Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag gjennomførte i perioden 17.03 – 10.05.06 tilsyn med habiliteringstenester til barn i Frei kommune.

Denne rapporten omtalar påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda.

Målgruppa for tilsynet var avgrensa til barn med medfødde eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet. Systemrevisjonen omfatta følgjande område innanfor kommunens helse- og sosialtenester:

• Utgreiing av barna
• Planlegging av habiliteringstenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester
• Informasjonen ein fekk under tilsynet viser at barn blir godt følgd opp i kommunen når desse er diagnostisert ved fødselen.

Kommunen har eit fungerande system for å fange opp barn med uklåre habiliteringsbehov, blant anna samarbeidsorganet SAMBA kor bekymringssaker blir drøfta. Kommunen har etablert ei ordning med familievegleiar som også nyttast i samband med råd og rettleiing til barn og unge og deira føresette.

Tilsynet har avdekka at kommunen har mangelfulle rutinar for samhandling mellom helsesta­sjon/skole­helseteneste og fastlege. Gjennomgang av journalar viser at fastlege ikkje alltid får kopi av epikrise frå spesialisthelsetenesta. Samanlagt kan dette ha som konsekvens at fastlegen ikkje har oversikt over dei medisinske forholda til pasienten.

Det føregår ei god tverrfagleg vurdering av behov for habiliteringstenester. Dette blir gjort i SAMBA, ansvarsgrupper og samarbeidsgrupper for det enkelte barn. Dei fleste barna i målgruppa har individuell plan, men det finst fleire kor dette ikkje er etablert.

Kommunen har ikkje definert kven som er koordinerande eining i kommunen. I praksis er dette fordelt på fleire instansar avhengig av problemstilling.

Evalueringsarbeidet i forhold til det enkelte barnet blir i stor grad gjort i ansvarsgrupper og samarbeidsgrupper. Evaluering av individuell plan inngår i dette arbeidet. Tilsynet har vist at foreldre/barn blir involvert i habiliteringsprosessen. Det er rutinar for å etablere kontakt med blant anna skolar ei tid før overgangen skjer.

Kommunen har ei overordna opplæringsplan på helse og sosial, men har ei utfordring i å få gitt vikarar tilstrekkeleg kompetanse.

Tilsynet viser at kommunen har liten kapasitet på avlasting. Sjølv om kommunen prøver å sette inn andre tiltak, er det fleire som ikkje får tilstrekkeleg med avlastning. Ved akutte be­hov blir dette særlig tydelig. Tilsynet viser at kommunen også har liten kapasitet på bu­stader ved overgang frå barn til vaksen. Dette kan innebere større press på avlastings­kapasiteten. Tilsynet har vidare avdekka at kommunen har store problem med å rekruttere støttekontaktar. Dette fører til at ein del vedtak om støttekontakt ikkje blir sett i verk.

Ved tilsynet blei det ikkje påpeikt avvik. Det blei gitt fire merknader.

Merknader

1. Kommunen har mangelfulle rutinar for samhandling mellom helsestasjon/skolehelse-teneste og fastlege.

2. Kommunen har liten kapasitet på avlastningstilbod og støttekontakt.

3. Kommunen har eit forbetringspotensiale i forhold til utarbeiding av individuell plan.

4. Koordinerande eining er ikkje godt nok synleggjort i kommunen.

Dato: 20. juni 2006

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med habiliteringstenester i Frei kommune i perioden 17.03–10.05.06 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal, Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2006 med habiliteringstenester til barn og omfattar kommunale helse- og sosialtenester og spesialisthelsetenester.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket, og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen.

Skilnader i organisering, omfang og fagleg innhald i tenestene, og manglar i samhandling og koordinering av tenester internt i kommunane og med spesialisthelsetenesta, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikkje fangast opp, utgreiast og blir gitt tilbod om adekvat oppfølging. Barn er særleg utsette og sårbare. Svikt i habiliteringstenestene kan få alvorlege konsekvensar for deira utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta og Helsetilsynet i fylket som ansvarleg for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda ivaretek ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking av:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge avvik frå lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følg opp i praksis og om naudsynt korrigert
• om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgivinga blir overhalde

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka under revisjonen og gir derfor ikkje fullstendig tilstandsvurdering av verksemdas arbeid innanfor dei områda tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som tilsynsstyresmakta likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

Frei kommune har 5301 innbyggjarar (pr. 01.01.05). Kommunen er delt opp i 11 driftseiningar kor eininga ”Helse- og levekår tenester” og eininga ”Barn- og familietenester” var aktuelle for dette tilsynet. Følgjande tenester ligg under ”Helse- og levekårstenester”:

• Kommunelege I
• Frei legesenter
• Fysioterapiteneste
• Sosialkontorteneste
• Flyktningteneste.

I tillegg kjem habiliteringstenesta som har ansvar for følgjande tiltak til menneske med ulike funksjonshemmingar som har bistandsbehov:

• Avlasting,
• Buvegleiing
• Dagtilbod
• Støttekontakt
• Skulefritidstilbod for elevar i ungdomsskule og vidaregåande skule.

Frei kommune skal slå seg saman med Kristiansund kommune frå 01.01.08. Det er sett ned fleire utval for å førebu denne samanslåinga, blant anna for å utarbeide eit felles internkontrollsystem.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 08.02.06.

Formøte vart halde 16.03.06

Opningsmøte vart halde 09.05.2006

Intervju med 13 personar.

Sluttmøte vart halde 10.05.06

Oversikt over dokument verksemda har sendt i samband med tilsynet, samt oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 7, Dokumentgrunnlag.

Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerleg forbetring sikrar at barn med medfødde eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet får forsvarlege og koordinerte habiliteringstenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at barna får ei forsvarleg utreiing, her inkludert

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetenesta ved fødselen eller i nyføddperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med seinare oppdaga og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanga opp og utreia
• om barn og foreldre blir gitt høve til å medverke i samband med utreiinga

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at det blir utført ei koordinert og individuell utreiing av behov og koordinert planlegging av habiliteringstenester, her inkludert

• om individuell plan blir nytta for å sikre målretta og individuelt tilpassa habiliteringstenester
• om aktuelle kommunale deltenester samarbeider med kvarandre og med spesialisthelsetenesta i planlegging av habiliteringstenester
• om barn og foreldre medverkar i utreiing og planlegging av habiliteringstenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at planlagde habiliteringstenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endra ved behov, her inkludert

• om barn og familie medverkar i samband med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkeleg kunnskap og eigenskapar
• om kontinuitet i habiliteringsprosessar blir oppretthalde ved overgangar
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstenesta i samband med gjennomføring og evaluering

Merknad 1
Kommunen har mangelfulle rutinar for samhandling mellom helsestasjon/skolehelseteneste og fastlege.

Observasjonar som ligg til grunn:

• Det føreligg skriftleg rutine for samarbeid mellom helsestasjon/skolehelseteneste og fastlege. Intervju viser at denne rutinen ikkje er kjent. Intervju har vist at praksis ikkje alltid er i samsvar med desse rutinane.
• Ved gjennomgang av journalar finn ein ikkje dokumentert at fastlege har fått informasjon om at helsestasjon/skolehelseteneste har henvist. Gjennomgang av journalar viser at fastlege ikkje alltid får kopi av epikrise frå spesialisthelsetenesta. Samanlagt kan dette ha som konsekvens at fastlegen ikkje har oversikt over dei medisinske forholda til pasienten.

Merknad 2
Kommunen har liten kapasitet på avlastningstilbod og støttekontakt.

Observasjonar som ligg til grunn for merknaden:

• Intervju og dokumentasjon viser at kommunen har for liten kapasitet på kommunalt avlastingstilbod gitt både i private heimar og i kommunal avlastingsbustad. Sjølv om kommunen prøver å sette inn andre tiltak, viser likevel intervju at fleire ikkje får tilstrekkeleg med avlastning. Ved akutte behov blir dette særlig tydelig.
• Intervju viser at kommunen har for liten kapasitet på bustader ved overgang frå barn til vaksen. Dette kan innebere større press på avlastingskapasiteten.
• Tilsynet har avdekka at kommunen har store problem med å rekruttere støttekontaktar. Dette fører til at ein del vedtak om støttekontakt ikkje blir sett i verk. Tilsynet har avdekka at det i enkelte tilfelle kan gå opptil eit halvt til eitt år før vedtak om støttekontakt blir sett i verk.
• Intervju og verifikasjonar viser at kommunen nytter familiemedlemmar som støttekontakt. Dette kan i visse tilfelle føre til at avlastinga for familien ikkje blir reell.

Merknad 3
Kommunen har eit forbetringspotensiale i forhold til utarbeiding av individuell plan

Observasjon som ligg til grunn for merknaden:

• Verifikasjon viser at det er brukarar med samansette behov som ikkje har fått individuell plan. Ved eitt av tilfella blei årsaka gitt å vere manglande kapasitet.

Merknad 4
Koordinerande eining er ikkje godt nok synleggjort i kommunen

Det vises i denne samanheng til habiliteringsforskrifta § 8, 2. ledd der det kjem fram det skal være etablert ein synleg koordineringsfunksjon i kommunen

Observasjon som ligg til grunn for merknaden:

• Kommunen har ikkje definert kven som er koordinerande eining i kommunen.

I praksis er dette fordelt på fleire instansar avhengig av problemstilling.

LOVER:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)

FORSKRIFTER:

• Forskrift om habilitering og rehabilitering
• Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. (internkontrollforskriften)
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)

Verksemdas eigen dokumentasjon knytt til dagleg drift og andre relevante høve, innsendt i samband med førebuinga av revisjonen:

• Organisasjonsplan for Frei kommune
• Beskrivelse av Helse- og levekårstjenester, Habiliteringstjenesten
• Stillingsbeskrivelser, lederavtale
• Oversikt over opplæringstiltak
• Beskrivelse av rutiner ved Rensviktunet avlastning m/7 vedlegg
• Retningslinjer for individrettet tjenestetilbud
• Rutiner for tildeling av tjenester etter sosialtjenestelovens kap. 4
• Årsmelding 2004 for Helse- og levekårstjenester og barne- og familietjenesten

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journalar for 11 barn - frå helsestasjon/skolehelseteneste, fastlege, fysio- og ergoterapi, samt vedtak etter lov om sosiale tenester
• Møtereferat fra enhetsledermøte av 18.10.2005: Individuelle planer i Frei kommune
• Arbeidsperm Rensviktunet
• Internkontrollperm
• Prosedyreperm for helsestasjon
• Handlingsplan for funksjonshemmede 2006 – 2009
• Handlingsplan for helsestasjon 2006 – 2009 og skolehelsetjenesten 2006 - 2009

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn – brev av 8. februar 2006
• Oversending av dokument frå Frei kommune, brev av 7. mars 2006
• Program for formøte – e-post av 28. februar 2006
• Program for tilsynsdagene – e-post 11. april 2006

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Frå tilsynsstyresmaktene deltok:

Revisjonsleiar:
Seniorrådgivar Ingrid Karin Hegvold, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Revisorar:
Seniorrådgivar Ellinor Wessel Pettersen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Nord-Trøndelag
Rådgivar Kjell Iversen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Assisterande fylkeslege Ragnar Hermstad, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Observatør:
Fylkesmann Ottar Befring