Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomførte i perioden 08.02.2006 – 31.05.2006 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Agdenes kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester 

Kommunen har en plan for habilitering og rehabilitering gjeldende for perioden 2000-2003. Denne er ikke revidert, men fremstår som fortsatt gjeldende.

Informasjon som kom fram under tilsynet viser at barn blir godt fulgt opp i kommunen når de er diagnostisert ved fødsel. Kommunene har et fungerende system for å fange opp og utrede barn med uklare habiliteringsbehov. Dette skjer ved at hjelpetjenesten i kommunen, bestående av helsesøster, sosialtjeneste og PPT vurderer saken. Saken blir evt. meldt videre til et habili­teringsteam. Her vurderes om barnet trenger tjenester fra enkeltenheter eller om behovene er sammensatte. Dersom det blir vurdert å være behov for sammensatte tjenester, opprettes det ansvarsgruppe for barnet.

Tilsynet viser at det kan være uklarhet om hvilken instans som skal yte sosiale tjenester etter kapittel 4 i sosia­ltjenesteloven. Både Sosialtjenesten og Pleie- og omsorgstjenesten har dele­gert myndighet til å fatte vedtak. Dette kan føre til usikkerhet for de som søker tjenester. I tillegg kan det medføre manglende oversikt over de samlede tiltak.  

Kommunen har en utstrakt bruk av ansvarsgrupper for å koordinere tjenestene til barn i mål­gruppen. Initiativ til individuell plan (IP) blir gjort så snart det er naturlig. Kommunen har en mal for IP. Den har mange barn med sammensatte behov. Ved tidspunktet for tilsynet er det bare seks barn som har fått IP, men det arbeides med å etablere IP for flere barn.

Kommunen har en lav terskel for å kontakte spesialisthelsetjenesten. Kommunen opplever at spesialisthelsetjenesten i enkelte tilfeller formidler for høye forventninger til pårørende om hva kommunen kan tilby.

Habiliteringstjenestene blir planmessig gjennomført. Evalueringsarbeidet i forhold til det enkelte barn foregår i stor grad i ansvarsgruppene. Det er rutiner for planlegging av over­ganger fra barnehage til skole, mellom de ulike skoletrinnene og fra barn til voksen. Planleggingen av overgangen starter 1-2 år før den skal skje.

Kommunen har ingen overordnet opplæringsplan, men kommunen bidrar både til at personell får formell kompetanse og til kurs m.v.

De involverte enheter tar i stor grad foreldre/barn med i habiliterings­prosessene. Foreldre er delaktig i alle ansvarsgruppemøter og andre møter hvor barnas situa­sjon tas opp.

Tilsynet har avdekket at kommunens internkontrollsystem i forhold til habiliteringstjenesten til barn ikke er tilstrekkelig etablert slik at det sikrer tjenesteområdet. Tilsynet viser at kommunen ikke benytter risiko- og sårbarhetsvurdering, samt aggregert kunnskap om tjenesten til planlegging og forbedring av tjenesteområdet.

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet. Det ble gitt to merknader.

Merknader:

• Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til utarbeidelse av individuell plan.
• Systemet for vedtak i forhold til støttekontakt og avlastning er uklart.

Dato: 20. juni 2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Agdenes i perioden 08.02.2006 – 31.05.2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Agdenes kommune har ca. 1800 innbyggere. Kommunens tjenester er organisert i avdelinger og enheter. Aktuell avdeling og tjenesteenheter for dette tilsynet er:

• Avdeling for oppvekst og levekår
• Lege og helsetjeneste
• Helsestasjons/skolehelsetjeneste
• Pleie- og omsorgstjenester
• Hjemmetjenester
• Ergoterapi
• Kommunal fysioterapitjeneste
• Tjenester for funksjonshemmede
• Sosiale tjenester

Kommunen har gjennomført en kartlegging av barn som har behov for sammensatte tjenester. I kartleggingen fant man at 64 barn hadde behov for særskilte tjenester, hvorav 24 hadde behov for langvarige og sammensatte tjenester.

Ved HVPU-reformen fant man at 2 % av befolkningen i Agdenes kommune hadde diagnosen psykisk utviklingshemmet. Ved tilsynet ble det oppgitt at omfanget er uforandret.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 8. februar 2006.

Formøte ble avholdt 22. mars 2006.

Åpningsmøte ble avholdt >30. mai 2006.

Intervjuer: 10 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 31. mai 2006.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 7, Dokumentunderlag.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder

• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder

• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

5. Funn

Merknad 1:
Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til utarbeidelse av individuell plan.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har mange barn med sammensatte behov. Bare en del av disse har fått IP. I tillegg er noen planer under utarbeidelse.
• Tilsynet avdekket flere tilfeller der IP var påbegynt for flere år siden uten at disse var fullført.

Merknad 2:
Systemet for vedtak i forhold til støttekontakt og avlastning er uklart.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Vedtak blir gjort av både Sosialtjenesten og Pleie- og omsorgstjenesten. Dette kan føre til usikkerhet for de som søker tjenester. I tillegg kan dette medføre manglende oversikt over de samlede tiltak.

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynet har avdekket at kommunens internkontrollsystem i forhold til habiliteringstjenesten til barn ikke er tilstrekkelig etablert slik at det sikrer tjenesteområdet. Dette gjelder følgende forhold:

• For enkelte områder er det uklart hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.

• Det finnes få skriftlige prosedyrer.
• Kommunen har en plan for habilitering og rehabilitering gjeldende for perioden 2000-2003. Denne er ikke revidert.
• Verifikasjon viser at kommunens tilrettelegging for et forsvarlig journalsystem ikke er gjennomført for alle deltjenester.
• Ved enkelte enheter brukes avviksskjema. Kommunen har imidlertid ikke noe system for avvikshåndtering.
• Kommunen har ikke system for å sikre at tilbakemeldinger fra tjenesteutøvere, tjenestemottakere, avvikshåndtering o.a. blir brukt som styringsverktøy, samt til kontinuerlig forbedring av tjenesten.

Ovenstående punkter gir grunn til å stille spørsmål ved om kommunen på deler av tjenesteområdet har gjennomført en tilstrekkelig risiko- og sårbarhetsvurdering av habiliteringstjenesten, samt utøver en tilstrekkelig overordnet styring på noen av de tilsette områdene.

LOVER:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)

FORSKRIFTER:

• Forskrift om habilitering og rehabilitering
• Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. (internkontrollforskriften)
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsmelding for habiliterings /rehabiliteringstjenesten 2005
• Samarbeidsavtale mellom kommunene i Sør-Trøndelag og Hjelpemiddelsentralen av mai 1999
• Rutinebeskrivelser for Individuell plan
• Plan for habilitering og rehabilitering i Agdenes kommune 2000 – 2003.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journaler på 8 barn – omfattet journaler fra helsestasjon/skolehelsetjeneste, pleie- og omsorgstjenesten, habiliteringstjenesten, fysioterapeut og fastlege
• Oversikt over barn og unge med alvorlige funksjonshemminger.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn – brev av 8. februar 2006
• Oversendelse av dokumenter fra Agdenes kommune, brev av 8. mars 2006
• Program for formøte – e-post 1. mars 2006
• Program for tilsynsdagene – e-post 8. mai 2006 og korrigert 18. mai 2006.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder:
Seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvold, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Revisorer:
Seniorrådgiver Ellinor Wessel Pettersen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Nord-Trøndelag
Rådgiver Kjell Iversen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Ass. fylkeslege Ragnar Hermstad, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag