Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag gjennomførte i perioden 17.03 – 28.04.06 tilsyn med habiliteringstenester til barn i Giske kommune.

Denne rapporten omtalar påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda.

Målgruppa for tilsynet var avgrensa til barn med medfødde eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet. Systemrevisjonen omfatta følgjande område innanfor kommunens helse- og sosialtenester:

• Utgreiing av barna
• Planlegging av habiliteringstenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester

Informasjonen ein fekk under tilsynet viser at barn blir godt følgd opp i kommunen når desse er diagnostisert ved fødselen.

Kommunen har eit fungerande system for å fange opp barn med uklåre habiliteringsbehov. Kommunen har ulike samarbeidsorgan hvor NN-saker blir drøfta, eller ved navn dersom det er gitt samtykke til dette frå foreldra.

Det foregår ei god tverrfagleg vurdering av behov for habiliteringstenester. Dette blir gjort i barne-basisteam og i ansvarsgrupper for det enkelte barn. Kommunen har ein god praksis for å utarbeide individuelle planer for alle som ønsker dette.

Kommunen har fleire instansar det blir vist til i forhold til koordinerande eining;

• rehabili­teringskontakt i alle dei tre omsorgsdistrikta, rehabiliteringskontakt i ergoterapi­tenesta og konsulent for funksjonshemma. Det er uklårt om desse ulike funksjonar er kjent i kommunen, samt om dette fyller kravet til koordinerande eining.

Evalueringsarbeidet i forhold til det enkelte barn blir i stor grad gjort i ansvarsgruppene. Tilsynet har vist at foreldre/barn blir involvert i habiliteringsprosessen. Det er rutinar for å etablere kontakt med bl.a. skolar ei tid før overgangen skjer.

Kommunen har ein overordna opplæringsplan på helse og sosial.

Kommunen har for få avlastningsplassar. Sjølv om kommunen prøver å sette inn andre tiltak, viser likevel intervju at fleire ikkje får tilstrekkeleg med avlastning. Dette blei også funne ved gjennomgang av journalar i spesialisthelsetenesta. Det kjem vidare fram at avlastninga i private heimar til tider har vore ustabil. I gjennomgått dokumentasjon kjem det fram at foreldre er svært slitne utan at det har fått konsekvensar i form av betre avlastningstiltak. Eventuelle søsken i slike familiar er i utgangspunktet risikobarn, og manglande avlasting vil kunne skape problem også for dei.

Tilsynet viser at kommunen på enkelte område ikkje har rutinar som sikrar oversikt over kor det er fare for svikt. Vidare er det uklårt om aggregerte data blir nytta til risiko- og sårbarheitsvurdering av habiliteringstenesta.

Ved tilsynet blei det avdekka eit avvik. Det blei gitt ein merknad.

Avvik

• Avlastningstilbodet i kommunen er mangelfullt.

Merknad

• Koordinerande eining er ikkje godt nok synleggjort i kommunen.

Dato: 12.06.2006

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med habiliteringstenester i Giske kommune i perioden 17.03–28.04.06 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal, Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2006 med habiliteringstenester til barn og omfattar kommunale helse- og sosialtenester og spesialisthelsetenester.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket, og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen.

Skilnader i organisering, omfang og fagleg innhald i tenestene, og manglar i samhandling og koordinering av tenester internt i kommunane og med spesialisthelsetenesta, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikkje fangast opp, utreiast og blir gitt tilbod om adekvat oppfølging. Barn er særleg utsette og sårbare. Svikt i habiliteringstenestene kan få alvorlege konsekvensar for deira utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta og Helsetilsynet i fylket som ansvarleg for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda ivaretek ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking av:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge avvik frå lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følg opp i praksis og om naudsynt korrigert
• om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgivinga blir overhalde

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka under revisjonen og gir derfor ikkje fullstendig tilstandsvurdering av verksemdas arbeid innanfor dei områda tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som tilsynsstyresmakta likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

Giske kommune har 6591innbyggjarar (pr. 01.01.05) busett på dei fire øyene Vigra, Valderøy, Giske og Godøy. Flat struktur vart innført i kommunen hausten 2002. Sektorinndeling vart teke vekk og i staden vart det oppretta 21 resultateiningar med eigne leiarar som fekk budsjett- og personalansvar, samt ein stab med fellesoppgåver for heile organisasjonen. Det vart og oppretta eiga leiargruppe med 2 kommunalsjefar samt rådmannen. Den eine kommunalsjefen har ansvar for oppvekst og teknisk og den andre for helse, sosial og omsorg.

Aktuelle einingar ved dette tilsynet er:

• Helsestasjonen
• Helsetenesta
• Sosialtenesta
• Omsorgsdistrikta

Helsestasjonen har i tillegg til einingsleiar, to helsesøstrer, ei jordmor og ein helestasjons­assistent.

Helsetenesta har ansvar for førebyggjande arbeid, offentleg helseteneste og allmennlege­teneste, psykisk helsearbeid, fysio- og ergoterapitenesta samt barnevernet. Kommunen har avtale med 6 fastlegar. Det er tilsatt fysioterapeutar og ein ergoterapeut. Ergoterapeuten er koordinator og hjelpemiddelansvarleg inn mot hjelpemiddelsentralen. I tillegg har kommunen driftsavtale med ein som driv privat fysikalsk institutt på Valderøya.

Sosialtenesta har fem tilsette og har mellom anna ansvar for opplysning, råd og rettleiing etter sosialtenestelova § 4-1, avlastingstiltak etter lov om sosiale tenester § 4-2 b og støttekontakt etter § 4-2c. Sosialtenesta har arbeid med fleirspråklege. Koordinator for individuell plan for funksjonshemma er sosialtenesta v/sosialkonsulent Anne Marta Kringstad.

Omsorgstenesta er organisert i fire einingar: Giske/Godøy omsorgsdistrikt, Valderøy omsorgs­distrikt, Vigra omsorgsdistrikt og Vigra sjukeheim. Omsorgstenesta har mellom anna ansvar for praktisk bistand etter sosialtenestelova § 4-2a, avlasting etter § 4-2b og omsorgs­lønn etter § 4-2e.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 08.02.06.

Formøte vart halde 17.03.06

Opningsmøte vart halde i Giske rådhus 27.04.06

Intervju med 13 personar.

Sluttmøte vart halde i Giske rådhus 28.04.06

Oversikt over dokument verksemda har sendt i samband med tilsynet, samt oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapittel 7 Dokumentgrunnlag.

Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerleg forbetring sikrar at barn med medfødde eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet får forsvarlege og koordinerte habiliteringstenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at barna får ei forsvarleg utreiing, her inkludert

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetenesta ved fødselen eller i nyføddperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med seinare oppdaga og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanga opp og utreia
• om barn og foreldre blir gitt høve til å medverke i samband med utreiinga

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at det blir utført ei koordinert og individuell utreiing av behov og koordinert planlegging av habiliteringstenester, her inkludert

• om individuell plan blir nytta for å sikre målretta og individuelt tilpassa habiliteringstenester
• om aktuelle kommunale deltenester samarbeider med kvarandre og med spesialisthelsetenesta i planlegging av habiliteringstenester
• om barn og foreldre medverkar i utreiing og planlegging av habiliteringstenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at planlagde habiliteringstenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endra ved behov, her inkludert

• om barn og familie medverkar i samband med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkeleg kunnskap og eigenskapar
• om kontinuitet i habiliteringsprosessar blir oppretthalde ved overgangar
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstenesta i samband med gjennomføring og evaluering

Avvik
Avlastningstilbodet i kommunen er mangelfullt

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Lov om sosiale tjenester §§ 4-2b og 2-6, jfr.§ 2-1

Observasjonar som ligg til grunn for avviket:

• Gjennom tilsynet har det komme fram at det er for få kommunale avlastningsplassar; både i institusjon og private avlastningsheimar. Sjølv om kommunen prøver å sette inn andre tiltak, viser likevel intervju at fleire ikkje får tilstrekkeleg med avlastning. Dette blei også funne ved gjennomgang av journalar i spesialisthelsetenesta.
• Verifikasjon viser at avlastninga i private heimar til tider har vore ustabil.
• Tilsynet viser at det ikkje er kapasitet i kommunal avlastningsbustad til at familien kan velje avlastningstilbod.
• Verifikasjon viser i eit tilfelle at det ikkje er dokumentert at det er gjort tiltak for å finne ny avlastning etter at familie har sagt opp sitt forhold som avlastningsheim
• I gjennomgått dokumentasjon kjem det fram at foreldre er svært slitne utan at det har fått konsekvensar i form av betre avlastningstiltak. Eventuelle søsken i slike familiar blir vurdert å vere risikobarn.

Merknad
Koordinerande eining er ikkje godt nok synleggjort i kommunen

Det vises i denne samanheng til habiliteringsforskrifta § 8, 2. ledd der det kjem fram at det skal være etablert ein synlig koordineringsfunksjon i kommunen

Merknaden bygger på følgjande observasjonar:

• Omgrepet koordinerande eining finn ein ikkje att i tilsendt dokumentasjon, og gjennom intervju har det komme fram at omgrepet ikkje blir nytta i kommunen.
• Ved intervju har det komme fram at kommunen har ein konsulent for funksjons­hemma, kvar av dei tre omsorgseiningane har ein rehabiliteringskontakt, samt at det er ein rehabiliteringskontakt for ergoterapi. Det er uklårt om desse dekker funksjonen som er tenkt i habiliteringsforskrifta.

Vurdering av verksemdas styringssystem

Noen av einingane som har vore gjenstand for tilsyn har ikkje rutinar som sikrar oversikt over områder kor det er fare for svikt, eksempelvis:

• Kommunen har ikkje sikra at familiar får tilstrekkelig avlastning
• Avvikssystemet er mangelfullt implementert
• Mangelfullt system for å bruke klager, avvik, registreringar/kartleggingar av teneste­produksjonen m.v. til risiko- og sårbarheitsvurdering og forbetring i tenestene.

I tillegg kan oppdeling av ytingane etter sosialtenestelova kap. 4 gi utfordringar i koordinering av tenestene til barn i målgruppa.

Punkta over gir grunn til å stille spørsmål ved om kommunen har gjennomført ei tilstrekkelig risiko- og sårbarheitsvurdering av habiliteringstenesta.

LOVER:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov om spesialisthelsetjenesten m.m. (spesialisthelsetjenesteloven)
• Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
• Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)

FORSKRIFTER:

• Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons- og klagenemnd
• Forskrift om habilitering og rehabilitering
• Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. (internkontrollforskriften)
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)

Verksemdas eigen dokumentasjon knytt til dagleg drift og andre relevante høve, innsendt i samband med førebuinga av revisjonen:

• Organisasjonskart for Giske kommune
• Rutinar for møter i leiarforum
• Verksemdsplan for helestasjonseininga
• Verksemdsplan for Vigra omsorgsdistrikt
• Verksemdsplan for Giske og Godøy omsorgsdistrikt
• Verksemdsplan for sosialtenesta, Kingelveven og vaksenopplæringa
• Verksemdsplan for helseeininga
• Oversikt over tilsette i helseininga som arbeider inn mot funksjonshemma barn og unge
• Oversikt over tilsette i sosialeininga som arbeider inn mot funksjonshemma barn og unge
• Oversikt over tilsette ved helsestasjonen i Giske 2006
• Informasjon om fastlegeordninga
• Leiaravtaler mellom rådmannen og resultateiningsleiarar
• Oversikt over HOS-leiar og omsorgsleiarmøte i 2006
• Kompetanseplan 2004 – 2006 for Giske kommune, helse- og sosial
• Innkalling til møte 20.11.02-presentasjon av framlegget til individuell plan
• Mal for individuell plan
• Samarbeidsrutinar for avlastning
• Brev av 04.03.04 frå Helse Sunnmøre, Ålesund sjukehus til Giske kommune (referat frå samarbeidsmøte).
• Referat frå fellesmøte mellom legekontoret og helsestasjonen 13.05.03
• Referat frå fellesmøte 04.03.04 mellom BUP og legane i Giske,
• Samarbeidsprosedyre helsestasjonen/barnehage
• Samarbeidsrutinar for fysioterapitenesta og helsestasjonen
• Henvisningsrutine v/motorisk avvik
• Prosedyre, barn og unge med psykososiale problem
• Prosedyre, Handtering av barn og unge med psykiske lidingar
• Prosedyre, Barn og unge i risiko. Samhandling psykiatritenesta - helsestasjonen
• Prosedyre, Foreldre med psykiske vanskar
• Prosedyre, Melding om gravide med psykososiale behov
• Samarbeidsrutine for PPT og helsestasjonen
• Samarbeidsprosedyre ved henvisning BUP/Barnehabilitering
• Referat frå samarbeidsmøte i barnehabiliteringsteamet
• Kommunalt basisteam for barn(KB), ansvarsgruppe(AG) og primærkontakt(PK)
• Prosedyre for basisteam for barn ved rulleringssaker
• Referat frå møte 24,10,04 om etablering av skulehelseteam
• Retningsliner for ansvarsgrupper
• Innkalling til informasjonsmøte 01.03.05 om individuell plan
• Meldingsskjema til PPT
• Søknadsskjema om plass i barnehage
• Oversikt og informasjon om barnehagar i Giske kommune
• Søknadsskjema til habiliteringstenesta ved Sentralsjukehuset i Møre og Romsdal
• Søknadsskjema om tenester frå Giske sosialkontor
• Søknadsskjema om omsorgstenester frå Giske kommune
• Meldingsskjema til Giske barnevernteneste
• Prosedyre for betaling av eigenandel hjå kommunefysioterapeut
• Prosedyre for behandling av klagesaker innan fysioterapitenesta
• Prosedyre for avlastning i bufellesskap
• Serviceerklæring for praktisk bistand
• Serviceerklæring heimesjukepleie
• Prosedyre for oppfølging v/enkoprese/dag enurese
• Samhandlingsprosedyre for hørselsskrining
• Prosedyre for oppfølging av premature
• Prosedyre for måling av vekt/lengde/hovud (t.o.m. 2 år)
• Prosedyre for oppfølging av lengde
• Prosedyre for oppfølging av hovudomkrets
• Prosedyre for oppfølging av søvnvanskar
• Prosedyre for oppfølging v/enurese-natt
• Prosedyre for oppfølging av vekt
• Prosedyre v/red.syn
• Prosedyre for oppfølging av risikobarn og familien
• Sjekkliste for diverse tiltak på helsestasjonen
• Oppfølgingsskjema
• Plan for kontaktane på helsestasjonen frå 0-4 år. (13 ulike prosedyrar for dei ulika alderstrinna)
• Plan for helsearbeidet i skulane (eigne planer for kvart klassetrinn)
• Prosedyre for klagehandsaming i Giske kommune
• Prosedyre for klage på vedtak om heimetenester
• Informasjon om avlastning for funksjonshemma
• Informasjon om matombringing
• Informasjon om tryggleiksalarm
• Informasjon om heimehjelp/praktisk bistand og opplæring
• Informasjon om brukarstyrt personleg assistanse (BPA)
• Informasjon om omsorgslønn
• Informasjon om heimesjukepleie
• Oversikt over kommunale basisteam (sladda namna på dei som har slike team)
• Årsmelding 2005for Helse og barnevern
• Årsmelding 2005, Sosialteneste, Kingelveven og Vaksenopplæringa
• Årsmelding 2005 for Valderøy omsorgsdistrikt
• Årsmelding 2005 for Vigra omsorgsdistrikt
• Årsmelding 2005 for Vigra sjukeheim
• Årsmelding 2005 for Helsestasjonen i Giske
• Årsmelding 2005 for Giske og Godøy omsorgsdistrikt

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journalar for 14 barn - frå helsestasjon/skolehelseteneste, fastlege, fysio- og ergoterapi, samt vedtak etter lov om sosiale tenester
• Prosedyreperm for helsestasjon

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn – brev av 8. februar 2006
• Oversending av dokument frå Giske kommune, brev av 8. mars 2006
• Program for formøte – e-post av 1. mars 2006
• Program for tilsynsdagene – e-post 7. april 2006

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Frå tilsynsstyresmaktene deltok:

Revisjonsleiar:
Seniorrådgivar Ingrid Karin Hegvold, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Revisorar:
Seniorrådgivar Ellinor Wessel Pettersen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Nord-Trøndelag
Rådgivar Kjell Iversen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Assisterande fylkeslege Ragnar Hermstad, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Observatør:
Rådgivar Sverre Veiset, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Møre og Romsdal