Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• hvordan kommunen ivaretar godkjennings- og/eller tilsynsansvaret sitt innen miljørettet helsevern, herunder også organisering av arbeidet
• kommunens beredskapstiltak vedrørende pandemisk influensa
• hvordan sikres helsehensyn i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Avvik 1: Sømna kommune ivaretar ikke ansvaret sitt som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern

Merknad 1: Sømna kommune har noe uklare ansvarsforhold og oppgavefordeling innen miljørettet helsevern

Merknad 2: Sømna kommune har noe uklare rutiner for å ivareta helsehensyn i kommunalt planarbeid

Dato: 22. juni 2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sømna kommune i perioden 3. mars 2006 – 22. juni 2006. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører dette ået.

Helsetilsynet i Nordland er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor det området tilsynet omfatta.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Sømna kommune hadde per 1. januar 2005 2 075 innbyggere. Kommunen har på nivå under rådmann en driftssjef og en plan- og utviklingssjef. Denne trioen danner kommunens administrative ledelse. Plan- og utviklingssjefen er også enhetsleder for teknisk avdeling. Kommunelege I er leder for legetjenesten, mens ledende helsesøster er leder for helsestasjonen. Disse rapporterer oppover til kommunens administrative ledelse etter nærmere avtale, og det er faste møter mellom kommunens administrative ledelse og enhetslederne.

Kommunen har 3 legestillinger. Bemanninga har til tider vært ustabil i samtlige stillinger, men særlig kommunelege I funksjonen har vært vanskelig å få dekket. Kommunen har en ledende helsesøster i 100 % stilling og en helsesøster i 50 % stilling. Sømna kommune har for 2004 rapportert en ressursbruk innen miljørettet helsevern på 0,01 årsverk per 1 000 innbygger til Kostra. Dette tilsvarer ca 45 minutter per uke.

I Sømna kommune finnes fire kommunale og en privat barnehage, to kommunale skoler, ett kommunalt svømmebasseng, en idrettshall, to kommunale vannverk, to kommunale avløpsanlegg, ett overnattingssted, en rehabiliteringsinstitusjon og en større næringsmiddelbedrift. Sømna er en stor landbrukskommune.

Sømna har tvungen kommunal renovasjon fra privathusholdninger og er tilknytta det interkommunale avfallselskapet Søndre Helgeland miljøverk (SHMIL). Retura Helgeland henter og håndterer næringsavfall. Private og kommunale avløp ledes ut i fjorden på dypt vann. Det er ikke tømmestasjon for bobiltoalett i kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 3. mars 2006.

Åpningsmøte ble avholdt 25. april kl. 08.30.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet i henhold til oppsatt program.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av perm mottatt fra ledende helsesøster merka miljørettet helsevern
• gjennomgang av perm som inneholder plan for kriseledelse, plan for helsemessig og sosial beredskap, smittevernplan, prosedyrer for miljørettet helsevern med mer
• korrekt delegasjonsreglement

Sluttmøte ble avholdt 26. april kl. 14.30 – 15.00

Område 1: hvordan kommunen ivaretar godkjennings- og/eller tilsynsansvaret sitt innen miljørettet helsevern, herunder også organisering av arbeidet

Område 2: kommunens beredskap ved pandemisk influensa

Område 3: hvordan sikres helsehensyn i kommunalt planarbeid og saksbehandling

Område 1: hvordan kommunen ivaretar godkjennings- og/eller tilsynsansvaret sitt innen miljørettet helsevern, herunder også organisering av arbeidet

Kommunen skal føre tilsyn med og fatte vedtak vedrørende alle virksomheter som kommer inn under miljørettet helsevern. Kommunen må på en rekke områder føre tilsyn med egen aktivitet, dvs kommunen er eier og driver av virksomheter som de har tilsynsansvaret for. I tillegg har kommunen et tilsynsansvar i forhold til privateide virksomheter.

Vedtaksmyndighet etter kommunehelsetjenesteloven er delegert til rådmannen.

Kommunelege I har en arbeidsbeskrivelse, vedtatt 24. januar 2001, ks 7/01, der det går fram at vedkommende har ansvaret for smittevern, miljørettet helsevern og er medisinsk faglig rådgiver. Det står også i arbeidsbeskrivelsen at kommunelege I har fast stedfortreder. I utgangspunktet har kommunelege I inntil 40 % av stillinga reservert til administrativt og samfunnsmedisinsk arbeid.

I prosedyrer for miljørettet helsevern, 22. april 2003, opprettes et ”Forum for miljørettet helsevern”. Det er dokumentert ett møte i forumet, 21. oktober 2005, der oppgave- og arbeidsfordeling, inkludert nye oppgaver, for eksempel vedr. Legionella, ble diskutert.

Ledende helsesøster har en egen perm der regelverk, annet relevant materiale, kopier av tilsynsrapporter og andre uttalelser er samla.

Resultater av drikkevannanalysene fra de kommunale vannverka sendes fra laboratoriet til teknisk avdeling. Vannkvaliteten i svømmebassenget kontrolleres jevnlig i henhold til forskriftskrav. Teknisk avdeling får telefonisk beskjed fra vaktmester om prøveresultatet. Det finnes rutiner for at teknisk avdeling kontakter medisinsk faglig rådgiver hvis resultatet av analyser av drikkevann eller bassengvann tilsier det.

Sømna kommune v/ teknisk avdeling har god oversikt over den kommunale bygningsmassen og øvrige virksomheter i kommunen, inkludert innretninger som kan spre Legionella med aerosol. Teknisk avdeling sendte ut registreringskjema for innretninger som kan spre Legionella med aerosol sommeren 2005.

Sømna kommune v/ kommunelege I deltar i kommunelege I forumet på Helgeland som blant annet jobber med interkommunale løsninger innen miljørettet helsevern.

Avvik 1:
Sømna kommune ivaretar ikke ansvaret sitt som tilsynsmyndighet innen miljørettet helsevern

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene:

• § 4a – 2: Kommunestyret skal ha tilsyn med de faktorer som er nevnt i § 4a-1, første ledd. Innen miljørettet helsevern skal kommunestyret utøve den virksomhet og treffe de avgjørelser som det er tillagt i lov eller i medhold av lov.

Det vises også til forskrift om miljørettet helsevern § 6 om tilsyn, forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager § 25 om tilsyn, forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie,- tatoverings- og hultakingsvirksomheter § 8 om tilsyn.

Avviket er basert på følgende:

• systematisk tilsyn med godkjenningspliktige og meldepliktige virksomheter kan ikke dokumenteres. Det finnes dokumentasjon på noe tilsynsaktivitet utført av helsesøster i form av inspeksjonsrapporter i tidsrommet 1996-2003. Denne aktiviteten er i hovedsak basert på enkelthendelser og henvendelser.
• kommunen mangler tilsynsplan. Dette bekreftes under intervju. Hver for seg har teknisk avdeling, kommunelege I og ledende helsesøster noe oversikt over virksomhetene, men en samla oversikt og tilhørende medisinsk faglig risikovurdering av forholdene mangler. Blant annet er ikke rehabiliteringsinstitusjonen vurdert mht risiko for å spre Legionella med aerosol.
• kommunalt eide barnehager og skoler er ikke godkjent. Forskrift om barnehager og skoler trådde i kraft 1. januar 1996. Verken barnehagene eller skolene har søkt kommunen om godkjenning etter dette regelverket, og Sømna kommune har heller ikke fatta vedtak som pålegger barnehager og skoler å søke om godkjenning.

Merknad 1:
Sømna kommune har noe uklare ansvarsforhold og oppgavefordeling innen miljørettet helsevern

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• vedtaksmyndighet etter kommunehelsetjenesteloven kap 4a er delegert til rådmannen. Videre delegering til ”Forum for miljørettet helsevern” og driftsutvalget er beskrevet i prosedyrer for miljørettet helsevern, men denne videredelegeringa er ikke formalisert.
• kommunen mangler faste rutiner for saksbehandling innen miljørettet helsevern. Henvendelser ang. miljørettet helsevernsaker i Sømna kommuner kommer for eksempel ofte til ordfører eller rådmann, men også til kommunelege I, ledende helsesøster eller plan- og utviklingssjefen. Rådmann avgjør i de fleste sakene hvem som skal følge opp videre. Alle henvendelser til kommunen ang. miljørettet helsevern blir fulgt opp, men det virker kanskje noe tilfeldig om det er ledende helsesøster, kommunelege I, teknisk avdeling eller andre gjør dette. Dette er forhold som ble diskutert i møte 21. oktober 2005, men oppgave- og ansvarsfordeling er ikke avklart i etterkant av møtet.
• det er uklart om kommunelege II har kommunelege I oppgaver i kommunelege Is fravær

Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene § 1-3a sier at kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskift.

Sømna kommune har plan for kriseledelse (rev.15. april 2005), plan for helsemessig og sosialberedskap (rev. jan. 2006) og smittevernplan (rev. april 2002). Kommunen er kjent med revidert nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa, og kommunelege I har laget et notat ang. dette som utgangspunkt for videre vurderinger og tiltak.

Sømna kommune har vært på møte i regi av Mattilsynet for å bli orientert om mulig tiltak ved utbrudd av fugleinfluensa.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Sømna kommune har nettopp avslutta arbeidet med kommuneplanens strategiske del og arealplan. Kommunelege I står på den interne høringslista for disse planene, men ikke for reguleringsplaner eller søknader om utslippstillatelse. Sømna kommune behandler 2-3 reguleringsplaner årlig.

Merknad 2:
Sømna kommune har noe uklare rutiner for å ivareta helsehensyn i kommunalt planarbeid

Merknaden bygger på følgende observasjon:

• det er ulike oppfatninger av hvilke rutiner kommunen har for å involvere kommunelege I og helsetjenesten i reguleringsplansaker. Det er også noe uklart hva som er grunnlaget for å sende en reguleringsplan eventuelt ikke sende en reguleringsplan til kommunelege 1. Dette kom fram under intervju.

Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene § 1-, 2. ledd angir at helsetjenesten skal medvirke til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre offentlige organer hvis virksomhet har betydning for helsetjenestens arbeid. Videre at slik medvirkning kan blant annet skje gjennom råd og uttalelser og ved deltakelse i plan- og samarbeidsorganer som blir opprettet. Samme paragraf pålegger helsetjenesten av eget tiltak å gi informasjon om de forhold som er nevnt i annet ledd, første punktum, til de offentlige organer som har ansvaret for iverksetting av tiltak som kan ha innvirkning på helsen.

• Lov av 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 05.08.94 nr 55 om vern mot smittsomme sykdommer
• Lov av 23.06.00 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift av 25.04.03 om miljørettet helsevern
• Forskrift av 12.01.95 om miljørettet helsevern i skoler og barnehager
• Forskrift av 13.06.96 for badeanlegg, bassengbad og badstu m.v
• Forskrift av 06.05.98 om hygienekrav for frisør, hudpleie, tatoverings- og hultakingsvirksomhet m.v
• Forskrift av 04.07.03 om gjødselvarer mv. av organisk opphav
• Forskrift av 21.12.00 om skadedyrbekjempelse
• Forskrift av 04.12.01 om vannforsyning og drikkevann
• Forskrift av 23.07.01 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Midlertidig forskrift av 12.07.05 om tiltak for å hindre overføring av Legionella via aerosol
• Forskrift av 11.10.05 om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste
• Forskrift av 21.11.03 om strålevern og bruk av stråling
• Forskrift av 20.12.02 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Veiledere og retningslinjer

• veileder til forskrift om miljørettet helsevern
• veileder til forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• organisasjonskart over kommunens administrasjon, udatert
• organisasjonskart over kommunens politiske ledelse, udatert
• kommunestyresak 9/03 27. februar 2003 vedtaksmyndighet etter kommunehelsetjenesteloven kap 4a delegeres til rådmann
• arbeidsbeskrivelse kommunelege I, vedtatt kommunestyret 24. januar 2001, sak 7/01
• referat fra møte i ”Forum for miljørettet helsevern”, 21. oktober 2005

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

• brev av 3. mars fra Helsetilsynet i Nordland til Sømna kommune med varsel om tilsyn
• brev av 27. mars 2006 fra Sømna kommune til Helsetilsynet i Nordland med dokumentoversendelse
• brev av 4. april 2006 fra Helsetilsynet i Nordland til Sømna kommune med program for tilsynsbesøket

Annen dokumentasjon oversendt eller mottatt under tilsynet:

• notat fra kommunelege I ang. beredskap for pandemisk influensa, udatert
• perm med ulike planer som plan for kriseledelse, plan for helsemessig og sosial beredskap, smittevernplan og plan for miljørettet helsevern (22. april 2002)
• ”miljørettet helsevern”- perm fra helsesøster
• eksempler på inspeksjonsrapporter og saksbehandling:
• undersøkelse av luftkvalitet Vik skole, 27. november 2003
• inspeksjoner i Vik (2005), Sund (2003), Dalbotnen (2003) barnehager
• inspeksjoner i Sømna hallen ang lysforhold, 24. april 2004
• korrespondanse med serveringsstedene ang. endringer i tobakkskadeloven, våren 2002
• inspeksjonsrapport Sømna hallen 2. februar 2002
• inspeksjonsrapport Vik skole vedr. renholdsrutiner 2. februar 2002
• saksbehandling ang søknad etter forskrift om hygienekrav for frisører med mer 17. juli 2000
• inspeksjonsrapport Iris solarium, 10. juli 1997 og 12. juli 1996
• inspeksjonsrapport Vennesund kiosk og camping 12. juli 1996

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Nordland deltok:
Hege Meldal, revisjonsleder
Solveig Mollnes, revisor