramberg, fagsjef