Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at tjenestemottakerne mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av makt og tvang i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kap. 4A.

Det ble gitt ett avvik og tre merknader.

Område 1 - Merknad 1
Noen enkeltvedtak er lite presise i beskrivelsen av det totale omfanget av tjenestene. Det er uklart hva vedtakene omfatter av tildelte ressurser og når de skal ytes.

Område 2 – Avvik 1
Malvik kommune sikrer ikke at det fattes vedtak i situasjoner der det benyttes tvang og makt på en systematisk måte.

Område 2 – Merknad 1
Malvik kommune har ikke oppdatert delegasjonsreglementet etter at sosialtjenesteloven kap. 4A har avløst sosialtjenesteloven kap. 6A.

Område 2 – Merknad 2
Det har de siste år vært lite opplæring i sosialtjenesteloven kap. 4A,

Dato: 12.05.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Malvik kommune i perioden 03.05 – 04.05.06. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Malvik kommune er en nabokommune til Trondheim. Kommunen har ca 12.000 innbyggere. Folketallet i kommunen er økende og har på grunn av tilveksten de siste årene en relativ ung befolkning med relativt høyt fødselsoverskudd.

Tjenestetilbudet etter lov om sosiale tjenester og kommunehelsetjenesteloven er organisert ved Hommelvik og Vikhammer bo- og servicesenter. Sistnevnte er organisert i tre avdelinger, Aktivitet og rehabilitering, Hjemmesykepleie og Stasjonsveien 16. Senteret har til sammen 58 boenheter som omfatter bofellesskap for eldre, psykiatri og utviklingshemmede i tillegg til øvrige trygde-/ og omsorgsboliger. Helse og sosial omfatter ca 200 årsverk hvorav ca 56 er ved Vikhammer bo- og servicesenter.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsmelding 2004
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Rapportering kap. 4A for 2005
• Fremgangsmåte for vedtak etter Lost kap. 6A av 28.04.03
• Skjema individuell plan
• Brev av 7.04.04 om vedtaksansvarlig i henhold til Lost § 4A-5
• Arbeidsfordeling/prosedyre for søknader og henvendelser av 01.01.06
• Kompetanseplan for ansatte
• Oversikt over tjenestesteder og tjenesteytere for psykisk utviklingshemmede

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:

• Brev av 23.03.06 med oversendelse av program for tilsynet.

• Diverse e-post i forbindelse med program og praktisk gjennomføring av tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.02.06.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 03.05.06.

Intervjuer 10 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 78 klientmapper for 23 personer
• Gjennomgang av klientpermer for 4 personer
• Gjennomgang av delegasjonsreglement for virksomhetsleder og kommunalsjef

Sluttmøte ble avholdt 04.05.06.

Merknad 1
Noen enkeltvedtak er lite presise i beskrivelsen av det totale omfanget av tjenestene. Det er uklart hva vedtakene omfatter av tildelte ressurser og når de skal ytes.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Flere av tjenestemottakerne har ca. 2:1 eller 1:1 bemanning uten at dette klart fremgår av vedtakene.
• Noen vedtak bærer preg av standardiserte maler som liten grad fylles opp med individuelle opplysninger og vurderinger.
• Av enkelte støttekontaktvedtak og avlastningsvedtak fremgår at vedtakene aktiviseres når tjenesteyter har undertegnet oppdragsavtale. Det er uklart når og om vedtakene blir satt i verk, hvem som er tjenesteyter, og om tjenestemottaker rent faktisk får tildelte tjenester.
• Det er beskrevet tjenestetilbud, eks. hjelp/bistand til adferdsavvik som uro og tvangs-handlinger, uten at det er angitt hva dette innebærer. Det er uklart hva som ligger i de angitte begreper.
• Det er vanskelig å se sammenheng mellom behov, planer, prosedyrer og vedtak
• Det fremgår ikke av vedtakene, eller de dokumenter som ligger til grunn for vedtakene, hvilke tjenester og i hvilket omfang tjenestemottaker har ønsket seg eller søkt om.

Kommentar til merknaden:
Det fremstår som om tjenesteytingen skjer på en god og omsorgsfull måte. Det foreligger ikke opplysninger som tilsier at tjenestemottakerne får mindre tjenester enn de er blitt tildelt i de vedtakene som er gjennomgått. Det er imidlertid uklarhet om det totale omfanget av tjenester innebærer at kommunen til en viss grad, kan opp- og nedjustere tjenestetilbudet uten at det får konsekvenser for gjeldende enkeltvedtak. Tjenestene blir i liten grad styrt ut fra vedtakene, men ut fra de til enhver tid foreliggende behov og tilgjengelige ressurser. Tjenestene kan dermed bli justert ved endringer i behov uten at det fattes nytt enkeltvedtak. Dette kan være et problem dersom det skal klages på tjenestens innhold og omfang. Når vedtakene åpner for flere forståelser av omfanget av tjenestetilbudet, kan det være vanskelig å vite grunnlaget for tildelingen, og hva det eventuelt skal klages over.

Lov om sosiale tjenester § 4A-5 og § 4A-7, jf. jf. forskrift om internkontroll § 4 bokstav g).

Avvik 1
Malvik kommune sikrer ikke at det fattes vedtak i situasjoner der det benyttes tvang og makt på en systematisk måte.

Avvik fra følgende myndighetskrav

• Lov om sosiale tjenester § 4A-5 og § 4A-7 jf forskrift om internkontroll § 4 bokstav g.

Kommentar til myndighetskravet:
Sosialtjenestelovens §§ 4A-5 og 4A-7 krever at kommunen skal fatte vedtak ved all planlagt (systematisk) bruk av tvang og makt. Forsvarlig tjenesteutøvelse forutsetter at virksomheten gjennom prosedyrer og andre tiltak, har sikret at makt og tvang ikke brukes hvis målet kan nås med mindre inngripende tiltak. Forsvarlig tjenesteutøvelse forutsetter også at tvang og makt bare brukes i et slik omfang og på en slik måte det er nødvendig og forsvarlig av hensyn til omsorg for tjenestemottakeren og andres sikkerhet. Et slikt vedtak skal sendes til fylkesmannen for overprøving og forhåndsgodkjenning. Det kommunale vedtaket kan ikke iverksettes før fylkesmannen har fattet vedtak om godkjenning.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom gjennom intervjuer at det for en tjenestemottaker benyttes systematisk makt og tvang i form av fjerning av mat og kjøleskap, samt sperre på varmtvannskran.
• Det fremgår ikke av tjenestemottakers journal eller gjennom intervjuer at man har vurdert disse tiltakene i forhold til vedtak etter sosialtjenesteloven kap 4A.
• Fylkesmannen har ikke mottatt enkeltmeldinger om disse former for tvangsbruk på denne personen.

Merknad 1:
Malvik kommune har ikke oppdatert delegasjonsreglementet etter at sosialtjenesteloven kap. 4A har avløst sosialtjenesteloven kap. 6A.

Merknad er basert på følgende observasjoner:

• I kommunens delegasjonsreglement er det ikke foretatt en formell skriftlig utpeking av ansvaret etter sosialtjenesteloven kap. 4A.

Kommentar til merknad:
I det gjeldende delegasjonsreglement er det kun delegert ansvar etter de tidligere regler i kap. 6A. Av andre dokumenter og skriftlige prosedyrer fremgår imidlertid hvem som har ansvar etter kap. 4A.

Merknad 2
Det har de siste år vært lite opplæring i sosialtjenesteloven kap. 4A,

• Mange av de ansatte ikke har fått opplæring om reglene i sosialtjenesteloven kap. 4A utover noe løpende veiledning eksternt fra Habiliteringstjenesten for voksne og internt fra andre ansatte
• Det foreligger ingen opplæringsplan.
• Ansatte uttrykte behov for mer opplæring i kapittel 4A.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag deltok:
Liv Murberg, revisjonsleder
Merete Olufsen Bondø, revisor
Åsmund Edvardsen, revisor
June Iversen, observatør