Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenestelovens § 4-3 jfr. § 4-2, bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser
• Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A

Det ble under tilsynet avdekket 3 avvik:

• Farsund kommune sikrer ikke at tjenestemottakernes tjenestetilbud etter lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d blir endret i samsvar med endring i behov
• Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad at det ikke utøves ulovlig tvang overfor personer med psykisk utviklingshemming
• Farsund kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at ansatte i Enhet for funksjonshemmede får nødvendig opplæring i lov om sosiale tjenester kapittel 4A.

Dato: 06.06.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Farsund kommune i perioden 27.01.06 - 06.06.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Farsund kommune er en mellomstor kommune i Vest-Agder. Kommunen har gjennomført en omorganiseringsprosess og ny organisasjonsplan var gjeldende fra 01.01.05. Kommunen er enda i en etableringsfase når det gjelder nye enheter i denne organisasjonsstrukturen. Helse- og sosialtjenestene, herunder pleie- og omsorgstjenestene, er organisert i 8 resultatenheter. Disse er ledet av en kommunalsjef for levekår og stillingen inngår i rådmannens lederteam. Det er 2 enheter for hjemmetjenester, geografisk lokalisert til Farsund sentrum og Vanse. Videre er det 1 felles enhet for psykisk helse og sosial samt 1 enhet for funksjonshemmede.

Tjenesten til utviklingshemmede er organisert under Enhet for funksjonshemmede. Her hører bl.a. 2 bofellesskap med til sammen 10 utviklingshemmede beboere, samt avlastningsenhet og tjenester til utviklingshemmede som ikke er bosatt i kommunale utleieboliger.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.01.2006.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 28.03.2006.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring/samtale om tjenestetilbudet til 2 utviklingshemmede. Bakgrunnen for dette var at det tidligere var truffet vedtak etter sosialtjenesteloven kapittel 4A. Vedtakene var ikke videreført etter utløpsdato. Det skrives egen rapport unntatt offentlighet fra disse stedlige tilsynene.

Sluttmøte ble avholdt 29.03.2006.

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunene sikrer at forholdene legges til rette for utførelse av kommunale tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-3 jfr. § 4-2, bokstav a-d, med minst mulig bruk av tvang og makt, jf. sosialtjenesteloven § 4A-4, første punktum, og om tjenestemottakerne mottar et forsvarlig tjenestetilbud. Tilsynet er en videreføring av samme tema som det landsomfattende tilsynet fra 2005. I 2006 skal oppmerksomheten spesielt rettes mot kommuner hvor det i utgangspunktet ikke er truffet vedtak om bruk av tvang og makt, ikke er sendt meldinger om skadeavverging og hvor fylkesmennene er bekymret for underrapportering.

Tilsynsmyndigheten skal avdekke:

• Om kommunen sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenestelovens § 4-3 jfr. § 4-2, bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser
• Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A

Det ble avdekket 3 avvik

Avvik 1:
Farsund kommune sikrer ikke at tjenestemottakernes tjenestetilbud etter lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d blir endret i samsvar med endring i behov.

Avvik fra følgende lov og forskrift:

• Lov om sosiale tjenester § 4-3 og § 4-2, jf. § 8-1 og internkontrollforskriften i sosial- og helsetjenesten § 4 annet ledd bokstav d og g.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ugyldige vedtak (vedtakene var utløpt og ikke senere fornyet)
• Ved gjennomgang av dokumentasjonen ble det funnet at endringer i tjenesteomfanget for brukere ikke var nedtegnet
• Gruppetildeling av tjenester (tjenestene var ikke individuelt vurdert og utformet, men fastsatt etter tjenesteyternes turnus)
• Vedtak ikke iverksatt (gjelder for støttekontakt)

Område 2. Bruk av tvang eller makt overfor personer med psykisk utviklingshemning

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad at det ikke utøves ulovlig tvang i forhold til personer med psykisk utviklingshemming.

Avvik fra følgende lov og forskrift:

• Lov om sosiale tjenester kapittel 4A og internkontrollforskriften i sosial- og helsetjenesten § 4 annet ledd bokstav d og g.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger ikke vedtak etter kapittel 4A selv om det utøves systematisk tvang etter fastlagte prosedyrer
• Lovpålagte prosedyrer for nedtegning og oppfølging av meldinger om skadeavverging er ikke i tilstrekkelig grad kjent blant tjenesteyterne og dermed heller ikke fulgt
• Det fremkom under tilsynet at tjenesteytere har gitt tilbakemelding i eget system om at vedtak etter kapittel 4A skal fornyes etter utløpsdato

Avvik 2:
Farsund kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at ansatte i Enhet for funksjonshemmede får nødvendig opplæring i lov om sosiale tjenester kapittel 4A.

Avvik fra følgende lov og forskrift:

• Lov om sosiale tjenester § 2-3, jf. § 4A-4 og internkontrollforskriften i sosial og helsetjenesten § 4 annet ledd bokstav c.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger ingen opplæringsplan som gir grunnkunnskaper eller oppdatering hos ansatte innen tjenesten
• Det er ikke gitt systematisk opplæring i sosialtjenesteloven kapittel 4A for ansatte som yter tjenester til utviklingshemmede
• Det gis uttrykk for at ansatte savner opplæring/oppdatering i kapittel 4A

Ved tilsynet er det avdekket forhold som tilsier at det er svakheter i styringssystemet for den delen av helse- og sosialtjenestene som ble undersøkt. Det fremkom uklare rapporteringsrutiner innen enheten og mellom enheten og overordnede organ. Videre fantes utarbeidede prosedyrer som ikke var kjent i enheten. Dette svekker sikkerheten i tjenesteytingen. Manglende informasjonsutveksling og uklare system for tilbakemeldinger og avvikshåndtering, innebærer risiko for svikt i tjenestene. Mangelfull kunnskap og ferdigheter i forhold til de oppgaver som skal utføres, vil kunne forstreke dette.

I følge forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav c skal virksomheten sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll. Videre skal den/de ansvarlige for virksomheten sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Virksomheten skal utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen, jf. § 4 bokstav g.

• Lov om sosiale tjenester m.v.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for enhet for funksjonshemmede
• Organisasjonskart for kommunen med organisering av helse- og sosialtjenesten
• Årsmelding 2004, Enhet for funksjonshemmede
• Utkast til virksomhetsplan 2006, Enhet for funksjonshemmede
• Delegasjonsskriv
• Ny utarbeidet prosedyre/rutine for håndtering av melding om skadeavvergende tiltak
• 3 enkeltvedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2
• 5 meldinger om skadeavvergende tiltak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 4 klientmapper
• Kvalitetshåndbok

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen i Vest-Agder, datert 27.01.06, med varsel om tilsyn
• E-post fra Farsund kommune, datert 17.02.06, med underretning om kontaktperson i kommunen
• Brev fra Farsund kommune, datert 02.03.06, inneholdende etterspurte dokumenter
• Brev fra Fylkesmannen, datert 20.03.06, med dagsorden for tilsynet samt oversikt over de som skal intervjues.
• Oversendelse av foreløpig tilsynsrapport, datert 20.04.06
• Tilbakemelding fra Farsund kommune på den foreløpige tilsynsrapporten i e-post av 30.05.06

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Fredrik Dahl, revisjonsleder
Rådgiver Håkon Kiledal, revisor
Rådgiver Britt Møll Abrahamsen, revisor