INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunen sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.
• Kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Funn, revisjonsbevis:

Det ble avdekket 1 avvik og gitt 1 merknad på det første området. På det andre området ble det likeledes avdekket 1 avvik og gitt 1 merknad.

Avvik 1, område 1:
Eidsvoll kommune sikrer ikke at tjenestemottakere gjennom skriftlige vedtak mottar et forsvarlig tjenestetilbud og at tjenestetilbudet blir endret i samsvar med endrede behov. bestemmelsene.

Avvik 2, område 2:
Eidsvoll kommune sikrer ikke at ansatte får nødvendig opplæring.

Merknad 1, område 1:
Eidsvoll kommune har et forbedringspotensial i forhold til å samle og samordne dokumentasjon for målgruppen.

Merknad 2, område 2:
Eidsvoll kommune har et forbedringspotensial i forhold til prosedyrer som skal følges overfor den enkelte tjenestemottaker i boligene.

Dato: 02.06.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Eidsvoll kommune i perioden 22. – 24.05.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

Eidsvoll kommune er organisert etter en modell, med rådmann, assisterende rådman, helse- og sosialsjef og pleie- og omsorgsleder. Under pleie- og omsorgslederen ligger fire avdelingar. En av disse, avdeling for funksjonshemmede, har ansvar for mennesker med funksjonshemming som har behov for tilrettelagte tiltak i kommunen. Avdelingen består av avdelingsleder og 4 fagkonsulenter med helse- og sosialfaglig høgskoleutdanning. Avdelingen administrerer 10 botiltak for funksjonshemmede i kommunen. Hvert botiltak ledes av en boligleder, som ivaretar det økonomiske og administrative ansvar, mens fagkonsulentene er tillagt det faglige ansvaret. Det er utarbeidet stillingsbeskrivelser for de ulike stillingene.

Overordnet faglig ansvarlig for Kap 4A er helse- og sosialsjef, men det ble opplyst at dette vil bli videredelegert til peie- og omsorgssjef. Man har ingen vedtak etter Kap 4A, men forbereder tilflytting av en tjenestemottaker fra et annet fylke, som har slikt vedtak.

Vedtak om tjenester etter Sosialtjenesteloven fattes av leder for fagavdelingen, saksbehandlere er fagkonsulentene.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.04.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.05.06.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Fagerhøy avlastning og Fagerhøy C boliger. Fagkonsulent og ansatte på stedet deltok sammen med tilsynsmyndigheten.

Sluttmøte ble avholdt 24.05.06.

Om Eidsvoll kommune sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Om Eidsvoll kommune sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Avvik 1, område 1
Eidsvoll kommune sikrer ikke at tjenestemottakere gjennom skriftlige vedtak mottar et forsvarlig tjenestetilbud og at tjenestetilbudet blir endret i samsvar med endrede behov.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 4-3, 4-2 bokstav a – d, jf § 8-1
• Internkontrollforskriftens § 4 annet ledd bokstav g
• Fvl § 25

Avviket er basert på følgende revisjonsbevis:

• Ved gjennomgang av dokumenter er det ikke mulig å se at saksbehandlingsreglene er fulgt, herunder hvorvidt tjenestemottakerne blir tildelt tjenester det er søkt om og om dette er i samsvar med behovet.
• Det fremkommer ikke hvilke vurderinger som gjøres, verken i forhold til type tjenester eller omfang.
• Det er ikke oppgitt lovhjemmel for tildeling av tjenester i vedtakene.

Avvik 2, område 2:
Eidsvoll kommune sikrer ikke at ansatte får nødvendig opplæring.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 2-3 og 4A-4, jf Internkontrollforskriftens § 4 annet ledd bokstav c.

Avviket er basert på følgende revisjonsbevis:

• Ved dokumentgranskning og intervjuer fremkom at det ikke finnes noen iverksatt opplæringsplan i kommunen.
• Det ble bekreftet gjennom intervjuer at det ikke ble gitt tilstrekkelig systematisk opplæring, herunder var det mangler i forhold til kunnskap om sentrale begreper.
• Ikke alle tjenesteyterne har tilstrekkelig kunnskap for å kunne identifisere tvang og maktbruk i tjenesten.

Merknad 1, område 1:
Eidsvoll kommune har et forbedringspotensial i forhold til å samle og samordne dokumentasjon for målgruppen.

Merknaden er basert på følgende revisjonsfunn:

• Gjennom intervjuer, dokumentgranskning og befaring fremkom at dokumentasjon for tjenestemottakerne er spredd på flere instanser og systemer.
• Kjennskap til hvor dokumentasjonen finnes er mangelfull.

Merknad 2, område 2:
Eidsvoll kommune har et forbedringspotensial i forhold til prosedyrer som skal følges overfor den enkelte tjenestemottaker i boligene.

Merknaden er basert på følgende revisjonsfunn:

• Ved befaring fremkom at det råder usikkerhet i forhold til hvilke prosedyrer som faktisk skal følges.
• Ved befaring fremkom at det ikke var foretatt forsvarlige vurderinger om prosedyrer faller inn under Kap 4A.

Andre revisjonsfunn
Det er ulik forståelse av ansvarsforhold og arbeidsfordeling mellom fagkonsulenter og bolig-/arbeidsledere.

Positive forhold
Gjennom intervju og dokumentgranskning fremkom at man i en enkeltsak hvor det tidligere ble brukt tvang har funnet frem til andre løsninger i samsvar med lovens vilkår.

• Lov om sosiale tjenester Kap 4 og Kap 4A
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forvaltningsloven

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Historikk for hjemmetjenesten og fagtjenesten for funksjonshemmede, datert 26.04.04.
• Oversikt over delegerte fullmakter, protokoll fra kommunestyret datert 30.04.01.
• Utdrag fra Kvalitetshåndbok for pleie- og omsorgstjenester.
• Avviksskjema for pleie- og omsorgstjenester.
• Oversikt over alle ansatte som sorterer under avdeling for funksjonshemmede, herunder de 10 botiltakene.
• Kopi av 10 anonymiserte enkeltvedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d jf. § 4-3.
• Skjema for melding om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner etter Kap 4A.
• Eksempel/dokumentasjon fra sak hvor man har unngått å bruke tvang ved iverksetting av alternativt tiltak.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 saksmapper/dokumenter i de tilsendte saker hvor det er fattet vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d.
• Ved Fagerhøy C og Fagerhøy avlastning boliger gjennomgikk vi permer og dokumenter som benyttes i forbindelse med tjenesteytingen på stedet.
• Organisasjonskart for helse- og sosialetaten og seksjon for pleie- og omsorg.
• Stillingsbeskrivelser for helse- og sosialsjef, pleie- og omsorgsleder, leder og fagkonsulent for funksjonshemmede, boligleder, assistent og hjelpepleier/omsorgsarbeider.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel fra Fylkesmannen om landsomfattende tilsyn datert 10.04.06.
• Svar fra Eidsvoll kommune av 03.05.06, vedlagt dokumenter.
• Telefonsamtaler mellom revisjonsleder og kontaktperson for tilsynet, vedrørende: Program for tilsynet, utvelgelse av intervjupersoner, plan for befaring i boliger ved Fagerhøy samt varsel om at Fylkesmannen ville ha fremlagt for granskning 10 saksmapper/dokumenter vedrørende tjenestemottakere hvor vi hadde mottatt anonymiserte enkeltvedtak om tjenester.

Andre informasjonskilder:

• Fylkesmannens egne dokumenter, som Kap 4A-saker og tilsynsrapporter.
• Opplysninger hentet ut fra kommunens internettsider.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Terje Hermansen, revisjonsleder, Hanne Elmenhorst-Larsen, revisor og Øivind Pedersen, revisor