Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomførte i perioden 8. februar - 9. juni 2006 ført tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Trondheim kommune. Tilsynet fant sted i Heimdal distrikt.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Kommunen har en plan for habilitering og rehabilitering gjeldende for perioden 2005 - 2008.

Informasjon som kom fram under tilsynet viser at barn blir godt fulgt opp i kommunen når de er diagnostisert ved fødsel. Kommunene har et fungerende system for å fange opp og utrede barn med uklare habiliteringsbehov. Dette skjer bl.a. ved at det er etablert tverrfaglige team hvor både barnehage, skole, helsestasjon og PPT er representert. Dersom det vurderes behov for tjenester, meldes dette til barn- og familietjenesten, forvaltning (BFT-forvaltning). Ved behov for omfattende og sammensatte tjenester, har BFT- forvaltning ansvar for å koordinere tjenestene og etablere ansvarsgrupper og igangsette arbeidet med individuell plan. BFT-forvaltning er koordinerende enhet for habiliteringstjenester til barn.

Tilsynet viser at rutinen for samhandling mellom helsestasjon/skolehelsetjeneste og fastleger ikke er kjent eller brukt. Videre viser tilsyn både i kommunen og i spesialisthelsetjenesten at fastleger i liten grad får kopi av epikriser fra spesialisthelsetjenesten. Tilsynet viser også at fastleger blir lite involvert i arbeidet rundt barn i forhold til ansvarsgrupper. Sammenlagt blir dette et mangelfullt system for å sikre at fastlegene får ivaretatt sin fastlegefunksjon i forhold til barn i målgruppen.

Enhetene som er involvert i habiliteringstjenesten til det enkelte barn, bruker ulike doku­menta­sjonssystemer som ikke kommuniserer med hverandre. Gjennom intervju har det fremkommet at dette kan virke hemmende på kommunikasjonen mellom de ulike fag­gruppene som skal jobbe rundt det enkelte barn.

Kommunen har en utstrakt bruk av ansvarsgrupper for å koordinere tjenestene til barn i målgruppen. Initiativ til individuell plan (IP) blir gjort så snart det er naturlig. Kommunen har en mal for IP.

Habiliteringstjenestene blir planmessig gjennomført. Verifikasjon og intervju viser at det blir fattet vedtak om støttekontakt, men at det kan ta flere måneder før vedtaket kan settes i verk.

Dette samt stor ”turnover” blant støttekontakter kan føre til at barna må vente lenge på ny støttekontakt og kan føre til ustabilitet i tjenestetilbudet.

Evalueringsarbeidet i forhold til det enkelte barn foregår i stor grad i ansvarsgruppene. Det er rutiner for planlegging av overganger fra barnehage til skole, mellom de ulike skoletrinnene og fra barn til voksen. Planleggingen av overgangen starter 1-2 år før den skal skje.

Kommunen har en overordnet opplæringsplan. I tillegg har Oppvekst og utdanning utarbeidet program for kvalitetsutvikling i Barne- og familietjenesten.

De involverte enheter tar i stor grad foreldre/barn med i habiliterings­prosessene. Foreldre er delaktig i alle ansvarsgruppemøter og andre møter hvor barnas situa­sjon tas opp. Tilsynet i Heimdal bydel har vist at familier med annen kulturell og språklig bakgrunn blir godt ivaretatt, bl.a. ved hjelp av tolk når dette er nødvendig.

Trondheim kommune har etablert et internkontrollsystem. Tilsynet viser at Heimdal bydel har et forbedringspotensiale i å bruke avviksystemet til forbedring av tjenestene.

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet. Det ble gitt tre merknader.

Merknader:

• Tilsynet viser at det er et mangelfullt system for å sikre at fastlegene får ivaretatt sin fastlegefunksjon i forhold til barn i målgruppen.
• Kommunens dokumentasjonssystem er ikke godt nok lagt til rette for å sikre god kommunikasjon mellom de ulike aktørene i habiliteringsprosessen.
• Tilsynet viser at det er knapphet på støttekontakter.

Dato: 28. juni 2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Trondheim kommune, Heimdal bydel i perioden 8. februar - 9. juni 2006. Tilsynet er gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Trondheim kommune har 158613 innbyggere (pr 1/1-06). I tillegg kommer en del uregistrerte innbyggere, i hovedsak studenter. Aktuelle avdelinger og tjenesteenheter for dette tilsynet er:

Avdeling for oppvekst og utdanning

Avdelingen er inndelt i flere enheter. Aktuell enhet for tilsynet er Barne- og familie­tjenesten. Innenfor denne tjenesten finner vi barneverntjenester, pedagogisk psykologiske tjenester (PPT), kommunehelsetjenester og sosiale tjenester for barn og unge og deres familier. Barne- og familietjenesten i Trondheim kommune er organisert med ett forvaltningskontor og en tiltaksenhet i hver av de fire bydelene.

Forvaltningsenhetene er en del av det offentlig servicekontor på henholdsvis Heimdal, Lerkendal, Østbyen og Midtbyen. De mottar, vurderer og behandler søknader om ulike kommunale hjelpe- og omsorgstjenester til barn og unge. De fatter vedtak med basis i aktuelle lovverk i enkeltsaker, og skal følge opp at tiltak gjennomføres og evalueres. Forvaltningskontoret har også et koordineringsansvar for individuell plan, og i forhold til forebyggende tiltak i bydelen.

Tiltaksenhetene: Helsestasjonene og skolehelsetjenesten er en del av tiltaksenheten i bydelen. De yter direkte hjelp til barn, ungdom og foreldre, samt bistand til skoler og barnehager for å legge til rette for læring og utvikling. De gir foreldrerådgiving, familiestøtte og veiledning i hjemmet.

Barne- og familietjenesten har i tillegg fem byomfattende tiltaksenheter:

Ressursenteret for barn og unge har ansvar for krise- korttidstiltak

Omsorgsenheten oppgaver er særlig knyttet til barn og unge som bor i fosterhjem og institusjon

Viktoria familiesenter gir tilbud til foreldre og små barn som er i en vanskelig livssituasjon

Ungdomsbasen driver oppsøkende og forebyggende arbeid

Avlastningstjenesten tilbyr avlastning til familier med omsorg for funksjonshemmede barn.

Avdeling for helse og velferd

Helse og velferdstjenesten har ansvar for kommunens helse- og velferdstjenester i egne hjem og i private og kommunale institusjoner.

Avdeling for helse og velferd i Trondheim kommune er organisert med ett forvaltningskontor og en tiltaksenhet i hver bydel. Aktuelle enheter i forbindelse med tilsynet var; fysio- og ergoterapitjenesten, hjemmetjenesten og legetjenester.

Tilsynet omfattet Heimdal bydel. Heimdal bydel har 30314 innbyggere, hvorav 8724 er i alderen 0 - 19 år (tall pr. 1/1-06).

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 8. februar 2006.

Formøte ble avholdt 22. mars 2006.

Åpningsmøte ble avholdt 8. juni 2006.

Intervjuer: 16 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 9. juni 2006.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 7 Dokumentunderlag.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder

• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder

• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet. Det ble gitt tre merknader.

Merknad 1
Tilsynet viser at det er et mangelfullt system for å sikre at fastlegene får ivaretatt sin fastlegefunksjon i forhold til barn i målgruppen.

Observasjoner som ligger til grunn for merknaden:

• Det foreligger rutine for samhandling mellom helsestasjon/skolehelsetjenste og fastleger. Tilsynet viser at denne ikke er kjent eller brukt.
• Fastleger får i liten grad kopi av henvisninger fra helsestasjon/skolehelsetjensten til spesialisthelsetjenesten. Verifikasjon både i kommunen og i spesialisthelsetjenesten viser at fastlegen ofte ikke får kopi av epikriser.
• Verifikasjon viser at fastlegen i liten grad blir innkalt til ansvarsgruppemøter i de tilfeller der medisinskfaglige forhold tilsier at dette burde vært gjort. De får heller ikke referat fra slike møter.

Merknad 2
Kommunens dokumentasjonssystem er ikke godt nok lagt til rette for å sikre god kommunikasjon mellom de ulike aktørene i habiliteringsprosessen.

Observasjoner som ligger til grunn for merknaden:

• Dokumentasjonssystemet ved helsestasjonen er ikke lagt til rette for at helsestasjons-/skolelegen kan benytte dette ved henvisninger til spesialisthelsetjenesten. Henvisningene må skrives for hånd.
• Enhetene som er involvert i habiliteringstjenesten til det enkelte barn, bruker ulike dokumentasjonssystemer. Gjennom intervju har det fremkommet at dette kan virke hemmende på kommunikasjonen mellom de ulike faggruppene som skal jobbe rundt det enkelte barn. Det er ikke etablert systemer som til tross for ulikt dataverktøy, kan lette deler av kommunikasjonen.

Merknad 3
Tilsynet viser at det er knapphet på støttekontakter.

Observasjoner som ligger til grunn for merknaden:

• Verifikasjon og intervju viser at det blir fattet vedtak om støttekontakt, men at det kan ta flere måneder før vedtaket blir iverksatt.
• Intervju har vist at det er stor ”turnover” blant støttekontakter. Dette kan føre til at barna må vente lenge på ny støttekontakt samt medfører ustabilitet i tjenestetilbudet. Kommunen arbeider med å organisere dette på en annen måte.

LOVER:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)

FORSKRIFTER:

• Forskrift om habilitering og rehabilitering
• Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. (internkontrollforskriften)
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Enhet for ergoterapitjenester – lederavtale for 2006
• Enhet for ergoterapitjenester – mål og strategier, revidert 8. november 2005
• Enhet for ergoterapitjenester – virksomhetsplan for 2006
• Enhet for ergoterapitjenester – oversikt over barn hvor ergoterapitjenesten inngår i habiliteringstjenester
• Enhet for ergoterapitjenester – opplæringsplan
• Enhet for ergoterapitjenester – rapport for 2005
• Enhet for ergoterapitjenester - stillingsbeskrivelse
• Enhet for ergoterapitjenester – prosedyre for ergoterapitjenestens innsats i fht. Barn med funksjonshemming
• Enhet for ergoterapitjenester – prosedyre for ”risikobarn”
• Enhet for ergoterapitjenester – prosedyre for barn med begynnende aktivitetsproblemer
• Enhet for ergoterapitjenester - prosedyre for ergoterapirapport for barn
• Enhet for ergoterapitjenester – notat om ”habiliteringsbarn” og ”andre barn”
• Eksempel på ulike undersøkelsesmetoder
• Notat om valg av bil til funksjonshemmede barn
• Enhet for ergoterapitjenester – prosedyre for formidling av tekniske hjelpemidler
• Enhet for ergoterapitjenester – prosedyre for vurdering, oppfølging, opplæring ved anskaffelse av elektrisk kjøretøy
• Prosedyre for boligtilpasning
• Enhet for ergoterapitjenester – prosedyre for prioriteringsnøkkel - individrettet arbeid
• Enhet for ergoterapitjenester – prosedyre for saksbehandling henvisninger/vedtak
• Samtykkeerklæring
• Enhet for ergoterapitjenester – prosedyre for ergoterapijournal
• Enhet for ergoterapitjenester – prosedyre for personopplysninger/sikkerhet
• Utskrift fra intranett Trondheim kommune om individuelle planer
• Notat om ansvarsgruppemodellen
• Samarbeidsavtale vedrørende habilitering av barn og unge mellom Trondheim kommune og Regionsykehuset i Trondheim – udatert
• Barne- og familietjenesten Heimdal forvaltning - Lederavtale for 2006
• Barne- og familietjenesten Heimdal tiltak - Lederavtale for 2006
• Enhet for fysioterapitjenester – Lederavtale for 2006
• Utskrift fra intranett Trondheim kommune
• Barn og ungdom
• Barn- og familietjenesten
• Koordinerende enhet
• Funksjonshemmede barn/ungdom
• Funksjonshemmet
• Individuell plan
• Helse
• Enhet for ergoterapitjeneste
• Enhet for fysioterapitjeneste
• Diverse lysark om individuell plan
• Organisasjonskart – bystyret/formannskapet
• Organisasjonskart – administrasjonen
• Prosedyre for individuell plan i Trondheim kommune
• Eksempel på skjema for individuell plan – med veileder
• Plan for helhetlig habilitering- og rehabiliteringstjenester 2005 – 2008
• Program for kvalitetsutvikling i barne- og familietjenesten - 2006
• Organisasjonskart – barne- og familietjenesten Heimdal, forvaltning
• Organisasjonskart og ansvarsfordeling ved barne- og familietjenesten Heimdal, forvaltning
• Resultatvurdering 2005 – fra barne- og familietjenesten Heimdal, forvaltning
• Introduksjonskurs/invitasjon for nytilsatte 14.03.06 – program
• Fysioterapitjenesten – prosedyre for prioriteringsnøkkel
• Fysioterapitjenesten – prosedyre for kartlegging av motorikk hos barn med adferds- og konsentrasjonsproblemer – samt sjekkliste
• Fysioterapitjenesten - observasjonsguide
• Fysioterapitjenesten – skolekartlegging
• Fysioterapitjenesten – Fritidskartlegging
• Fysioterapitjenesten – rapportmal
• Fysioterapitjenesten – prosedyre for gjennomføring av fysikalsk behandling
• Fysioterapitjenesten – henvisningsskjema, ventelisteskjema
• Fysioterapitjenesten – skjema for tilbud om deltakelse i fysikalsk behandlingsgruppe
• Fysioterapitjenesten – fysioterapirapport
• Fysioterapitjenesten – informasjon om fysioterapitjenestens behandlingsgrupper for barn i basseng
• Fysioterapitjenesten – oversikt over ansatte
• Tilbud og tiltak til barn og familier, BFT Heimdal, tiltak 2006, 0-6år
• BFT Heimdal, tiltak – informasjon til barnehager og skoler
• Resultatmål for 2005
• BFT Heimdal, tiltak – informasjon til barn og familier
• Organisasjonskart over BFT, tiltak
• Oversikt over ansatte
• BFT Heimdal, tiltak – praktisk organisering i team våren 2006
• Kompetanse-/utviklingsprogram i BFT Heimdal, tiltak 2006-2007

• Journaler på 18 barn – omfattet journaler fra helsestasjon/skolehelsetjenesten, fysio- og ergoterapitjenesten og fastlege, samt mapper fra avlastningsbolig og mapper fra Barne- og familietjenesten, forvaltning.
• Prosedyre - Samarbeidsrutiner fastlege og helsestasjon-/skolehelsetjeneste
• Program for kvalitetsutvikling i Barne- og familietjenesten 2005 - 2008
• Mandat for møtepunkt mellom forvaltning og tiltak i tiltaksmøter på helsestasjonene – 2005

• Brev fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Sør-Trøndelag med varsel om tilsyn, datert 8. februar 2006
• Diverse dokumentasjon fra Trondheim kommune mottatt pr. e-post datert 8. og 9. mars 2006
• E-post fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Sør-Trøndelag med program for formøte, datert 1. mars 2006
• E-post fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Sør-Trøndelag med program for tilsynsdagene, datert 26. mai 2006

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder:
Seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvold, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Revisorer:
Seniorrådgiver Ellinor Wessel Pettersen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Nord-Trøndelag
Rådgiver Kjell Iversen, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Ass.fylkeslege Ragnar Hermstad, Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag.