Helsetilsynet i Troms

Helsetilsynet i Troms gjennomførte tilsyn med fysioterapitjenesten i Skjervøy kommune 3. og 4. april 2006.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Organisering av tjenesten
• Tilgjengelighet, dvs. hvordan kommunen sikrer et tilbud til hele befolkningen
• Taushetsplikt
• Journalhåndtering

Fysioterapitjenesten er samlokalisert med øvrig helsetjeneste og holder til i hensiktsmessige lokaler. Det er ikke samsvar mellom fysioterapiressurser og befolkningens tjenestebehov, noe som medfører lange ventelister og strenge kriterier for prioritering.

Kommunen har opprettet et rehabiliteringsteam. Under tilsynsbesøket ble det fra tilsynets side påpekt at det verken fremgikk av prosedyre for dette teamet eller av intervju at teamet skulle ha funksjonen som koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten i kommunen, jf. forskrift om habilitering og rehabilitering § 8 annet ledd. På sluttmøtet fremholdt kommunen at denne funksjonen naturlig hørte inn under kommunefysioterapeutens arbeidsoppgaver – i tillegg til hennes funksjon som leder av rehabiliteringsteamet. I brev av 11.4.2006 fra kommunen er det bekreftet at prosedyren nå er omarbeidet og utvidet, slik at det tydelig fremgår at kommunefysioterapeuten har ovennevnte funksjon. Tilsynet finner på denne bakgrunn ikke å opprettholde avviket på dette området.

Ved tilsynet ble det avdekket ett avvik og en merknad. Avvik og merknad er som følger:

Avvik:
Skjervøy kommune mangler plan for helsetjenesten der blant annet fysioterapi og re-/habilitering inngår.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsetjenesten i kommunene § 1-3a, jf. § 1-3 annet ledd punkt 3, forskrift om habilitering og rehabilitering § 8 første ledd og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 3, jf. § 4 litra a) og g).

Merknad:
Fysioterapiressursene står ikke i forhold til behov for fysioterapi.

Dato: 10.5.2006

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med fysioterapitjenesten i Skjervøy kommune i tidsrommet 23.2.2006 – 10.5.2006. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Troms gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Skjervøy kommune ligger i Nord-Troms og har ca 3000 innbyggere. Kommuneadministrasjonen er lokalisert til tettstedet Skjervøy, der 2400 av befolkningen bor.

Skjervøy kommune er organisert med tre etater:

• helse- og sosialetat
• kultur- og undervisningsetat
• teknisk etat

Fysioterapitjenesten er organisert under helse- og sosialetaten sammen med 9 andre tjenester. Den består av en ledende kommunefysioterapeut, en privatpraktiserende fysioterapeut med 100 % driftstilskudd. En ergoterapeut i 50 % stilling som pr. i dag er tilknyttet hjemmetjenesten vurderes overført til fysioterapitjenesten. Ledende fysioterapeut i kommunen gjennom 4 ½ år sluttet i stillinga 16.2.2006. Ny ledende kommunefysioterapeut tiltrådte i stillinga 2.3.2006.

Fysioterapitjenesten – både ledende kommunefysioterapeut og den privatpraktiserende – er lokalisert til kommunens helsesenter, hvor øvrig helsetjeneste også har lokaler.

Skjervøy kommune har 6,7 fysioterapiårsverk pr. 10 000 innbyggere. Til sammenligning har nabokommunen Nordreisa 12,6 årsverk, mens gjennomsnitt for Troms fylke er 7,3 årsverk. (Kostra 2005)

Det fremkommer i fysioterapitjenestens årsmelding for de to forutgående år at ventelisten har økt dramatisk fra 86 pasienter pr 1.1.2005 til over 150 pasienter pr. 1.1.2006. Det er pr. i dag opplyst å være i overkant av 200 pasienter på venteliste for fysikalsk behandling.

Fysioterapitjenesten har utarbeidet bevisste kriterier for prioritering av pasienter. Det har likevel over lengre tid vært problemer med å organisere tilbud til pasienter som ikke har klart å komme til Skjervøy helsesenter. Hjemmebasert fysioterapi er redusert fra 2004 til 2005.

Rehabiliteringsteamet i kommunen har fem faste medlemmer: Ledende kommunefysioterapeut (leder av teamet), ergoterapeut, leder av hjemmetjenesten, sykepleier ved sykestua/sykehjemmet og lege. Teamet v/fysioterapeut og ergoterapeut har faste møter to dager pr. uke. Teamet med sine fem faste medlemmer skal ha to faste møter i året.

Fysioterapeutene benytter elektronisk pasientjournal og tidsregistrering av ulike aktiviteter.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel sendt ut 23.2.2006

Program sendt ut 17.3.2006

Åpningsmøte ble avholdt 3.4.2006

Intervjuer: 4 personer ble intervjuet

Befaring: Fysioterapeutenes lokaler på helsesenteret

Sluttmøte ble avholdt 4.4.2006

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet:

Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i lov eller forskrift, jf. lov om helsetjenesten i kommunene § 1-3a.

Kommunen skal beskrive helsetjenestens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, jf. forskrift om internkontroll § 4 annet ledd pkt. a).

I henhold kommunehelsetjenesteloven § 2-1 har enhver rett til nødvendig helsehjelp i den kommune han eller hun bor i eller midlertidig oppholder seg. Etter § 1-3 annet ledd 3) er kommunen forpliktet til å kunne tilby fysioterapitjeneste til sine innbyggere.

Kommunens helsetjeneste omfatter offentlig organisert helsetjeneste som ikke hører under stat eller fylkeskommune, og privat helsevirksomhet som drives i henhold til avtale med kommunen. Det tilligger kommunen å bestemme hvordan tjenesten skal organiseres – såfremt den enkelte får forsvarlig og nødvendig helsehjelp. Kommunen kan velge hvorvidt man vil ansette personell i kommunale stillinger eller inngå avtaler med privatpraktiserende personell, jf. kommunehelsetjenesteloven §§ 1-1 annet ledd og 1-3 annet ledd.

Landets kommuner skal sørge for nødvendig helsetjeneste for alle som bor eller midlertidig oppholder seg i kommunen, jf. lov om helsetjenesten i kommunene § 1-1.

Enhver har rett til nødvendig helsehjelp i den kommune der han eller hun bor eller midlertidig oppholder seg. Helsetjenesten skal gi den som søker eller trenger helsehjelp de opplysninger vedkommende trenger for å ivareta sin rett, og se til at det ikke påføres unødig utgift, tap, tidsspille eller uleilighet, jf. lov om helsetjenesten i kommunene § 2-1.

Helsepersonell skal hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om folks legems- eller sykdomsforhold eller andre personlige forhold som de får vite om i egenskap av å være helsepersonell, jf. lov om helsepersonell § 21.

Det fremgår av bestemmelsen at taushetsplikten ikke bare er en plikt til å tie, men også en plikt til aktivt å forhindre at uvedkommende får tilgang til taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten omfatter krav til forsvarlig oppbevaring av skriftlige opplysninger om pasienten, som for eksempel journal eller brev som må skjermes for innsyn fra andre pasienter eller ansatte.

Den som yter helsehjelp, skal nedtegne eller registrere opplysninger i en journal for den enkelte pasient, jf. lov om helsepersonell § 39.

Virksomhet hvor det ytes helsehjelp må opprette pasientjournalsystem. Det innebærer blant annet at journalen skal føres fortløpende, skal inneholde relevante opplysninger og oppbevares forsvarlig, jf. forskrift om pasientjournal §§ 4, 5, 8 og 14.

Journalen skal føres i samsvar med god yrkesetikk og skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen, samt de opplysninger som er nødvendige for å oppfylle meldeplikt eller opplysningsplikt fastsatt i lov eller i medhold av lov. Journalen skal være lett å forstå for annet kvalifisert helsepersonell, jf. lov om helsepersonell § 40.

Tilsynet avdekket ett avvik og en merknad:

Avvik
Skjervøy kommune mangler plan for helsetjenesten der blant annet fysioterapi og re-/habilitering inngår.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsetjenesten i kommunene § 1-3a, jf. § 1-3 annet ledd punkt 3
• Forskrift om habilitering og rehabilitering § 8 første ledd
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 3, jf. § 4 litra a) og g)

Kommentar:
Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i lov eller forskrift. For å sikre styring og kontinuitet i tjenesten skal kommunen blant annet beskrive hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt i virksomheten. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig. For å sikre best mulig kvalitet i tjenesten må kommunen regelmessig evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke utarbeidet helse-, fysioterapi-, eller rehabiliteringsplan
• Det foreligger ikke oppdatert opplæringsplan der fysioterapitjenesten inngår
• Det er ikke utarbeidet kvalitetssikringssystem med prosedyrer for drift av fysioterapitjenesten, samt et overordnet kvalitetssystem for hele helse- og sosialtjenesten der fysioterapitjenesten inngår

Merknad
Fysioterapiressursene står ikke i forhold til behov for fysioterapi.

Merknaden er basert på opplysninger fremkommet i tilsendt dokumentasjon samt intervju.

Kommentar:
Ventelisten øker, noe som medfører iverksetting av strenge prioriteringskriterier. Lange ventelister vanskeliggjør tidkrevende oppgaver som for eksempel hjemmebasert fysioterapi.

Skjervøy kommune har 6,7 fysioterapiårsverk pr. 10 000 innbyggere. Til sammenligning har Nordreisa kommune 12,6 årsverk, mens gjennomsnitt for Troms fylke er 7,3 årsverk. Dette må også ses i sammenheng med at Skjervøy kommune har flere uføretrygdede og funksjonshemmede barn enn nabokommunene. (Kostra 2005)

* * * * * * * * * * * * *

Tilsynet har merket seg:

• Fysioterapitjenesten holder til i lokaler i helsesenteret bygget i 2000. Lokalene er tilrettelagt for funksjonshemmede.
• Kommunefysioterapeuten og den privatpraktiserende fysioterapeuten er samlokalisert, sammen med øvrig del av helsetjenesten.
• Behandlingsrom er tilrettelagt for ivaretakelse av taushetsplikt.
• Lokalene er innredet med moderne utstyr for trening og behandling.
• I treningsfasilitetene inngår varmtvannsbasseng, med tilhørende takheis fra garderobe til basseng.
• Fysioterapeutene har vedtatte kriterier for prioritering av pasienter.
• Kommunen benytter elektronisk pasientjournal.

• Lov av 30. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr 66 om kommunehelsetjenesten
• Lov av 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 23. desember 2004 nr.1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Brev av 28.2.2006 fra helse- og sosialsjefen i anledning oversendelse av materiale
• Organisasjonskart over Skjervøy kommunes helse- og sosialetat
• Årsmelding for fysioterapitjenesten m/ evaluering 2005
• Årsmelding for fysioterapitjenesten m/ evaluering 2004
• Virksomhetsplan 2006
• Prosedyre for rehabiliteringsteamet
• Prosedyre for individuell plan
• Driftsavtale for fysioterapeut Jøran Johansen
• Avtale om kiropraktorvirksomhet i Skjervøy kommune
• Utdrag av 7 pasientjournaler fra kommunefysioterapeut
• 3 påbegynte individuelle planer
• Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
• Økonomiplan for helse- og sosialetaten for 2006 - 2009
• Mal for individuell plan – SINTEF Helse
• Utdrag av 5 pasientjournaler fra privatpraktiserende fysioterapeut

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Troms:

• Helsetilsynet i Troms – Brev av 23.2.06 – Varsel om tilsyn med fysioterapitjenesten
• Skjervøy kommune – to brev av 6.3.2006 og 14.3.2006 – Dokumentasjon
• Helsetilsynet i Troms – Brev av 17.3.2006 – Program
• Helsetilsynet i Troms – Foreløpig rapport av 6.4.2006
• Skjervøy kommune – Brev av 11.4.2006 – Prosedyre for koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten, samt funksjonsbeskrivelse for ledende kommunefysioterapeut

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok
Elisabeth Nutti revisjonsleder
Birgit Heier Johansen revisor
Jon Helge Vaeng revisor