Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag gjennomførte i perioden 17.03 – 16.05.06 tilsyn med habiliteringstenester til barn i Surnadal kommune.

Denne rapporten omtalar påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda.

Målgruppa for tilsynet var avgrensa til barn med medfødde eller tidleg erverva utviklings-forstyrringar eller skadar i nervesystemet. Systemrevisjonen omfatta følgjande område innanfor kommunens helse- og sosialtenester:

• Utgreiing av barna
• Planlegging av habiliteringstenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester

Informasjonen ein fekk under tilsynet viser at barn blir godt følgd opp i kommunen når desse er diagnostisert ved fødselen.

I intervju kom det fram at det er den einskilde tenesteytar som tek ansvar for å yte nødvendige tenestar innan sitt fagområde. Det synest å vere noko tilfeldig kven som tek initiativ til tverrfagleg samarbeid og på kva tidspunkt dette skjer. Kommunen synest å mangle system for å sikre ei tverrfagleg og koordinert utgreiing av tilstand og behov. Dette gjeld der det er uklare tilstandar og der det ikkje er oppretta ansvars­grupper/individuell plan. Kommunen har ei ”Ottegruppe”, kor NN-saker kan drøftast. Det er uklårt kor vidt denne gruppa blir brukt for drøfting av uavklarte saker i forhold til målgruppa for tilsynet. Prosedyrane for ”ottegruppa” er også uklåre på dette punktet.

Fastlegen blir ikkje rutinemessig informert når andre enn legar henviser barn til spesialisthelse­tenesta. Tilsynet i spesialisthelsetenesta har avdekt at det oftast ikkje blir sendt epikrise frå habiliteringstenesta til fastlegen. Dette blei stadfesta ved journalgjennomgangen i kommunen. Samanlagt kan dette ha som konsekvens at fastlegen ikkje har oversikt over dei medisinske forholda til pasienten.

Det mangla klåre rutinar for samarbeid mellom helsestasjon-/skole­helsetenesta og fastlegen.

Den tverrfaglege vurderinga av behov for habiliteringstenester blir gjort i ansvarsgrupper for det enkelte barnet. Kommunen har ein mal for individuell plan, og er i ferd med å utarbeide/re­videre individuelle planer for alle som ønskjer dette. Tilsynet har vist at foreldre/barn blir involvert i habiliteringsprosessen. Det er rutinar for å etablere kontakt med bl.a. skolar ei tid før overgangar skjer.

Kommunen har ikkje ein instans som er definert som koordinerande eining. Gjennom intervju kom det fram at ulike einingar har delar av funksjonen. Det er uklårt om desse ulike einingane til saman fyller kravet til koordinerande eining slik det er presentert i forskrift om habilitering og rehabilitering.

Kommunen har rutinar for å ivareta kravet om opplæring og vedlikehald av personalets kompetanse. Det er til dels små einingar i kommunen, og dette kan gjere det vanskeleg å få dekt opp tenestene ved sjukdom, permisjonar mv.

Tilsynet har vist at kommunen klarer å dekke behovet for avlastningsplassar. Kommunen klarer også å rekruttera tilstrekkeleg antall personar for å kunne dekke behovet for støttekontakt. Det er fleire einingar som gjer vedtak i forhold til støttekontakt og dette kan føre til ein viss usikkerheit for dei som søkjer tenester.

Tilsynet viser at kommunen på enkelte område ikkje har rutinar som sikrar oversikt over kor det er fare for svikt. Vidare blei ikkje aggregerte data nytta til risiko- og sårbarheitsvurdering av habiliteringstenesta.

Tilsynet har avdekt at kommunens internkontrollsystem i forhold til habiliteringstenesta til barn ikkje er tilstrekkeleg etablert slik at kommunen sikrar dei tilsette tenesteområda.

Ved tilsynet blei det påpeika eit avvik. Det blei gitt ein merknad.

Avvik

• Kommunen har ikkje styringssystem som sikrar at habiliteringstenesta til barn skjer på ein heilskapleg og koordinert måte.

Merknad

• Koordinerande eining er ikkje synleggjort i kommunen

Dato: 14. juni 2006

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med habiliteringstenester i Surnadal kommune i perioden 17.03–12.05.06 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal, Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2006 med habiliteringstenester til barn og omfattar kommunale helse- og sosialtenester og spesialisthelsetenester.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket, og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen.

Skilnader i organisering, omfang og fagleg innhald i tenestene, og manglar i samhandling og koordinering av tenester internt i kommunane og med spesialisthelsetenesta, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikkje fangast opp, utgreiast og blir gitt tilbod om adekvat oppfølging. Barn er særleg utsette og sårbare. Svikt i habiliteringstenestene kan få alvorlege konsekvensar for deira utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta og Helsetilsynet i fylket som ansvarleg for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda ivaretek ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking av:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge avvik frå lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgd opp i praksis og om naudsynt korrigert
• om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgivinga blir overhalde

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka under revisjonen og gir derfor ikkje fullstendig tilstandsvurdering av verksemdas arbeid innanfor dei områda tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som tilsynsstyresmakta likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

Surnadal kommune har 6160 innbyggjarar (pr. 01.01.05). Undersøkingar gjort av kommunelege I Anders Grimsmo, viser at det er klårt fleire psykisk utviklingshemma i Surnadal kommune enn landsgjennomsnittet.

Ny politisk og administrativ struktur blei vedtatt hausten 2003. Det blei oppretta 21 resultateiningar med eigne leiarar som fekk budsjett- og personalansvar, samt ein stab med fellesoppgåver for heile organisasjonen. Det blei og oppretta eiga leiargruppe med 3 kommunalsjefar samt rådmannen.

Aktuelle einingar ved dette tilsynet er:

• Heimetenesta
• Habilitering
• Helse
• Sosial

Heimetenesta er eit samleomgrep for heimesjukepleie og heimehjelp. Søknad om brukarstyrt personleg assistent etter sosialtenestelova § 4-2a og omsorgslønn etter § 4-2e stilast til heimetenesta.

Habiliteringseininga gir tenestetilbod etter sosialtenestelova § 4-2a-e til menneske med psykisk utviklingshemming og andre med særskilde behov i Surnadal kommune. Eininga har 26 bustader fordelt på 4 avdelingar, eit dagsenter med 9 plassar, ein kommunal avlastingsbustad med 6 plassar.

Eininga Helse har kommunelege I, legeteneste, jordmor, helsestasjon m/leiande helsesøster, fysioterapiteneste med leiande fysioterapeut og ergoterapiteneste.

Sosialtenesta har mellom anna ansvar for barnevern og støttekontakt.

Individuell plan er oppført på kommunen si heimeside under alle dei nemnde områda over.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 08.02.06.

Formøte blei halde 16.03.06

Opningsmøte blei halde 15.05.2006

Intervju med 12 personar.

Sluttmøte blei halde 16.05.06

Oversikt over dokument verksemda har sendt i samband med tilsynet, samt oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket er også gitt i kapittel 7 Dokumentgrunnlag.

Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerleg forbetring sikrar at barn med medfødde eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet får forsvarlege og koordinerte habiliteringstenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at barna får ei forsvarleg utreiing, her inkludert

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetenesta ved fødselen eller i nyføddperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med seinare oppdaga og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanga opp og utreia
• om barn og foreldre blir gitt høve til å medverke i samband med utreiinga

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at det blir utført ei koordinert og individuell utreiing av behov og koordinert planlegging av habiliteringstenester, her inkludert

• om individuell plan blir nytta for å sikre målretta og individuelt tilpassa habiliteringstenester
• om aktuelle kommunale deltenester samarbeider med kvarandre og med spesialisthelsetenesta i planlegging av habiliteringstenester
• om barn og foreldre medverkar i utreiing og planlegging av habiliteringstenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at planlagde habiliteringstenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endra ved behov, her inkludert

• om barn og familie medverkar i samband med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkeleg kunnskap og eigenskapar
• om kontinuitet i habiliteringsprosessar blir oppretthalde ved overgangar
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstenesta i samband med gjennomføring og evaluering

Avvik 1
Kommunen har ikkje styringssystem som sikrar at habiliteringstenesta til barn skjer på ein heilskapleg og koordinert måte.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Lov om helsetjenesten i kommunene § 6-3, jfr. § 1-3a.
• Lov om sosiale tjenester § 2-6, jfr. 2-1
• Internkontrollforskriften § 4, bokstavane a, d, f, g og h.

Observasjonar som ligg til grunn for avviket:

• Fastlege blir ikkje rutinemessig informert når andre enn legar henviser barn til spesialisthelsetenesta. Tilsynet i spesialisthelsetenesta har avdekka at det oftast ikkje blir sendt epikrise frå habiliteringstenesta til fastlege. Dette blei bekrefta ved journalgjennomgangen i kommunen. Samanlagt kan dette ha som konsekvens at fastlegen ikkje har oversikt over dei medisinske forhold til pasienten.
• Det manglar klåre rutinar for samarbeid mellom helsestasjon-/skole­helsetjeneste og fastlege.
• I intervjua kom det fram at den enkelte tenesteytar tar ansvar for å yte nødvendige tenester innanfor sitt fagområde. Det verker likevel å vere noko tilfeldig kven som tar initiativ til tverrfaglig samarbeid og på kva for tidspunkt dette skjer. Kommunen synest å mangle system for å sikre ei tverrfaglig og koordinert utgreiing av tilstand og behov. Dette gjelder der det er uklare tilstandar og der det ikkje er oppretta ansvars­grupper/individuell plan
• Tilsynet har avdekka at kommunens internkontrollsystem i forhold til habiliteringstenesta til barn ikkje er tilstrekkeleg etablert slik at det sikrar tenesteområdet. Dette gjeld følgjande forhold:
• Det er uklart korleis ansvar, oppgåver og myndigheit er fordelt i forhold til barn som treng habiliteringstenester.
• Det manglar rutinar for å sikre at arbeidstakaranes samla kunnskap og erfaring blir nytta.
• Kommunen har ikkje oversikt over område kor det kan vere fare for svikt
• Kommunen har ikkje system for å sikre at tilbakemeldingar frå tenesteutøvarar, tenestemottakarar, avvikshandtering o.a. blir brukt som styringsverktøy, samt til kontinuerlig forbetring av tenesta.
• Vedtak i forhold til støttekontakt blir gjort både av Sosialtenesta og Habiliteringstenesta. Dette kan føre til ein viss usikkerheit for dei som søker tenester.

Merknad
Koordinerande eining er ikkje synleggjort i kommunen.

Ein viser i denne samanheng til habiliteringsforskrifta § 8, 2. ledd der det kjem fram at det skal være etablert ein synleg koordineringsfunksjon i kommunen.

Merknaden bygger på følgjande observasjonar:

• Kommunen har ikkje definert kven som er koordinerande eining i kommunen.

LOVER:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)

FORSKRIFTER:

• Forskrift om habilitering og rehabilitering
• Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. (internkontrollforskriften)
• Forskrift om kommunens helsefremmende og førebyggjande arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivninga og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)

Verksemdas eigen dokumentasjon knytt til dagleg drift og andre relevante høve, innsendt i samband med førebuinga av revisjonen:

• Politisk og administrativ struktur for Surnadal kommune
• Organisasjonskart for Habilitering og organisasjonskart for Helseeininga
• Arbeids- og ansvarsområde for einingsleiarar og arbeidsoppgåver for buleiar.
• Leiaravtale for einingsleiar
• Prosedyre for opplæring og kompetanse for helse- og sosialtenesta
• Etter- og vidareutdanningsplan
• Organisasjon – delegasjon til rådmann etter særlov, delegasjon til klientutvalet, reglement for klientutvalet
• Prosedyrar for heimebesøk til familiar med nyfødde, for helseundersøkingar i helsestasjons- og skulehelsetenesta og for tiltak ved medfødde og tidlig erverva utviklingsvanskar.
• Skjema for henvisning til PPT
• Kopi av mal for IOP
• Prosedyre for utarbeiding av individuell plan og skjema for førespurnad om IP.
• Årsmelding 2004 med resultatvurdering – Surnadal kommune

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journalar for 8 barn - frå helsestasjon/skolehelseteneste, fastlege, fysio- og ergoterapi, samt vedtak etter lov om sosiale tenester
• Habiliteringsplan 2003 – 2007
• Avtale mellom Helse Nordmøre og Romsdal HF og Surnadal kommune

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn – brev av 8. februar 2006
• Oversending av dokument frå Surnadal kommune, brev av 7. mars 2006
• Program for formøte – e-post av 28.02.06,
• program for tilsynsdagane – e-post 11.04.06.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som blei intervjua.

Frå tilsynsstyresmaktene deltok:

Revisjonsleiar:
Seniorrådgivar Ingrid Karin Hegvold, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Revisorar:
Seniorrådgivar Ellinor Wessel Pettersen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Nord-Trøndelag
Rådgivar Kjell Iversen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Assisterande fylkeslege Ragnar Hermstad, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag