Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal gjennomførte i perioden 17.03 – 20.04.06 tilsyn med habiliteringstenester til barn i Hareid kommune.

Denne rapporten omtalar påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda.

Målgruppa for tilsynet var avgrensa til barn med medfødde eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet. Systemrevisjonen omfatta følgjande område innanfor kommunens helse- og sosialtenester:

• Utgreiing av barna
• Planlegging av habiliteringstenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester

Kommunen har ei rehabiliteringsplan som også omfattar barn/unge, samt ei plan for å styrke det organiserte samarbeidet mellom etatane.

Informasjonen som kom fram under tilsynet viser at barn blir følgd godt opp i kommunen når desse er diagnostisert ved fødselen.

Kommunen har eit fungerande system for å fange opp barn med uklåre habiliteringsbehov i førskulealder. Tilsynet viser at det manglar rutinar for tverrfagleg samarbeid i utgreiingsfasen. Det kjem fram at det er opp til den enkelte fagperson korleis bekymringssaker blir handtert vidare. Kommunen har ikkje nokon organiserte samarbeidsfora kor barn med seinare uavklarte tilstandar kan bli vurdert med sikte på tverrfagleg utgreiing.

Det er uklårt om det blir gjort ei tilstrekkeleg tverrfagleg vurdering av behov for habiliterings­tenester. Dette kan føre til at barn med behov for koordinerte habiliteringstenester ikkje får dette i tilstrekkeleg grad.

I dei tilfella kommunen vurderer at det er behov for tverretatlege tenester, blir det søkt til oppvekstteamet om etablering av ansvarsgrupper. Ved behov for samansette tenester frå bare ein etat, blir nærgrupper nytta for å koordinere tenestene. Bare barn som får innvilga ansvarsgrupper, får rett til individuell plan.

Kommunen har to instansar som det blir vist til i forhold til koordinerande eining; rehabiliteringskontakt og kommunens oppvekstforum. Rehabiliteringskontakten blir nytta av spesialisthelsetenesta, medan kommunens oppvekstforum har koordinerande funksjon internt i kommunen. Det er uklårt om desse ulike funksjonar er kjent i kommunen, samt om dette fyller kravet til koordinerande eining.

Evalueringsarbeidet i forhold til det enkelte barn blir i stor grad gjort i ansvarsgruppene. Tilsynet har vist at foreldre/barn involverast i habiliteringsprosessen. Det er rutinar for å etablere kontakt med bl.a. skoler ei tid før overgangen skjer.

Kommunen har ikkje ein overordna opplæringsplan. Kommunen bruker i stor grad ufaglærte i avlastningstilbodet. Desse får opplæring i forhold til den enkelte brukars behov. Tilsynet har vist at støttekontaktar ikkje gis systematisk opplæring.

Kommunen klarer ikkje å skaffe tilstrekkelig omfang av avlastning i kommunal bustad. Kommunen prøver å sette inn kompenserande tiltak, men det kom fram under tilsynet at fleire brukarar ikkje får tilbod i det omfang som er ønskeleg/behov for.

Tilsynet har vist at fleire av dei områda som har vært gjenstand for tilsyn ikkje har rutinar som sikrar oversikt over kor det er fare for svikt.

Ved tilsynet blei det påpeika eit avvik. Det blei gitt to merknader.

Avvik:

• Det manglar rutinar som sikrar tverrfagleg samarbeid mellom delar av hjelpeapparatet. Dette kan føre til at barn med behov for habiliteringstenester ikkje får dette i tilstrekkeleg grad.

Merknad:

• Avlastningstilbodet i kommunen er marginalt
• Koordinerande eining er ikkje godt nok synleggjort i kommunen

Dato:

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med habiliteringstenester i perioden 17.03 – 20.04.06. Tilsynet er gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2006 med habiliteringstenester til barn og omfattar kommunale helse- og sosialtenester og spesialisthelsetenester.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket, og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen.

Skilnader i organisering, omfang og fagleg innhald i tenestene, og manglar i samhandling og koordinering av tenester internt i kommunane og med spesialisthelsetenesta, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikkje fangast opp, utreiast og blir gitt tilbod om adekvat oppfølging. Barn er særleg utsette og sårbare. Svikt i habiliteringstenestene kan få alvorlege konsekvensar for deira utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta og Helsetilsynet i fylket som ansvarleg for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda ivaretek ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking av:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge avvik frå lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgd opp i praksis og om naudsynt korrigert
• om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgivinga blir overhalde

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka under revisjonen og gir derfor ikkje fullstendig tilstandsvurdering av verksemdas arbeid innanfor dei områda tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som tilsynsstyresmakta likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

Hareid kommune hadde 4658 innbyggarar pr. 01.01.05. Kommunen er organisert i fem etatar. Aktuelle etatar for dette tilsynet var:

• Pleie- og omsorg med mange ulike einingar der fleire var aktuelle for tilsyn
• Helse (legeteneste, helsesøster, jordmor, fysikalsk institutt)
• Sosial (barnevernteneste og sosialteneste)

Pleie- og omsorg har 6 bustader i bufellesskap med døgnbemanning. Dei har dagsenter, samt avlastningsbustad med tilbod om døgnopphald for heimebuande barn. Det er for tida 4 barn som har tilbod om avlastning i denne bustaden. I tillegg har kommunen tilbod om avlastning i privat heim i enkelte tilfelle.

Helseetaten har:

• 3 kommunelegestillingar med storleik på i alt 30 timar pr. veke, fordelt på samfunnsmedisinsk arbeid, helsestasjon/skolehelseteneste og tilsyn i pleie og omsorg.
• Helsestasjon: Leiande helsesøster i 100% stilling, helsesøster i 100% stilling, jordmor i 100% stilling og kontorfullmektig i 61% stilling.

Kommunen tek i mot flyktningar og innvandrarar, og det er mellom anna av den grunn stort press på helsestasjonen. Helsestasjonen har eige tilbod for ungdom kvar tysdag ettermiddag.

Sosial- og barneverntenesta er organisert i ein etat. Sosialetaten har 5,5 faste stillingar. 2,5 av desse er direkte knytt til barnevern.

Vedtak om tenester heimla i sosialtenestelova blir fatta både i pleie- og omsorgseininga og sosialeininga.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 8. februar 2006.

Formøte blei halde i Ålesund 17.03.06.

Opningsmøte blei halde i Hareid 19.04.06.

Intervju: 10 personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 20.04.06.

Det blei ikkje gjennomført synfaring.

Oversikt over dokument verksemda har sendt i samband med tilsynet, samt oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapittel 7 Dokumentgrunnlag.

Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerleg forbetring sikrar at barn med medfødde eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet får forsvarlege og koordinerte habiliteringstenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at barna får ei forsvarleg utreiing, her inkludert

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetenesta ved fødselen eller i nyføddperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med seinare oppdaga og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanga opp og utgreia
• om barn og foreldre blir gitt høve til å medverke i samband med utgreiinga

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at det blir utført ei koordinert og individuell utgreiing av behov og koordinert planlegging av habiliteringstenester, her inkludert

• om individuell plan blir nytta for å sikre målretta og individuelt tilpassa habiliteringstenester
• om aktuelle kommunale deltenester samarbeider med kvarandre og med spesialisthelsetenesta i planlegging av habiliteringstenester
• om barn og foreldre medverkar i utgreiing og planlegging av habiliteringstenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at planlagde habiliteringstenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endra ved behov, her inkludert

• om barn og familie medverkar i samband med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkeleg kunnskap og eigenskapar
• om kontinuitet i habiliteringsprosessar blir oppretthalde ved overgangar
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstenesta i samband med gjennomføring og evaluering

Avvik 1
Det manglar rutinar som sikrar tverrfaglig samarbeid mellom deler av hjelpeapparatet. Dette kan medføre at barn med behov for habiliteringstenester ikkje får dette i tilstrekkelig grad.

Avviket frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Lov om helsetjenesten i kommunene § 6-3, jfr. § 1-3 og § 1-3a
• Lov om sosiale tjenester § 2-6, jfr. § 4-2 og § 2-1

Avviket bygger på følgjande observasjonar:

• Det manglar rutinar for tverrfagleg samarbeid i utgreiingsfasen, gjennom intervju har det komme fram at det er opp til den enkelte fagperson korleis bekymringssaker blir handtert vidare.

• Intervju og verifikasjonar viser at det er uklart om det blir gjort ei tilstrekkeleg tverrfagleg vurdering av behov for habiliteringstenester. Dette gjeld særleg barn over førskolealder.
• Slik det kjem fram i tilsynet er retten til individuell plan avgrensa til at ein får innvilga ansvarsgruppe.

Merknad 1
Avlastningstilbodet i kommunen er marginalt

Merknaden bygger på følgjande observasjonar:

• Intervju og verifikasjonar viser at kommunen har for liten kapasitet på kommunalt avlastingstilbod. Sjølv om kommunen prøver å sette inn andre tiltak, viser likevel intervju at fleire ikkje får tilstrekkeleg med avlastning.

Merknad 2
Koordinerande eining er ikkje godt nok synliggjort i kommunen

Det vises i denne samanheng til habiliteringsforskrifta § 8, 2. ledd der det kjem fram det skal være etablert ein synleg koordineringsfunksjon i kommunen

Merknaden bygger på følgjande observasjonar:

• Tilsendt dokumentasjon viser omgrepet rehabiliteringskontakt. Dette er ein kontakt som blir nytta av spesialisthelsetenesta. Gjennom intervju har det komme fram at kommunens oppvekstforum har koordinerande funksjon internt i kommunen. Det er uklårt om desse ulike funksjoner er kjent i kommunen, samt om dette fyller kravet til koordinerande eining.

Vurdering av verksemdas styringssystem

Tilsynet har vist at fleire av dei områda som har vore gjenstand for tilsyn ikkje har rutinar som sikrar oversikt over kor det er fare for svikt, eksempelvis:

• Avvikssystemet er bare delvis kjent og blir nytta i liten grad
• Samhandling og koordinering i utgreiing og gjennomføring av habiliteringstenester er mangelfull
• Verifikasjon viste at klientar ikkje blir opplyst om klageadgangen ved vedtak i sosialtenesta etter sosialtenestelova
• Ei oppdeling av kven som fattar vedtak etter sosialtenestelova fører til utfordringar for å kunne koordinere tenestene til barn i målgruppa
• Det gjenfinnes ingen overordna kompetanseplan

Punkta over gir grunn til å stille spørsmål ved om kommunen har gjennomført ei tilstrekkelig risiko- og sårbarheitsvurdering av habiliteringstenesta, samt utøver ei tilstrekkeleg overordna styring på dei områda som har vore gjensand for tilsynet.

LOVER:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)

FORSKRIFTER:

• Forskrift om habilitering og rehabilitering
• Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. (internkontrollforskriften)
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)

Verksemdas eigen dokumentasjon knytt til dagleg drift og andre relevante høve, innsendt i samband med førebuinga av revisjonen: 

• Organisasjonskart Hareid kommune
• Organisering, hovedstyringsstruktur Hareid kommune
• Barn og unges oppvekstvilkår – Plan for å styrke det organiserte samarbeidet mellom etatane
• Retningsliner for ansvarsgrupper
• Individuell plan (mal)
• Rehabiliteringsplan (revidert 2003)
• Brev av 18.05.05 – invitasjon til felles opplæring om individuell plan
• Årsmelding 2004 for Hareid kommune

Dokumentasjon mottatt under tilsynet:

• Avviksskjema

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Ni pasientjournalar blei gjennomgått – frå helsestasjon/skolehelseteneste, fastlege og vedtak frå sosialtenesta i dei tilfella kor brukaren hadde slike tenester.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev med varsel om tilsyn, datert 8. februar 2006
• Brev frå Hareid kommune med oversending av dokumentasjon, datert 7. mars 2006
• Program for formøte – e-post 1. mars 2006
• Program for tilsynsdagene – e-post 7. april 2006

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som blei intervjua.

Frå tilsynsstyresmaktene deltok:

Revisjonsleiar:
Seniorrådgivar Ingrid Karin Hegvold, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Revisorar:
Seniorrådgivar Ellinor Wessel Pettersen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Nord-Trøndelag
Rådgivar Kjell Iversen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Assisterande fylkeslege Ragnar Hermstad, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Observatør:
Rådgivar Marit Hovde Syltebø, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Møre og Romsdal.