Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Område 1
Om kommunen sikrer at tjenestemottakerne mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter § 4-3 jf § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2
Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter § 4-2at uten bruk av makt og tvang i strid med kap. 4A.

Det ble gitt ett avvik og to merknader.

Område 1 - Merknad 1
Deler av saksbehandlingsrutinene med vurdering av, tildeling og endring av tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a er noe mangelfull

Område 2 – Avvik 1
Midtre Gauldal kommune har ikke foretatt en formell, skriftlig utpeking av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten.

Merknad 1
Det har de siste årene vært lite opplæring av tjenesteyterne i sosialtjenesteloven kap. 4A.

Dato: 28.04.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Midtre Gauldal kommune i perioden 26.-27.04.06. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Midtre Gauldal er en innlandskommune med 5.800 innbyggere, en liten økning de siste årene, men likevel med forgubbingsproblematikk i ytre deler av kommunen. Kommunen er stor i geografisk areal. Det bor 25 personer med psykisk utviklingshemming i kommunen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Opplæringsplan 2005-2007
• Organisasjonskart
• Prosedyre SB.13.1 Skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner lost § 4A-5a
• Skjema Melding om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner etter lost kap. 4A-5a
• Delegasjonsreglement
• Ansatteoversikt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag:

• Brev av 31.03.06 med oversendelse av program for tilsynsdagene
• Diverse e-poster om justering av program og intervjuobjekt

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.02.06

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 26.04.06

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

• Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
• Gjennomgang av klientmapper for 24 personer
• Gjennomgang av rapportboks for en tjenestemottaker
• Gjennomgang av foreløpig internkontrollsystem for enhet funksjonshemmede

Sluttmøte ble avholdt 27.04.06.

Område 1
Om kommunen sikrer at tjenestemottakerne mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter § 4-3 jf § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Merknad 1
Deler av saksbehandlingsrutinene med vurdering av, tildeling og endring av tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a er noe mangelfull

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• For gruppen tjenestemottakere med omfattende tjenestetilbud blir de jevnlige vurderinger i behov i liten grad nedtegnet og dokumenter.
• Det foreligger lite skriftlig dokumentasjon på evaluering om tjenestene ytes i samsvar med vedtakene og om tjenestemottakers behov for tjenester er endret.
• Kommunen har ikke rutiner som sikrer at det i vedtakene eller i de dokumenter som ligger til grunn for vedtaket, fremgår hva tjenestemottaker har ønsket og søkt om av tjenester.
• Noen enkeltvedtak om omfattende tjenestetilbud etter § 4-2 bokstav a er gamle. De er fra 1999 og bærer preg av standardformuleringer og har lite individuelle presiseringer av tjenestetilbudet.

Gjeldende enkeltvedtak fra 1999 er så vidt generelle at kommunen til en viss grad kan opp- og nedjustere tjenestetilbudet uten at det får konsekvenser for gjeldende enkeltvedtak. Tjenestene blir i liten grad styrt ut fra vedtakene, men ut fra de til enhver tid foreliggende behov og tilgjengelige ressurser. Tjenestene blir dermed juster uten at det fattes nytt enkeltvedtak.

Kommunen har rent faktisk en jevnlig eller løpende gjennomgang og evaluering av tjenestene for å sikre at tjenestene justeres ved eventuelle endringer i behov. Det fremstår som om tjenesteytingen skjer på en god og omsorgsfull måte. Det foreligger ikke opplysninger som tilsier at tjenestemottakerne får mindre tjenester enn de er blitt tildelt i de vedtakene.

Fylkesmannen har ikke fått opplysninger eller dokumentert at de gamle vedtakene har medført uforsvarlige eller mangelfulle tjenester. Gamle vedtak, som er veldig generelle, kan imidlertid være et problem dersom det skal klages på tjenestens innhold og omfang. Uklare vedtak gjør det vanskelig å vite grunnlaget for tildelingen og hva det eventuelt skal klages over. Det vil også kunne bli problem dersom en ut fra endret behov må endre innholdet i tjenesten når vedtakene åpner for flere forståelse av omfanget av tjenestetilbudet.

Område 2
Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter § 4-2at uten bruk av makt og tvang i strid med kap. 4A.

Avvik 1
Midtre Gauldal kommune har ikke foretatt en formell, skriftlig utpeking av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4A.7.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I kommunens delegasjonsreglement er det ikke blitt foretatt en formell skriftlig utpeking av dette ansvaret.

Øvrig kommentar til avviket:

• Selv om dette ansvaret ikke er formelt delegert, fremgår det av flere dokumenter og skriftlige prosedyrer hvem som har dette ansvaret

Merknad 1
Det har de siste årene vært lite opplæring av tjenesteyterne i sosialtjenesteloven kap. 4A

• Det fremkom at mange av de ansatte ikke har fått særlig opplæring i sosialtjenesteloven kap. 4A.
• Enheten har ikke opplæring i kap. 4A som tema i foreliggende opplæringsplan.
• Ansatte uttrykte behov for mer opplæring i kap. 4A.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Opplysningene fremkommet under intervju
• Gjennomgang av opplæringsplan

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag deltok:
Liv Murberg, revisjonsleder
Merete Olufsen Bondø, revisor
Åsmund Edvardsen, revisor
June Iversen, observatør