Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomførte i perioden 09.02.2006 - 31.03.2006 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Leksvik kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Kommunen har laget en habiliteringsplan for perioden 1998 – 2001, hvor også tjenesten til barn er beskrevet. Her fremkommer ansvars- og funksjonsfordeling mellom de ulike enhetene. Arbeidet er videreført slik det er beskrevet selv om planen ikke er revidert. Planen beskriver ikke at noen enhet/person har funksjon som koordinerende enhet. Tilsynet viser videre at det ikke er noen som er tildelt denne funksjonen, men at oppgaven i hovedsak blir ivaretatt av tre ulike personell: helsesøster, fysioterapeut og saksbehandler for sosialtjenesten.

Tilsynet viser at barn blir godt fulgt opp i kommunen når de er diagnostisert ved fødsel. Enhetene har også et fungerende system for å fange opp barn med uklare habiliteringsbehov. Det er en lav terskel for å ta kontakt mellom de ulike faggruppene, og det opprettes tidlig ansvarsgrupper dersom foreldrene samtykker til dette. Tilsynet viser at det kan være uklarhet om hvilken instans som skal yte sosiale tjenester etter kapittel 4 i sosia­ltjenesteloven før barnet har fått en diagnose, men dette medfører ikke at barnet blir uten tilbud.

Kommunen har en utstrakt bruk av ansvarsgrupper for å koordinere tjenestene til barn i målgruppen. Vanligvis er det koordinator i ansvarsgruppen som informerer foresatte om individuell plan (IP) dersom dette ikke er gjort av spesialisthelsetjenesten. Initiativ til IP blir gjort så snart det er naturlig. Kommunen har en mal for IP. Det har vært datatekniske problemer med malen, men dette er ordnet opp i og man er nå i gang med å få utarbeidet planer. Ved tidspunktet for tilsynet er det to barn som ikke har fått IP, selv om familiene ønsker dette. Dette har ikke innvirkning på tjenestetilbudet og koordinering av de tjenester som blir gitt. Kommunen har en lav terskel for å kontakte spesialisthelsetjenesten.

Kommunen opplever at spesialisthelsetjenesten er lett tilgjengelig i forhold til å motta barn til undersøkelse, samt for råd, veiledning og opplæring. Det samme gjelder for deltagelse i evaluering av habiliteringstjenester som ytes til barnet.

Habiliteringstjenestene blir planmessig gjennomført. Der det er påkrevd, blir det satt inn foreløpige tiltak i påvente av at planlagte avlastningstiltak blir etablert. Evalueringsarbeidet i forhold til det enkelte barn foregår i stor grad i ansvarsgruppene. Det er rutiner for planlegging av overganger fra barnehage til skole og mellom de ulike skoletrinnene. Planleggingen av overgangen starter 1-2 år før den skal skje. Ved gjennomgang av IP for flere brukere fremgår det at overgangen til voksen blir ivaretatt bl.a. gjennom planlegging av bolig.

Kommunen har ingen overordnet opplæringsplan. Hver enhet/medarbeider sørger for at nødvendig kompetanse blir tilført/ivaretatt ved intern og ekstern opplæring.

De involverte enheter tar i stor grad foreldre/barn med i habiliterings­prosessene. Foreldre er delaktig i alle ansvarsgruppemøter og andre møter hvor barnas situa­sjon tas opp.

Tilsynet har vist at kommunens styringssystem ikke er oppdatert. Dette gjelder både planer og diverse prosedyrer. Dette kan medføre en risiko for svikt ved sykdom, permisjoner m.v.

Det ble ikke påpekt avvik under tilsynet. Det ble gitt to merknader.

Merknader

• Koordinerende enhet er ikke godt nok synliggjort i kommunen
• Kommunen har ikke fått etablert individuell plan for alle som ønsker dette

Dato: 02.06.2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Leksvik kommune i perioden 09.02.2006 – 31.03.2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Leksvik kommune har ca 3500 innbyggere. Kommunen er organisert i tre nivåer, men arbeider med å etablere en to-nivå-modell. Aktuelle enheter for dette tilsynet er:

• Sosial- og barneverntjenesten
• Hjemmetjenester
• Aktivitetsenter funksjonshemmede
• Legetjenesten
• Fysioterapitjenesten
• Helsestasjon m/jordmortjenesten

Sosial- og barneverntjenesten er organisert sammen med nabokommunen Mosvik. Leksvik kommune er vertskommune. Enheten har 4,8 årsverk.

Hjemmetjenester er organisert i to soner og omfatter hjemmehjelp og hjemmesykepleie, samt omsorgsboliger og psykiatrisk dagtilbud. Enheten har i dag 25,1 årsverk.

Avdeling tiltak for funksjonshemmede omfatter omsorgsboliger og avlastningsavdeling. Enheten har 28,8 årsverk.

Legetjenesten er organisert felles med nabokommunen Mosvik. Den administreres fra Leksvik kommune. Enheten har 8 årsverk, hvorav 2,5 årsverk er organisert som privat praksis med driftstilskudd. Kommuneoverlegen er i tillegg til å være leder for enheten også medisinsk faglig rådgiver.

Fysioterapitjenesten har i dag 2 årsverk. I tillegg kommer 2,5 private hjemler med kommunal avtale. Disse har i dag ikke kommunale oppgaver.

Helsestasjon m/jordmortjenesten er organisert felles med nabokommunen Mosvik. Den administreres fra Leksvik kommune. Enheten har 4,5 årsverk.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9. februar 2006.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 7. mars 2006.

Åpningsmøte ble avholdt 30. mars 2006.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Sluttmøte ble avholdt 31. mars 2006.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder

• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder

• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Det ble ikke påpekt avvik under tilsynet.

Merknad 1
Koordinerende enhet er ikke godt nok synliggjort i kommunen

Det vises i denne sammenheng til habiliteringsforskriften § 8, 2. ledd der det fremkommer at det skal være etablert en synlig koordineringsfunksjon i kommunen

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Begrepet koordinerende enhet gjenfinnes ikke i tilsendt dokumentasjon eller dokumentasjon gjennomgått under tilsynet
• Ved intervju er det fremkommet at det i praksis er tre personer som mottar meldinger/ spørsmål om habiliteringstjenester. Disse koordinerer nødvendige oppstartstiltak.

Merknad 2
Kommunen har ikke fått etablert individuell plan for alle som ønsker dette

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Det er to personer på venteliste for å få IP. Dette skyldes datatekniske problemer, samt sykefravær i helsetjenesten
• Det er mangelfull informasjon til foreldre om muligheten til å klage på at de ikke får IP.

LOVER:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)

FORSKRIFTER:

• Forskrift om habilitering og rehabilitering
• Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. (internkontrollforskriften)
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beslutningsdokument for administrativ organisering og omstilling i Leksvik kommune
• Delegasjonsreglement for administrasjonen i Leksvik kommune
• Overordnet strateginotat for Leksvik kommune
• Oversikt over enheter i avdeling familie og oppvekst
• Oversikt over enheter i avdeling helse og omsorg
• Delegasjonsreglement og stillingsbeskrivelse adm. ledernivå omsorgsavd.
• Stillingsbeskrivelse for avdelingsleder – pleie- og omsorgsenheten
• Delegasjonsreglement og stillingsbeskrivelse adm. ledernivå helseavd.
• Prosedyre for oppfølging av kronisk syke og funksjonshemmede barn/unge
• Retningslinjer for kommunalt helseteam for førskolebarn 0-6 år
• Retningslinjer for skolehelseteam ved Vanvikan skole
• Prosedyre for samarbeid helsesøstertjenesten og grunnskole
• Prosedyre for ansvarsgruppe
• Prosedyre for samarbeid helsesøstertjenesten og PPT
• Prosedyre for samarbeid helsesøstertjenesten og barnehager
• Prosedyre for samarbeid fysioterapeuter - sosialkontoret
• Prosedyre for samarbeid fysioterapeuter – barnevern
• Prosedyre for samarbeid fysio - grunnskoler
• Prosedyre for samarbeid fysioterapeut – barnehager
• Prosedyre for samarbeid fysioterapitjenesten og Innherred sykehus/RiT, barn
• Internkontrollsystem for søknad om tjenester i Leksvik kommuneindividuell plan
• Prosedyre for utarbeidelse av individuell plan
• Mal for individuell plan
• Aktivitetsplan for PPT 2005-2006
• Plan for medisinsk rehabilitering og habilitering – Leksvik kommune 1998-2001
• Årsmelding og regnskap 2004 – Leksvik kommune, enhet for oppvekst og familie
• Årsmelding og regnskap 2004 – Leksvik kommune, enhet for helse- og omsorgstjenester
• Årsrapport 2005 for fysio- og ergoterapitjenesten
• Årsrapport for Leksvik helsestasjon

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journaler på 22 barn – omfattet journaler fra helsestasjon/skolehelsetjeneste, fysioterapeut og fastlege
• Oversikt over kurs o.l. som medarbeidere har deltatt på

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn – brev av 9. februar 2006
• Oversendelse av dokumenter fra Leksvik kommune, brev av 6. mars 2006
• Program for formøte – e-post 28. februar 2006
• Program for tilsynsdagene – e-post 15. mars 2006

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder:
Seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvold, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Revisorer:
Seniorrådgiver Ellinor Wessel Pettersen, Helsetilsynet / Fylkesmannen i Nord-Trøndelag
Rådgiver Kjell Iversen, Helsetilsynet / Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Ass.fylkeslege Ragnar Hermstad, Helsetilsynet / Fylkesmannen i Sør-Trøndelag.