Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland gjennomførte tilsyn med habiliteringstenester til barn i Sveio kommune 3. - 4. mai 2006. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet i 2006 med habiliteringstenester til barn. Dette omfattar kommunale sosial- og helsetenester og spesialisthelsetenester. Målgruppa for tilsynet er barn med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva nevrologiske tilstandar eller skadar i nervesystemet i alderen 0 - 18 år.

Tilsynet omfatta følgjande område i dei kommunale sosial- og helsetenestene:

• Utgreiing av barna
• Planlegging av habiliteringstenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester

Innan dei områda som dette tilsynet omfatta, blei det ikkje avdekt forhold som gav grunnlag for å påpeike avvik. Kommunen har sett i verk tiltak som skal medverke til at barn i målgruppa og familiane deira får informasjon og medverkar i utgreiing, planlegging, gjennomføring og evaluering av tenestene. Tiltaka er kjende og følgde av personell som deltok i tilsynet. Ansvarsgrupper og individuell plan blir nytta til samordning mellom aktuelle kommunale deltenester, privatpraktiserande helsepersonell og spesialisthelsetenesta. Det blir lagt til rette for at barn og foreldre får medverke. Tolk blir nytta ved behov. Planlegging av overgangar byrjar som regel 1 – 1 ½ år i førevegen. Leiinga i kommunen nyttar mellom anna medarbeidarsamtalar og regelmessige møte mellom einingsleiarar og kommunalsjef til å følgje med på om styringstiltaka fungerer som føresett.

Ved tilsynet blei det gitt ein merknad:

Helsestasjonen bør vurdere tiltak for betre å medverke til at fastlegar får informasjon om at helsestasjonen tilviser barn til spesialisthelsetenesta.

Dato: 23. mai 2006

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med habiliteringstenester i Sveio kommune 3. – 4. mai 2006, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet i 2006 med habiliteringstenester til barn. Dette omfattar kommunale helse- og sosialtenester og spesialisthelsetenester. Målgruppa for tilsynet er barn med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva nevrologiske tilstandar eller skadar i nervesystemet i alderen 0 - 18 år. Tilsynet med Sveio kommune går og inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland i dette året.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn frå helsetilsynet i fylket, og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå fylkesmannen.

Skilnader i organisering, omfang og fagleg innhald i tenestene, og manglar i samhandling og koordinering av tenester internt i kommunane og med spesialisthelsetenesta, kan føre til at barn med behov for langvarige og koordinerte tenester ikkje blir fanga opp, utgreidde og får tilbod om adekvat oppfølging.

Barn er særleg utsette og sårbare. Svikt i habiliteringstenestene kan få alvorlege konsekvensar for utviklinga til barna. Statens helsetilsyn har derfor gitt fylkesmannen og helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta og helsetilsynet i fylket som ansvarleg for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda ivaretek ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebyggje avvik frå lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgjevinga blir overhalden

Rapporten omhandlar merknad som er gitt i samband med revisjonen og gir difor ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt arbeid innanfor dei områda tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som tilsynsstyresmakta likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

Sveio kommune har om lag 4700 innbyggjarar. Kommunen har organisert verksemda i to-nivå modell der leiarar for resultateiningane rapporterer til rådmannen ved ein av to kommunalsjefar i staben hans.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 30. januar 2006

Opningsmøte blei halde3. mai 2006.

Intervju : 13 personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 4. mai 2006.

Oversikt over dokument som Sveio kommune har oversendt i samband med førebuing av tilsynet og dokument som ble gjennomgått under tilsynet, er lista i kapittel 7.

Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerleg forbetring sikrar at born med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet får forsvarlege og koordinerte habiliteringstenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at barna får ei forsvarleg utgreiing. Dette omfatta også:

• om barn som blir diagnostiserte i spesialisthelsetenesta ved fødselen eller i nyføddperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med seinare oppdaga og/eller uavklarte habiliteringsbehov blir fanga opp og utgreidde
• om barn og foreldre får høve til å medverke i utreiinga

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at det blir utført ei koordinert og individuell utgreiing av behov og koordinert planlegging av habiliteringstenester. Dette omfatta også:

• om individuell plan blir nytta for å sikre målretta og individuelt tilpassa habiliteringstenester
• om aktuelle kommunale deltenester samarbeider med kvarandre og med spesialisthelsetenesta i planlegging av habiliteringstenester
• om barn og foreldre medverkar i utgreiing og planlegging av habiliteringstenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at planlagde habiliteringstenester blir gjennomførte, regelmessig evaluerte og endra ved behov. Dette omfatta også:

• om barn og familie medverkar i gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkeleg kunnskap og eigenskapar
• om kontinuitet i habiliteringsprosessar blir oppretthalden ved overgangar
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstenesta i samband med gjennomføring og evaluering

Innan dei områda som dette tilsynet omfatta, blei det ikkje avdekt forhold som gav grunnlag for å påpeike avvik.

Det blei gitt ein merknad:

Merknad
Helsestasjonen bør vurdere tiltak for betre å medverke til at fastlegar får informasjon dersom helsestasjonen tilviser barn til spesialisthelsetenesta.

Merknaden byggjer på følgjande:

• Det blei opplyst i intervju at fastlegane i kommunen har ansvar for oppfølging av barn med særskilde behov. I saker der helsestasjonslege tilviser til spesialisthelsetenesta (her barneavdeling/barnehabilitering) blir fastlege ikkje alltid informert med kopi av tilvisinga. I somme tilfelle blir foreldra oppmoda om å formidle informasjon til fastlege.

Kommentar:
Etter forskrift om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1, 3. ledd, jf forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 skal kommunane ha rutinar for samarbeid med fastlegane. For å sikre koordinering av tenestene og bidra til at fastlege skal kunne ivareta sitt ansvar, jf. forskrift om fastlegeordninga § 7, treng fastlege og informasjon om eventuelle tilvisingar til barnehabiliteringstenesta frå helsestasjon og skulehelsetenesta.

• Lov 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 23. desember 2004 nr.1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

Dokumentasjon frå Sveio kommune send over i samband med førebuing av tilsynet:

1. Sveio kommune årsmelding 2004, utdrag gjeldande helse og sosial

2. Sveio kommune organisering og ansvarsdeling per 1. juni 2003

3. Opplysningar frå Sveio helsestasjon:
   - Årsmelding frå helsestasjonen i Førde og Sveio 2005
   - Arbeids og stillingsbeskriving leiande helsesøster
   - Oversikt over personell ved Sveio helsestasjon og skulehelsetenesta
   - Opplysningar om informasjons- og samarbeidsrutinar mellom helsestasjon og skulehelsetenesta og fastlegane i Sveio kommune
   - Opplysningar om samarbeidet med spesialisthelsetenesta i høve til funksjonshemma barn frå Sveio som blir diagnostiserte ved fødsel eller i nyfødtperioden
   - Prosedyre "Funksjonshemma barn", datert 22. desember 2005
   - Prosedyre "Barn med Downs syndrom og andre funksjonshemmingar", datert 22. desember 2005
   - Opplysningar om samarbeidsrutinar mellom helse/sosial og barnehage/skule, og om tverretatlege samarbeidsforum i Sveio kommune
   - Prosedyre "Om tverrfagleg samarbeid med skulane i kommunen", datert 22. desember 2005
   - Prosedyre "Samarbeid med PPT", datert 22. desember 2005
   - Referat frå tverrfagleg møte 15. mars 2005

4. Informasjonsmateriell til foreldre med funksjonshemma born

5. Orientering om brukarmedverknad og rettleiing til støttekontaktar/avlastarar

5. Orientering om koordinerande eining

6. Arbeidsbeskriving for saksbehandlarar ved heimetenesta, rehabiliteringsavdelinga og Sveio Omsorgssenter

7. Rutinebeskriving "Søknad om avlasting for funksjonshemma", revidert 23. februar 2006

8. Rutinebeskriving "Klage på søknad om avlasting for funksjonshemma", revidert 9. februar 2006

9. Søknadsskjema - søknad om støttekontakt for å r 2006

10. Rutinebeskriving "Søknad om støttekontakt", revidert 9. februar 2006

11. Rutinebeskriving "Klage på søknad om støttekontakt", datert 9. februar 2006

12. Tiltak og tenester for funksjonshemma under 16 år, delplan 2002 - 2005, utarbeidd våren 2002

13. Serviceerklæringar for helse- og sosialtenester i Sveio kommune, vedtekne av kommunestyret 20. juni 2005

14. Mal for individuell plan

15. Delegeringsreglement for Sveio kommune, vedteke av kommunestyret 13. juni 2000

16. Reglement for intern delegering i Sveio kommune, delegering frå rådmannen til administrasjonen gjeldande frå 1. januar 2005

17. Opplæringsplan for tilsette i helse og sosial for perioden 2005 - 2008

18.  Plan for psykisk helsearbeid i Sveio 2006 - 2008

E-post 28. mars 2006

• Oversyn privatpraktiserande fysioterapeutar, tilsette/primærkontakt bustad, tilsette/primærkontakt avlasting

E-post 6. april 2006

• Utfyllande opplysningar om avlastingsbustad

Oversyn over andre instansar som Fylkesmannen har fått informasjon frå i samband med førebuing av tilsynet:

• Frå Helse Fonna HF: Oversikt over tilvisningar til Helse Fonna HF, Medisinsk klinikk, Seksjon rehabilitering i 2005 og barn som blir følgde opp frå Barnehabiliteringsteamet

Oversyn over andre instansar som Fylkesmannen i Hordaland har fått informasjon frå i samband med førebuing av tilsynet:

• Frå Helse Fonna HF: Oversikt over tilvisingar til Helse Fonna HF, Medisinsk klinikk, Seksjon rehabilitering i 2005 og barn som blir følgde opp frå Barnehabiliteringsteamet
• Telefonsamtalar med rektor ved Sveio barne- og ungdomsskule og fysioterapeut Jarle Saltvedt Ekrene, Sveio Fysikalske institutt.

Dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet:

• I alt blei det gjennomgått 10 pasientjournalar med dokumentasjon frå helsestasjon og rehabiliteringsavdelinga. Dette omfatta også søknader og vedtak om tenester, referat frå ansvarsgruppemøte og individuelle planar m.v.
• Det blei sett etter om meldingar/rapportar frå barneavdeling og barnehabiliteringstenesta låg føre, undersøkingar og eventuelle tiltak før tilvising til spesialisthelsetenesta, om det var gjort ei samordna utgreiing av behov for kommunale tenester, om planlegging, gjennomføring og evaluering av tenester var samordna, om overgangar var planlagt, om tenester blei planlagt og evaluert i samarbeid med spesialisthelsetenesta, om barn og foreldre medverka ved planlegging, gjennomføring og evaluering av tenester, og om det ved behov var nytta tolk.

Dokument som blei lagt fram ved tilsynet:

• Perm med skriftlege prosedyrar "Internkontroll for helsestasjonen Sveio og Førde".

Korrespondanse mellom Sveio kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev 30. januar 2006 frå Helsetilsynet i Hordaland
• Dokumentasjon frå Sveio kommune motteken 2. mars 2006
• E-post 16. og 28. mars, 5., 6. og 19. april 2006 frå Sveio kommune
• Program for tilsynet, brev 6. april 2006 frå Helsetilsynet i Hordaland
• Korrigert program og oversyn planlagt dokumentgjennomgang, brev 21. april 2006 frå Helsetilsynet i Hordaland

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Tilsynet blei utført av:
Fosse, Grethe, ass. fylkeslege
Gjennestad, Lillian, rådgjevar
Robøle, Anne Grete, rådgjevar, leiar
Tjøsvoll, Rune, rådgjevar
Wangen, Anne Eli, fylkessjukepleiar