Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oppland, representert ved et tilsynsteam som er felles for kommuner og helseforetak som dekkes av Helse Øst Regionalt helseforetak, gjennomførte i perioden 13. mars 2006 - 20. april tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Gran kommune.

Denne rapporten beskriver de eventuelle avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Det ble ikke funnet avvik ved systemrevisjonen, men gitt en merknad:

• Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder å etablere og godkjenne prosedyrer (arbeidsmåter) som sikrer planlegging, samarbeid, og koordinering for derved å sikre forsvarlige habiliteringstjenester til barn i målgruppen.

Det ble ikke avdekket uforsvarlighet i habiliteringstjenestene til barn i Gran kommune. Det er derimot påpekt sårbarhet knyttet til manglende etablering, lederforankring og godkjenning av prosedyrer som sikrer planlegging, samarbeid, og koordinering.

Dato: 20. april 2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Gran kommunei perioden 13. mars 2006 - 20. april 2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oppland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler kun de avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Gran kommune ligger i søndre del av Oppland fylke. Kommunen kan karakteriseres som en land-kommune med stor andel av befolkningen boende i tettbebygde strøk, samtidig som det er forholdsvis store avstander mellom ytterkantene i kommunen. Det er en viktig øst-vest-akse i kommunen som trafikkeres med ferje.

Kommunen har en netto vekst i innbyggertallet, og befolkningssammensetningen er vist i tabellen neste side.

(Kilde: http://www.ks.no/upload/78611/folketall010106)  Ikke for eksterne brukere.

Kommunen har en to-nivå administrativ modell med rådmann som øverste leder som leder 21 driftsenheter/virksomheter samt stab (rådmannens stab/fellestjenester), se illustrasjon/lenke nedenfor.

Barna i den aktuelle målgruppen for tilsynet, kunne få tjenester eller ha kontakt med 11 av virksomhetsområdene, inkludert Hadeland kulturskole

(Kilde: http://www4.webon.net/gran2/frontend/dokumenter/admin/ORGANISASJONSKART-010205)

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13. mars 2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 17.3.2006. Tilstede:

Fra Gran kommune: Astrid Bilden, Virksomhetsleder Helse, Astrid Skiaker, Tiltaksleder avd. for tilrettelagte tjenester, Tove Grinaker, Konsulent, psykisk helsetjenester område barn/unge/barnefamilier. Fra tilsynet: Helge Worren og Tony Heyerdahl

Åpningsmøte ble avholdt 27.3.2006.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet, ett intervju var telefonisk. Det ble i tillegg gjennomført en samtale med 4 representanter fra almennlegetjenesten/helsestasjonslege/faslegetjenesten, pedagogisk-psykologisk tjeneste, grunnskole og barnehage. En legestudent var også med i denne samtalen.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 28.3.2006.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder

• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder

• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Det ble ikke avdekket noen avvik under systemrevisjonen. Det ble gitt en merknad:

Merknad 1:
Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder å etablere og godkjenne prosedyrer (arbeidsmåter) som sikrer planlegging, samarbeid, og koordinering for derved å sikre forsvarlige habiliteringstjenester til barn i målgruppen.

Kommentar:
Det ble ikke avdekket uforsvarlighet i habiliteringstjenestene til barn i Gran kommune. Det er derimot påpekt sårbarhet knyttet til manglende etablering, lederforankring og godkjenning av prosedyrer som sikrer planlegging, samarbeid, og koordinering.

Revisjonsbevis :

• Gjennom intervjuene og fremlagt dokumentasjon får man beskrevet et godt samarbeidsklima og gode samhandlingsmåter.
• Det foreligger pr. d.d. ingen skriftlige og godkjente prosedyrer for det aktuelle området, herunder et styringssystem som fastslår oppgaver, roller og myndighet for samhandling.
• Det foreligger en eldre utgave av en rehabiliteringsplan (11 år gammel) samt et uferdig utkast til en håndbok for praksis på området.
• Kommunen har ikke en koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering som er synlig og vel innarbeidet. Det ble opplyst at nåværende ansvarsplassering og ansvarsdeling er basert på en gjennomdrøftet og derved valgt løsning, men tilsynet avdekket ulike synspunkter på ansvarsplassering innen koordineringen. Det var bl. a. ikke alle som var kjent med ansvarsdelingen mellom koordinering av habilitering av barn og voksne, slik denne er beskrevet i styringsdokument.

For alle virksomheter om fattet av tilsynet:

• Lov 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 02.07. 1999 nr. 64 om helsepersonell mv. – helsepersonelloven.
• Lov av 02.07. 1999 nr. 63 om pasientrettigheter – pasientrettighetsloven
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 23.12.2004 nr. 1837 om individuell plan
• Forskrift av 28.06.2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering.
• Forskrift av 2001-12-21 nr. 1385: Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)

For kommunene:

• Lov av 19.11.1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 10.02. 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven.
• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. – sosialtjenesteloven.
• Forskrift av 003-04-03 nr. 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

For spesialisthelsetjenesten (tas med for å vise sammenhengen med tilsynet med spesialisthelsetjenesten innen samme tema)

• Lov av 02.07.1999 nr 61 om spesialisthelsetjenesten m.m
• Forskrift av 2000-12-01 nr. 1208: Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons- og klagenemnd .

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Ingen forhåndssendt dokumentasjon på grunn av kort tid mellom varsel og tilsyn)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Organisering:
  - organisasjonskart etter målområder
  - ledere og deres ansvarsområder
  - pleie og omsorg
• Samarbeid/samhandling:
  - Program for helsestasjon og skolehelsetjenesten - 2003
  - Oversikt over samarbeidsarenaer
  - Forpliktende samarbeid
  - Gran kulturverksted
• Planer:
  - Ruspolitisk handlingsplan 2005 - 2007
  - Plan for psykisk helse 2003 - 2006
  - Plan for medisinsk rehabilitering 1995

Utkast til håndbok innen rehabilitering/habilitering – udatert/ikke ferdigstillt

• Pleie- og omsorg
  - Stillingsbeskrivelser
  - Kriseplan for boliger
  - Rutinebeskrivelser ved søknader
  - Rutinebeskrivelser for melding ved bruk av tvang
  - Kompetanseplan

Fra ansattperm i Avdeling for tilrettelagte tjenester – kvitteringsliste for gjennomgått opplæring – des. 2005

• Plan for fysioterapitjenestens arbeid blant barn og unge – 2005
• Årsmelding for Gran kommune 2004
• Div. dokumenter
  - Individuell plan
  - Psykiatriprosjektet på Hadeland
• Resultatdokumentasjon:
  - Årsrapportering 2005 pleie- og omsorgstjenesten
  - Årsrapportering 2005 for psykisk helsearbeid
  - Årsrapportering 2005 for helsetjenestene
  - Lederavtale mellom Rådmannen og virksomhetsområdeleder Helse 2004 og 2005

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen i Oppland til Gran kommune datert @

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helge Worren, Revisjonsleder, assisterende fylkeslege, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Ellen Trosvik, Revisor, Rådgiver, Helsetilsynet i Hedmark og Fylkesmannen i Hedmark
Elisabeth Wang, Revisor, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Tony Heyerdahl, Revisor, Helsetilsynet i Oppland og Fylkesmannen i Oppland