Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunen sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Funn, revisjonsbevis:
Det ble avdekket 2 avvik og 1 merknad på område 1, og 1 avvik og 1 merknad på område 2.

Avvik 1, område 1:
Bydel Gamle Oslo sikrer ikke at tjenestemottakere gjennom skriftlige vedtak mottar et forsvarlig tjenestetilbud.

Avvik 2, område 1:
Bydel Gamle Oslo sikrer ikke at tjenestemottakerne sitt tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven §4-2 a-d blir endret i samsvar med endring i behov.

Avvik 3, område 2:
Bydel Gamle Oslo sikrer ikke at ansatte får nødvendig opplæring.

Merknad 1, område 1:
Bydel Gamle Oslo har et forbedringspotensial i forhold til å samle og samordne dokumentasjon for målgruppen.

Merknad 2, område 2:
Bydel Gamle Oslo har et forbedringspotensiale i forhold til å avklare og igangsette prosesser knyttet til vedtak etter kap 4A.

Dato: 22.05.06 

Bente Rygg Revisjonsleder

Grete N. Finstad Revisor

Hanne Elmenhorst Larsen Revisor

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved bydel gamle Oslo i perioden 03.05 05.05.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Bydel Gamle Oslo har sin nåværende organisering etter bydelsreformen som ble iverksatt 01.01.2004.

Bydelen har skilt tjenestetildeling / utføring i ulike avdelinger for hhv barn og voksne. Saksbehandling / tildeling av tjenester foretas i myndighetsavdelinger for hhv barn og voksne som har ansvar for å fatte vedtak på alle tjenester som bydelen skal yte. Avdelingene for tiltak har ansvar for å yte de innvilgede tjenestene.

Bydelen har tre boliger for psykisk utviklingshemmede, samt 2 beboere i en annen bolig der det ytes heldøgnsomsorgstjenester. Hver bolig ledes av en stedlig daglig ansvarlig som er teamleder. Enhetsleder for boliger har ansvar for to boliger, et dagsenter som åpnes 01.06.06 og Jens Bjelkes gt. Enhetsleder rapporterer direkte til avdelingssjefen for tjenesteproduksjon.

Vålerenga boliger med 2 beboere

Jordal boliger gir tilbud til 8 brukere

Jens Bjelkesgate er et nytt tilbud som skal gi et botilbud til 5 personer

Heimdalsgate boliger gir et tilbud til 2 personer som har en primærdiagnose psykisk utviklingshemming samt fem andre personer, og har en egen enhetsleder.

Bydelen har ingen barneboliger eller avlastningsboliger.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.02.06.

Åpningsmøte ble avholdt 03.05.06.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Heimdalsgateboliger. Det ble samtalet med 3 ansatte i boligen

Sluttmøte ble avholdt 05.05.06.

Område 1:
Om bydel Gamle Oslo sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2:
Om bydel Gamle Oslo sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Avvik 1, område 1
Bydel Gamle Oslo sikrer ikke at tjenestemottakere gjennom skriftlige vedtak mottar et forsvarlig tjenestetilbud.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§4-3, 4-2 jf 8-1
• Jf Interkontrollforskriftens §4, 2.ledd bokstav g.

Avviket er basert på følgende revisjonsbevis:

• Ved gjennomgang av dokumenter er det ikke mulig å se at saksbehandlingsreglene blir fulgt, herunder hvorvidt tjenestemottakerne blir tildelt tjenester som det er søkt om og om dette er i samsvar med behovet.
• Hvilke vurderinger som gjøres fremkommer ikke, verken i forhold til type tjeneste eller omfang.
• Søknader innkommet i 1986 og 1992 ble først dokumentert behandlet i 2004.
• Dokumenter mangler for lengre perioder.
• Bydelen har ikke internkontroll i forhold til sosialtjenesteloven.
• Tjenestemottakeren vil med dette ikke få den rettsikkerheten han har krav på.

Avvik 2, område 1
Bydel Gamle Oslo sikrer ikke at tjenestemottakerne sitt tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven §4-2 a-d blir endret i samsvar med endring i behov.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 4-3, 4-2 jf §8-1
• Jf Interkontrollforskriftens §4, 2.ledd bokstav g.

Avviket er basert på følgende revisjonsbevis:

• Det er over flere år ikke dokumentert tjenesteyting til de brukerne vi har gjennomgått mappene til.
• Det fremkom av intervjuene og ved gjennomgang av dokumentasjon at det er manglende saksbehandlingsrutiner i forhold til samarbeidet mellom utøver og bestiller.
• Vedtak om støttekontakt blir ikke iverksatt og det dokumenteres ikke om det benyttes andre løsninger.
• Ut fra dokumentasjon er det ikke mulig å se hva brukeren har søkt om og hva som er vurdert.
• Bydelen har ikke internkontroll i forhold til sosialtjenesteloven.

Avvik 3, område 2
Bydel Gamle Oslo sikrer ikke at ansatte får nødvendig opplæring.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester §§ 2-3 og 4A-4.

Avviket er basert på følgende revisjonsbevis:

• Det finnes ingen opplæringsplan i bydelen.
• Opplæringen skjer ad hoc etter initiativ fra enkeltpersoner.
• Det ble bekreftet gjennom intervjuer at det ikke ble gitt systematisk opplæring, herunder var det mangler i forhold til kunnskaper om sentrale begreper.

Merknad 1, område 1
Bydel Gamle Oslo har et forbedringspotensial i forhold til å samle og samordne dokumentasjon for målgruppen.

Bakgrunn for merknaden:

• Dokumentasjon for brukerne er spredd på flere instanser og systemer.
• Kjennskap til hvor dokumentasjon finnes er mangelfulle.
• Faren for svikt er tilstede når det er muligheter for at informasjon blir forlagt.

Merknad 2, område 2

Bydel Gamle Oslo har et forbedringspotensiale i forhold til å avklare og igangsette prosesser knyttet til vedtak etter kap 4A.

Bakgrunn for merknaden:

• Det kan gå lang tid fra meldinger innkommer Fylkesmannen til eventuelle vedtak foreligger – i en sak enda ikke kommet.
• Ansatte forstår at det utøves tvang i omsorgen men mangler kunnskap om loven, herunder kunnskaper om eksempelvis objektive og subjektive grenser for hva som er tvang og makt.
• Saker synes å stoppe opp pga manglende kompetanse i boligene.
• Mangler avvikssysemer for tilfeller tjenesteyterne benytter tiltak som de er usikre på faller inn under loven.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester Kap 4 og Kap 4A
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegering av avgjørelsesmyndighet internt i bydelen
• Oversikt over boliger/tjenestesteder hvor det ytes tjenester til mennesker med utviklingshemning.
• Bemanningsoversikt i boligene hvor det ytes tjenester til psykisk utviklingshemmede.
• Kopi av 9 anonymiserte enkeltvedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d jf. § 4-3
• Skjema for melding om skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner etter Kap 4A
• Registreringsskjema etter LOST kap 4A.
• Miljøregler for personale i tilknytning til en bestemt beboer.
• Rutinebeskrivelser LOST Kap 4A – Vålerenga boliger
• Innholdsfortegnelse for beboeres miljøperm

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 komplette saksmapper/dokumenter i utvalgte saker hvor det er fattet vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d.
• Ved Heimdalsgate boliger gjennomgikk vi permer og dokumenter som benyttes i forbindelse med tjenesteytingen på stedet.
• Det ble videre utdelt under tilsynet utsktrift fra IPLOS i fht avviksmeldinger, samt intern opplæringsplan for enhet som arbeider med saksbehandlingen.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel fra Fylkesmannen om landsomfattende tilsyn datert 27.02.06
• Svar fra bydel Gamle Oslo av 05.04.06, vedlagt dokumenter
• Telefaks fra bydel Gamle Oslo av 25.04.06 med flere etterspurte dokumenter
• Telefonsamtaler og mellom revisjonsleder og kontaktperson for tilsynet, vedrørende: Program for tilsynet og avklaring av intervjupersoner,

Andre informasjonskilder:

• Fylkesmannens egne dokumenter, som Kap 4A-saker, tilsynsrapporter, kommuneprofiler med mer.
• Opplysninger hentet ut fra bydelens internettsider.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Bente Rygg - revisjonsleder, Grete N. Finstad - revisor, Hanne C. Elmenhorst Larsen - revisor
Nina Vedholm - observatør fra Statens Helsetilsyn