Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland gjennomførte tilsyn med habiliteringstenester til barn i Bømlo kommune 25. - 26. april 2006. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet i 2006 med habiliteringstenester til barn. Dette omfattar kommunale sosial- og helsetenester og spesialisthelsetenester. Målgruppa for tilsynet er barn med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva nevrologiske tilstandar eller skadar i nervesystemet i alderen 0 - 18 år.

Tilsynet omfatta følgjande område i dei kommunale sosial- og helsetenestene:

• Utgreiing av barna
• Planlegging av habiliteringstenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester

Ansvarsgrupper og individuell plan blir nytta som verkty for å sikre ei samordna utgreiing av behov, planlegging, gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester. Barn og familie får informasjon og medverkar i utgreiing, planlegging, gjennomføring og evaluering av tenestene. Tolk blir nytta når det er behov for det. Planlegging av overgangar byrjar som regel 1 – 1 ½ år i førevegen.

Tilsynet har avdekt manglar i styringssystemet for helse- og sosialtenestene som medverkar til å svekke tryggleiken i tenestene i høve til tidleg utgreiing av barn i målgruppa og samordning av tiltak i samband med dette.

Ved tilsynet blei det påpeikt eitt avvik og gitt ein merknad.

Avviket er:
Kommunen sikrar ikkje nødvendig informasjonsutveksling og samarbeid imellom kommunale deltenester og med fastlegar i samband med lokal utgreiing og avgjerd om tilvising til barnehabiliteringstenesta.

Merknaden er:
Tiltak for å sikre at personell i avlastingstiltak har nødvendige praktiske ferdigheiter til å handtere akutte medisinske tilstandar kan betrast

Dato: 24. mai 2006

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med habiliteringstenester i Bømlo kommune 25. - 26. april 2006, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet iHordaland. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet i 2006 med habiliteringstenester til barn. Dette omfattar kommunale helse- og sosialtenester og spesialisthelsetenester. Målgruppa for tilsynet er barn med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva nevrologiske tilstandar eller skadar i nervesystemet i alderen 0 - 18 år. Tilsynet med Bømlo kommune går og inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland i dette året.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn frå helsetilsynet i fylket, og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå fylkesmannen.

Skilnader i organisering, omfang og fagleg innhald i tenestene, og manglar i samhandling og koordinering av tenester internt i kommunane og med spesialisthelsetenesta, kan føre til at barn med behov for langvarige og koordinerte tenester ikkje blir fanga opp, utgreidde og får tilbod om adekvat oppfølging.

Barn er særleg utsette og sårbare. Svikt i habiliteringstenestene kan få alvorlege konsekvensar for utviklinga til barna. Statens helsetilsyn har derfor gitt fylkesmannen og helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta og helsetilsynet i fylket som ansvarleg for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda ivaretek ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebyggje avvik frå lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgjevinga blir overhalden

Rapporten omhandlar avvik som er påpeikte under revisjonen og gir difor ikkje fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt arbeid innanfor dei områda tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som tilsynsstyresmakta likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

Bømlo kommune har i underkant av 11000 innbyggjarar. Leiande helsesyster er leiar og fagleg ansvarleg for tre helsestasjonar. Helsestasjons- og skulehelsetenesta og ergo- og fysioterapitenesta er to av fire einingar i helseavdelinga. Då tilsynet blei gjennomført, var funksjonen som leiar for denne avdelinga ledig. Det var vikarar i stillingane for leiar av sosialavdelinga og for kommunalsjef for helse, sosial, barne- og ungdomskontoret, dei tre omsorgsområda i kommunen og institusjonane for heildøgns omsorg og pleie. Fungerande kommunalsjef hadde fungert i åtte veker, og vikar for leiar av sosialavdelinga ble tilsett i september 2005.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 30. januar 2006

Opningsmøte blei halde 25. april 2006.

Intervju 18 personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 26. april 2006.

Oversikt over dokument som Bømlo kommune har oversendt i samband med førebuing av tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er lista opp i kapittel 7.

Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerleg forbetring sikrar at born med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet får forsvarlege og koordinerte habiliteringstenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at barna får ei forsvarleg utgreiing. Dette omfatta også:

• om barn som blir diagnostiserte i spesialisthelsetenesta ved fødselen eller i nyføddperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med seinare oppdaga og/eller uavklarte habiliteringsbehov blir fanga opp og utgreidde
• om barn og foreldre får høve til å medverke i utreiinga

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at det blir utført ei koordinert og individuell utgreiing av behov og koordinert planlegging av habiliteringstenester. Dette omfatta også:

• om individuell plan blir nytta for å sikre målretta og individuelt tilpassa habiliteringstenester
• om aktuelle kommunale deltenester samarbeider med kvarandre og med spesialisthelsetenesta i planlegging av habiliteringstenester
• om barn og foreldre medverkar i utgreiing og planlegging av habiliteringstenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at planlagde habiliteringstenester blir gjennomførte, regelmessig evaluerte og endra ved behov. Dette omfatta også:

• om barn og familie medverkar i gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkeleg kunnskap og eigenskapar
• om kontinuitet i habiliteringsprosessar blir oppretthalden ved overgangar
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstenesta i samband med gjennomføring og evaluering

Avvik 1:
Kommunen sikrar ikkje nødvendig informasjonsutveksling og samarbeid imellom kommunale deltenester og med fastlegar i samband med lokal utgreiing og avgjerd om tilvising til barnehabiliteringstenesta.

Avvik frå: Lov om helsetjenesten i kommunene § 2-2, forskrift om habilitering og rehabilitering §§ 7 og 10 og forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1, jf. forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten §§ 3 og 4 bokstav a og g.

Avviket byggjer på følgjande:

• Det er uklart kven som har ansvaret for å koordinere utgreiinga av barn. Det er gitt ulike opplysningar om kva oppgåver helsestasjonslege og fastlege har ansvaret for og korleis informasjonsutvekslinga mellom helsestasjon og fastlege skal skje.
• Det er ikkje utarbeidd stillingsomtalar eller funksjonsskildringar som viser ansvarsområde og oppgåver for lege ved helsestasjon, helsesyster og fysioterapeut.
• Barn med uavklarte nevrologiske tilstandar som blir viste til spesialisthelsetenesta (barnehabiliteringstenesta), er ikkje alltid først vurderte av lege. Det blir heller ikkje alltid gitt informasjon til samarbeidande deltenester, t. d. til helsestasjon og/eller fastlege, om at barn er tilviste til spesialisthelsetenesta av andre kommunale deltenester.
• Utanom ansvarsgrupper som blir oppretta når det er avklart at barn treng oppfølging over lengre tid, har kommunen ikkje etablert forum for tverretatleg samarbeid mellom helsetenesta og andre kommunale deltenester ved alle skolar og barnehagar. Forholda er kjende for leiarane av deltenestene. Det er ikkje teke initiativ for å endre praksis.

Merknad:
Tiltak for å sikre at personell i avlastingstiltak har nødvendige praktiske ferdigheiter til å handtere akutte medisinske tilstandar kan betrast

Merknaden byggjer på følgjande:

• Dei fleste av personellet i avlastingsbustad har kurs i legemiddelhandtering og sosialavdelinga skal sikre at avlastarfamiliar har fått nødvendig informasjon før tiltak blir sette i verk. Det er ikkje sett i verk tiltak for å sikre at personellet i bustaden og dei private avlastarane har nødvendige praktiske ferdigheiter til å handtere alvorlege, akutte tilstandar som kan oppstå.

• Lov 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 23. desember 2004 nr.1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

Ved tilsynet er det funne manglar i kommunens styringssystem som medverkar til å svekke tryggleiken i tenestene.

Ansvarstilhøve og samarbeidsrutinar er ikkje avklarte, jf. forskrift om internkontroll § 4a og g. Dette kan medføre at relevant informasjon ikkje blir formidla til rette vedkomande slik at avgjerd om nødvendige tiltak for utgreiing av barn med uavklarte nevrologiske tilstandar ikkje blir sette i verk så tidleg som mogeleg. Det kan og medføre at tiltak ikkje blir samordna og at det blir utført unødvendig dobbeltarbeid. For barn og foreldre/føresette kan tenestene framstå som lite koordinerte. Forholda er kjende, men det er ikkje sett i verk korrigerande tiltak. Det ligg ikkje føre opplysningar om at det blir gjennomført regelmessig gjennomgang av sosial- og helsetenestene for mellom anna å undersøkje om tiltak som skal sikre koordinering og evaluering av tverrfaglege/tverretatlege tenester er tilstrekkelege og fungerer som føresett, jf. forskrift om internkontroll § 4 h.

Dokumentasjon frå Bømlo kommune send over i samband med førebuing av tilsynet:

1. Organisasjonskart

2. Ansvarsfordeling rådmannsteam

3. Organisasjonskart helse - sosial - omsorg

4. Leiarar for einingar i helse - sosial - omsorg

5. Ansvar og oppgåver for verksemdleiarar

6. Opplysningar om stillingar tilknytt helsestasjon- og skolehelsetenesta

7. Opplysningar om koordinerande eining for rehabiliteringstenestene og oppgåvene som er lagt til denne eininga

8. Plan for rehab- og habiliteringstenester i Bømlo kommune

9. Oversikt over informasjon på kommunens nettsider om kommunale tenestetilbod til foreldre som har barn med nedsett funksjonsevne
    - Samla oversyn over tenester i Bømlo kommune
    - Informasjon om avlastingsordninga og søknadskjema
    - Informasjon om brukarstyrt personleg assistent og søknadsskjema
    - Informasjon om følgjeprov, lover og regelverk og søknadsskjema

10.Retningsliner for fylgjande avlastingsordningar, datert august 1999

11.Retningsliner for avlastingsbustaden

12.Dagleg leiar for avlastingsbustaden - ramme for arbeids- og ansvarsområde, datert 20. mai 1996

13.Retningsliner for støttekontaktordninga, vedtekne i helse- og sosialstyret 21. juni 1993

14.Momentliste ved søknad om støttekontakt for funksjonshemma

15.Rutinar for støttekontaktordninga, daterte 11. januar 2002

16.Delegering av mynde etter sosialtenestelova frå sosialleiar til konsulent for funksjonshemma gjeldande frå 1. oktober 2004

17.Sosialavdelinga, retningsliner for bruk av delegert vedtaksmynde, datert 1. juni 2001

18.Informasjon om klagerett over enkeltvedtak etter sosialtenestelova

19.Skriftlege rutinar for utarbeiding av individuelle planar

20.Rettleiande retningsliner for ansvarsgrupper i Bømlo kommune

21.Opplysningar om samarbeidsrutinar og tverretatlege samarbeidsforum mellom helse, sosial, barnehage og skole

22.Referat frå møte i fagforum 14. mars 2005 - Moster skule

23.Referat frå fagforum 23. mai, 3. februar 2005 og 14. desember 2004

24.Referat frå møte i ressursgruppa Hillestveit skule 15. mars og 13. januar 2005

25.Invitasjon til å nytte ressursteam i skulane, brevmal frå fagforum

26.Referat frå drøftingsmøte med rektorane - Erevik 15. mai 2005

27.Referat frå møte i fagforum Moster skule 4. november 2005

28.Referat frå møte PPT/helsesøster/barnevern 10. mars 2005 og 25. november 2004

29.Innkalling til ressursmøte Maurtua barnehage 11. mars 2005

30.Opplysning om samarbeid med spesialisthelsetenesta i høve til barn i målgruppa for tilsynet

31.Opplysning om tilvising til fysio-/ergoterapitenester og til Barnehabiliteringstenesta Helse Fonna HF, Haugsund sjukehus

E-post 13. mars 2006

1. Opplysningar om personell i avlastingsbustad i Bømlo kommune

E-post 27. mars 2006

1. Oversyn over personar som er engasjerte av sosialkontoret for å gje avlasting

2. Oversyn over støttekontaktar som er engasjerte av sosialkontoret

Oversyn over andre instansar som Fylkesmannen i Hordaland har fått informasjon frå i samband med førebuing av tilsynet:

• Brev frå Våge skule, Rubbestadneset skule og frå Bømlo vidaregåande skule
• Telefonsamtalar med rektor ved Svortland skule, Moster skule, Gilje skule, representant frå OT/PPT region sør og med representant frå PPT, Bømlo kommune
• Telefonsamtalar med fastlegane Kåre Dahl, Astrid Færevåg Jacobsen og Eckhardt Fuchs, alle i Bømlo kommune
• Frå Helse Fonna HF: Oversikt over tilvisingar til Helse Fonna HF, Medisinsk klinikk, Seksjon rehabilitering i 2005 og barn som blir følgde opp frå Barnehabiliteringsteamet

Informasjon frå nettsidene til Bømlo kommune

• Tenestestandard for pleie- og omsorgstenester i Bømlo kommune, vedteken av kommunestyret 19. september 2005
• Opplysningar om heimesjukepleie og heimehjelp
• Opplysningar om formidling av tekniske hjelpemiddel
• Opplysningar om helsesøstertenesta og helsestasjon for born frå 0 til 5 år

Dokumentasjon som blei motteken ved tilsynet:

• Kartleggingsskjema helsesyster nyttar ved heimebesøk
• Årsmeldingar 2005 for ergoterapitenesta og fysioterapitenesta

Dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet:

• I alt blei det gjennomgått 26 pasientjournalar frå helsestasjon, 25 frå fysioterapiteneste, 5 frå ergoterapiteneste og 14 frå sosialteneste. Dette omfatta også søknader og vedtak om tenester, referat frå ansvarsgruppemøte og individuelle planar m.v.
• Det blei sett etter om meldingar/rapportar frå barneavdeling og barnehabiliteringstenesta låg føre, undersøkingar og evt. tiltak før tilvising til spesialisthelsetenesta, om det var gjort ei samordna utgreiing av behov for kommunale tenester, om planlegging, gjennomføring og evaluering av tenester var samordna, om overgangar var planlagt, om tenester blei planlagt og evaluert i samarbeid med spesialisthelsetenesta, om barn og foreldre medverka ved planlegging, gjennomføring og evaluering av tenester, og om det ved behov var nytta tolk.

Korrespondanse mellom Bømlo kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev 30. januar 2006 frå Helsetilsynet i Hordaland
• Dokumentasjon frå Bømlo kommune, brev av 23. februar 2006 med vedlegg
• E-post 13. og 27. mars 2007 frå Bømlo kommune
• Program for tilsynet, brev 4. april 2006 frå Helsetilsynet i Hordaland
• Korrigert program og oversyn planlagt dokumentgjennomgang, brev 20. april 2006 frå Helsetilsynet i Hordaland

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Tilsynet blei utført av:

Fosse, Grethe, ass. fylkeslege

Gjennestad, Lillian, rådgjevar

Robøle, Anne Grete, rådgjevar, leiar

Tjøsvoll, Rune, rådgjevar

Wangen, Anne Eli, fylkessjukepleiar