Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunens sikrer at tjenestetilbudet etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d er forsvarlig og at det endres i samsvar med endring(er) i tjenestemottakerens grunnleggende behov.

Om kommunens sikrer at utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede skjer uten bruk av tvang og makt, i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A.

Det ble avdekket 3 avvik. Ingen merknader ble gitt.

Dato: 15.05.06.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Skånland kommune i perioden 09.02.06 – 30.04.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Skånland kommune er en tonivå-kommune, hvor en administrasjonsavdeling er tilknyttet rådmannsnivået. Det er 14 driftsenheter. Driftsenhetene 11-13 (hjemmetjenesten Sør og Nord, samt Møllerstua) gir tjenester til psykisk utviklingshemmede – i tillegg kjøpes tjenester av Skånlandkollektivet. Driftsenhet 14, Sosial- og barnevern, fatter vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven kapittel 4.

Tjenester overfor psykisk utviklingshemmede er en ikke ubetydelig del av pleie- og omsorgstjenesten – 33 personer (29 over 16 år). Mange av disse personene bor hjemme.

Kommunen har ikke fattet vedtak om bruk av bruk av tvang og makt.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.02.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt .

Åpningsmøte ble avholdt 29.03.06.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.03.06.

• Om kommunen sikrer at tjenestetilbudet etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d er forsvarlig og at det endres i samsvar med endring(er) i tjenestemottakerens grunnleggende behov.
• Om kommunen sikrer at utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede skjer uten bruk av tvang og makt, i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A.

Avvik 1
Skånland kommunen sikrer ikke at beslutninger om iverksettelse, endring og videreføring av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d, er vedtaksfestet.

Avvik fra følgende krav i lov:

• Sosialtjenesteloven § 8-1, jf. forvaltningsloven §§ 23-25.

Kommentar: Reglene i sosialtjenesteloven § 8-1 skal sikre at det treffes enkeltvedtak ved avgjørelse om tildeling av sosiale tjenester. Dersom kommunen ikke treffer skriftlig enkeltvedtak, er det fare for at tjenestemottakeren ikke får de tjenestene vedkommende har krav på, samt at tjenestemottakeren ikke får nødvendig informasjon om kommunens begrunnelse og andre opplysninger, som klageadgang mv.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under dokumentgransking, intervju og saksinnsyn at kommunen i minst 5 saker ikke har truffet skriftlig enkeltvedtak om tildeling av sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d.

Område 2: Kommunen må sikre at ulovlig makt- og tvangsbruk ikke finner sted.

Avvik 2
Skånland kommune sikrer ikke at ansvar og oppgaver etter sosialtjenesteloven § 4A-7, om rapportering og forberedelse, utforming og vedtaksfesting ved bruk av tvang og makt, er klart og kjent i organisasjonen.

Avvik fra følgende krav i lov:

• Sosialtjenesteloven § 4A-7, jf. § 4A-4, jf. forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten § 4 annet ledd bokstav g.

Kommentar: Reglene i sosialtjenesteloven § 4A-7 om at kommunen skal ha en overordnet faglig ansvarlig i saker etter kapittel 4A og rapporteringsrutiner ved bruk av tvang og makt overfor psykisk utviklingshemmede, er grunnleggende vilkår i loven. Dersom kommunen ikke iverksetter rutiner som sikrer nødvendig informasjonsflyt og rapportering, og ikke gjør rutinene kjent i organisasjonen ved interne opplæringstiltak eller lignende, er det stor fare for at virksomheten ikke drives i samsvar med kravene i kapittel 4A, herunder at tjenestemottakernes rettssikkerhet ikke blir ivaretatt.

Avviket er basert påfølgende observasjoner:

• Det fremkom gjennom dokumentgransking og intervjuer at det ikke er klart og kjent i organisasjonen om kommunen har utpekt en overordnet faglig ansvarlig etter sosialtjenesteloven § 4A-7 annet ledd. På samme grunnlag fremkom at kommunen ikke har rutiner for rapportering og utforming av meldinger etter § 4A-7 første ledd, og at innholdet av denne bestemmelsen er uklar og til dels ukjent i organisasjonen. Videre fremkom at de ansatte ikke har fått informasjon eller opplæring vedrørende lovens rapporteringskrav.

Avvik 3
Skånland kommunen sikrer ikke at det straks gis melding til Fylkesmannen og tjenestemottaker, hjelpeverge og pårørende etter beslutning om bruk av skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.

Avvik fra følgende lovbestemte krav:

• Sosialtjenesteloven § 4A-7 første ledd, fjerde pkt., jf. forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten § 4 annet ledd bokstav g.

Kommentar: Etter sosialtjenesteloven § 4A-7 første ledd skal kommunen straks sende melding til Fylkesmannen og de private parter dersom det er besluttet å bruke skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner, jf. sosialtjenesteloven § 4A-5 tredje ledd bokstav a.

Avviket er basert påfølgende observasjoner:

• Det fremkom gjennom intervjuer og saksinnsyn at kommunen ved flere tilfeller har unnlatt å sende melding til Fylkesmannen og de private parter i minst to saker der det er truffet beslutning om bruk av skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.

• Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) kapitlene 4 og 4A, Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven), forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart administrasjonen
• Kommunens styringsstruktur
• Notater vedrørende omstillingsprosess i kommunen
• Årsmeldinger (Møllerstua/Revegårdsveien og Sosial/barnevern)
• Skjemaer for søknad om tjenester
• Stillingsbeskrivelser
• Rutinebeskrivelse for sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c-d
• Diverse rapporter vedrørende tjenestemottakere
• 10 anonymiserte vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksinnsyn i 18 saksmapper, herunder gjennomgang av enkeltvedtak
• Tvangsprotokoll og avviksskjema for Møllerstua

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 09.02.06
• Brev fra Skånland kommune av 09.03.06 (oversendelse av aktuelle dokumenter)
• Brev fra Fylkesmannen av 17.03.06, med detaljert plan for tilsynet
• E-post mellom rådmann Strøm og Fylkesmannen ved rådgiver Angell i perioden17.03.06 – 28.03.06, vedrørende praktiske forhold ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Odd Arvid Ryan, rådgiver (revisjonsleder)
Eva Angell, rådgiver.